C20 G/MCL
./.
6, Cours des Roches - B.P. 226 - Noisiel - 77441 Marne la Vallée Cedex 2
Tel.
01.64.80.88.88
Fax
01.64.80.88.53
L
e
P
résident
N°/G/172/10-0387 C
NOISIEL, le 06 AVR. 2010
N° 09-0423 R
RECOMMANDE AVEC A.R.
Monsieur le Maire,
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le rapport comportant les observations
définitives arrêtées par la chambre régionale des comptes d’Ile-de-France sur la gestion de la
commune de MONTIGNY-LES-CORMEILLES au titre de l’enquête sur les dépenses
informatiques.
Il est accompagné de la réponse reçue à la chambre dans le délai prévu par l’article
L. 243-5, alinéa 4, du code des juridictions financières
.
Il vous appartient de transmettre ce rapport et la réponse jointe à l’assemblée
délibérante. Conformément à la loi, l’ensemble doit :
1. faire l’objet d’une inscription à l’ordre du jour de la plus proche réunion de
l’assemblée ;
2. être joint à la convocation adressée à chacun de ses membres ;
3. donner lieu à débat.
Dès la plus proche réunion de l’assemblée, le document final sera considéré comme
un document administratif communicable à toute personne en faisant la demande, dans les
conditions fixées par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978.
P.J.
:
1
Monsieur le Maire de MONTIGNY-LES-CORMEILLES
Hôtel de Ville
95370 MONTIGNY-LES-CORMEILLES
C20 G/MCL
2
Vous voudrez bien informer le greffe de la chambre de la date à laquelle le rapport
d’observations et la réponse jointe auront été portés à la connaissance de l’assemblée
délibérante.
Enfin, je vous précise qu’en application des dispositions de l’article R. 241-23 du
code précité, le rapport d’observations et la réponse jointe sont transmis au préfet et au
trésorier-payeur général du VAL D’OISE.
Veuillez agréer, Monsieur le Maire, l’expression de ma considération distinguée.
Jean-Yves BERTUCCI
S2 – 2100086 / VA
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RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
COMMUNE DE MONTIGNY-LES-CORMEILLES (95)
DEPENSES INFORMATIQUES
Exercice 2002 et suivants
Le service informatique de la commune de Montigny-lès-Cormeilles est de création récente
et de taille modeste, ce qui explique qu’à ce jour, la commune n’ait pas mis en place une
planification stratégique en matière informatique.
Dans la limite des moyens budgétaires de la commune, l’introduction de l’informatique
devait répondre aux besoins spécifiques des services (état civil, gestion des élections, etc.) et
à la mise en place de l’instruction budgétaire et comptable M14 au 1
er
janvier 1997. La
commune
a
ensuite
étendu
l’utilisation
de
l’informatique
avec,
notamment,
la
dématérialisation de services et la transmission dématérialisée de documents administratifs.
Le développement du site internet et la gestion des emprunts de la commune sont
externalisés. Une société de maintenance intervient pour le matériel informatique et pour
l’administration du réseau.
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Les dépenses annuelles de la commune en matière informatique ont légèrement augmenté sur
la période 2003-2007, de 135 K€
(1)
en 2003 à 156 K€ en 2007 (+ 16%).
La commune n’a pas développé de tableaux de bord spécifiques permettant de suivre
l’évolution des coûts relatifs à l’informatique et le suivi des prêts de matériels n’était pas
formalisé. En fonction des observations provisoires de la chambre, la commune a décidé
d’utiliser les ratios produits lors de l’enquête, comme indicateurs de suivi des coûts et
d’instituer un système de fiches de prêt des matériels informatiques.
Il n’y a pas d’inventaire physique et comptable des stocks de consommables.
Fin 2007, la commune disposait (hors écoles) de 132 postes utilisateurs. Une politique
systématique de mise à jour des versions des logiciels Office n’a pas semblé souhaitable par
la commune compte tenu, notamment, de son coût.
Un groupe de travail communication interne a été mis en place. Il est chargé d’élaborer une
charte d’utilisation de la messagerie Intranet et de l’usage de l’Internet.
La commune confie à la société qui intervient sur l’administration du réseau des missions
d’expertise en cas de besoin. Par sa connaissance des produits et du réseau, cette dernière est
à même de donner un avis sur les devis proposés et de conseiller la commune dans le choix
des produits.
(1) K€ : milliers d’euros
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1. PROCEDURE
La chambre a examiné la gestion de la commune de Montigny-lès-Cormeilles, à compter de
l’exercice 2002, conformément à l’article L. 211-8 du code des juridictions financières.
L’ouverture du contrôle a été annoncée par lettre du président de la chambre adressée, le
16 mars 2007, à Monsieur Robert HUE, maire de la commune. Cette lettre faisait état, en
particulier, de l’examen de la fonction informatique, dans le cadre d’une enquête des
chambres régionales des comptes qui avait pour objet d’examiner
« la régularité, l’économie
et l’efficacité des dépenses informatiques des collectivités territoriales et de leurs
établissements publics locaux »
.
En application de l’article L. 241-7 du code des juridictions financières, l’entretien préalable
avec le maire de la commune a eu lieu le 2 octobre 2008.
La chambre régionale des comptes d’Ile-de-France a arrêté des observations provisoires dans
sa séance du 11 février 2009.
Par courrier daté du 4 juin 2009, le président de la chambre a communiqué à
M. Jean-Noël CARPENTIER, nouvel ordonnateur en fonction, ainsi qu’à son prédécesseur, le
rapport d’observations provisoires.
L’ordonnateur en fonction a répondu aux observations provisoires de la chambre par un
courrier enregistré au greffe de la chambre, le 16 juillet 2009.
L’ancien ordonnateur a répondu par un courrier enregistré au greffe de la chambre, le
21 décembre 2009.
Lors de sa séance des 3 décembre 2009 et 28 janvier 2010, la chambre a arrêté les
observations définitives suivantes.
2. L’ORGANISATION DU SERVICE INFORMATIQUE
2.1.
Un service informatique de création récente et aux effectifs réduits
Le principe d’action de la commune en matière d’informatique n’a rien d’assimilable à ce qui
pourrait être appelé une
« fonction informatique »
. Il s’agit, principalement, de la mise en
oeuvre de moyens nouveaux en matière de bureautique provoqués, notamment, par l’adoption
de l’instruction budgétaire et comptable M14 et la généralisation du système Windows.
Dans ce contexte, l’introduction de l’informatique à la mairie de Montigny-lès-Cormeilles
devait répondre aux besoins de la commune dans les limites de ses moyens budgétaires.
Au fil des années, la commune a étendu l’utilisation de l’informatique avec, notamment, le
développement de la dématérialisation au sein des services, la transmission dématérialisée des
décisions, délibérations et actes administratifs, la gestion électronique des documents
comptables avec la trésorerie, et l’accès à distance sécurisé aux mails par les agents.
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Jusqu’en 2000, les questions informatiques étaient gérées par une correspondante
informatique, rattachée au service des finances. A compter de cette date, a été créé un service
informatique qui ne comportait, initialement, qu’un seul agent à temps complet. Un second
agent a été recruté en 2003. Ce dernier suit particulièrement la maintenance matérielle et
intervient ponctuellement à la demande des utilisateurs.
2.2. Les matériels utilisés
Jusqu’en 1996, le matériel utilisé était de marque Unisys, sous le système d’exploitation 3.1
(MS-DOS).
Les services techniques et l’hôtel de ville utilisaient un serveur Unisys B 39, avec les
applications suivantes : gestion financière, gestion de la dette, simulation budgétaire, paie et
gestion du personnel, gestion des délibérations, Multiplan (tableur bureautique), Ofis
document signer (traitement de texte), Urbagir (urbanisme) et Sévigné (gestion de courrier
arrivée/départ).
Au centre Picasso, les services utilisaient un serveur B 38 (Unisys) avec les applications
suivantes : Multiplan (tableur bureautique), Ofis document signer (traitement de texte),
Facturation des restaurants scolaires (application développée par les services de la commune à
partir de Data Manager avec la collaboration d’Unisys, Application Enfance développée par
AGIR Informatique et Sévigné pour le courrier.
Les deux serveurs étaient reliés entre eux par un lien BNET.
Avec l’entrée en vigueur de la M14 au 1
er
janvier 1997, les applications devaient pouvoir
fonctionner correctement selon la nouvelle réglementation. La généralisation du système
d’exploitation Windows devait également s’effectuer, les logiciels étant développés sous cet
environnement.
Ceci a été à l’origine d’un marché d’équipement lancé avec une tranche ferme et deux
tranches conditionnelles.
•
Tranche ferme
:
-
Renouvellement du matériel informatique et des logiciels pour la mise en oeuvre de la
M14 dans les secteurs finances et GRH.
-
Remplacement des logiciels de bureautique.
-
Acquisition de logiciels de gestion de l’école de musique et du cimetière.
-
Extension du câblage à l’hôtel de ville (1
er
étage).
•
1
ère
tranche conditionnelle
:
-
Acquisition d’un poste et d’un logiciel de gestion de l’Ecole de Musique relié au
poste existant.
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•
2
ème
tranche conditionnelle
:
-
Logiciel des élections.
-
Ordinateurs et imprimantes.
-
Transfert des logiciels Urba et Enfance de DOS à Windows.
-
Communication physique des deux grappes.
-
Remplacement du logiciel Courrier et du logiciel des actes administratifs.
L’architecture réseau a été réorganisée, notamment avec l’acquisition de deux nouveaux
serveurs en 2009 et par la réaffectation des tâches sur les serveurs.
Un serveur de données a été installé sur un site distant (service communication et enfance),
afin d’améliorer la rapidité d’accès à leurs documents, ceux-ci étant particulièrement lourds
(images). Un serveur Web était en cours d’installation en 2009, afin de constituer une DMZ
entre internet et le réseau de la commune.
Au total, en 2009, la commune disposait d’un serveur de données sur le site de Picasso, un
autre serveur de données et d’applications à l’hôtel de ville pour les autres utilisateurs, un
serveur de messagerie et un serveur de maintenance pour les mises à jours Windows, de
l’Antivirus, les sauvegardes à l’hôtel de ville.
Tous les anciens PC fonctionnant sous WIN 95 et WIN 98 ont été quasiment remplacés, 96 %
des PC ayant été renouvelés en sept ans.
La structure communale n’a pas conduit à la mise en place d’une planification stratégique. Il
n’existe pas de comité directeur, de comité de pilotage ou de comité de planification.
Mais, en réponse aux observations provisoires de la chambre, la commune a prévu de mettre
en place des tableaux de bord afin de suivre l’évolution des dépenses informatiques.
2.2.
Les services utilisateurs
Tous les services de la mairie sont utilisateurs de la bureautique. Certains services utilisent
des logiciels spécifiques à leur métier (par ex : état civil, enfance).
C’est le service informatique qui installe les logiciels et assure les mises à jour. Il est seul à
avoir accès au serveur.
Il n’y a pas à proprement parler de
« groupes d’utilisateurs »
prédéfinis. Il y a surtout des
agents concernés par des procédures particulières (par exemple : émission des bons de
commandes) ou des informations ciblées. Dans ce dernier cas, les documents sont transmis
par messagerie.
2.3. Les prestataires extérieurs
Deux activités sont externalisées : le développement du site Internet et la gestion des
emprunts de la commune.
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Une société de maintenance intervient également pour la disponibilité du matériel
informatique et pour l’administration du réseau.
3. LA GESTION DU BUDGET INFORMATIQUE
Il n’y a pas de gestion spécifique d’un budget informatique. A l’instar d’autres domaines, les
services communiquent leurs besoins, avec leurs priorités, au responsable du service
informatique, qui les chiffre et les met en forme pour la commission d’arbitrage d’achat des
matériels. A la suite des observations provisoires de la chambre, la commune a décidé de
mettre en place par étape une comptabilité analytique chargée de préciser le coût des
prestations fournies par le service informatique.
Sur la base des mandats émis, les dépenses relatives aux licences, maintenance et achats de
matériel informatique, ont évolué de 135 K€ en 2003 à 156 K€ en 2007, soit une
augmentation de 16 %.
Avec un montant de 54 K€, le poste « concessions et droits similaires, brevets, licences », a
été multiplié par cinq en 2007, par rapport à l’année précédente.
Les dépenses du poste « matériel de bureau et informatique » restent pratiquement identiques,
en 2006 et en 2007, autour de 40 K€. Cependant, pour couvrir les dépenses de ce même poste
en 2006, la commune a eu recours à des décisions budgétaires modificatives alors que, en
2007, les prévisions initiales ont été suffisantes pour honorer l’ensemble des mandats de
l’année.
Le poste maintenance, hormis pour l’exercice 2006 (42 K€), est stable autour de 65 K€.
- L’absence de tableaux de bord spécifiques
La commune n’a pas développé des tableaux de bord spécifiques permettant de suivre
l’évolution des coûts.
Toutefois, dans le cadre de l’enquête, la commune a produit les ratios suivants relatifs aux
dépenses informatiques (dépenses totales brutes, hors amortissement) :
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Ratios
2003
2004
2005
2006
2007
Coût de l’informatique/dépenses de fonctionnement
0.007790
0.008623
0.009475
0.006787
0.009841
Coût moyen par poste informatique (€)
1 562
1 715
1 581
1 251
1 499
Dépenses de matériel par poste (€)
291
636
546
373
295
Dépenses de personnel par poste (€)
721
723
661
650
578
Dépenses de logiciels par poste (€)
354
141
154
89
288
Dépenses de formation par poste (€)
108
128
93
41
34
Dépenses de formation par informaticien (€)
188
192
881
204
439
Prestations de service/dépenses de personnel interne
0.972
0.953
0.949
0.715
0.879
En réponse à la chambre, la commune a indiqué que les ratios produits lors de l’enquête
serviraient désormais d’indicateurs de référence et seraient suivis par le service informatique.
4. LA GESTION DES MATERIELS
4.1. Le suivi des actifs
La commune connaît son parc d’ordinateurs qu’elle remplace en fonction de ses possibilités
budgétaires et des améliorations à apporter au fonctionnement des services.
Le stockage des matériels neufs réceptionnés s’effectue, selon les cas, au service informatique
ou dans les services concernés, pour éviter des transports trop délicats. Les modalités de
réception des matériels sont identiques à celles des autres livraisons : vérification des bons de
livraison par rapport aux cartons déposés et à leur état. La mise en place du matériel livré est
faite par les agents du service informatique.
Le conseil municipal, dans sa délibération en date du 27 novembre 1996, a fixé comme suit
les durées d’amortissement :
- logiciels (immobilisations incorporelles) : deux ans ;
- matériel informatique (immobilisations corporelles) : quatre ans.
Les durées d’amortissement figurant dans cette délibération sont demeurées inchangées
depuis lors.
4.2.
L’identification du matériel et l’inventaire des logiciels et des micro-ordinateurs
La commune identifie les matériels au moyen de leur numéro de série. Cette identification est
gérée au moyen d’un tableau d’inventaire physique de ces matériels sont répertoriés par
services et par postes.
Un tableau récapitule les logiciels et les contrats de maintenance.
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4.3.
Matériels, licences et consommables obsolètes, périmés ou inutilisés
Les critères conduisant à la mise au rebut des matériels informatiques sont la date d’achat,
l’efficacité et la performance.
Le stockage des matériels mis au rebut se fait dans une salle affectée au service informatique.
Le traitement des matériels mis au rebut est aujourd’hui assuré par le syndicat intercommunal
EMERAUDE. Précédemment, il était assuré par la société 3R Environnement, intervenant sur
appel ponctuel.
4.4.
Politique de prévention et de gestion des vols
La responsable informatique et, plus généralement, la direction générale, connaît la liste des
personnes dépositaires de matériel (ordinateurs portables, téléphones portables). Par exemple,
cinq ordinateurs portables sont mis à la disposition, respectivement, du maire et du directeur
des services techniques, et trois autres sont disponibles pour des prêts ponctuels.
Compte tenu de la taille de la commune qui permet facilement des contacts directs,
l’engagement au retour n’est pas formalisé.
A cet égard, la commune n’a pas rencontré de problèmes de disparition de matériels. Elle n’a
pas défini une politique de remplacement des matériels volés dans la mesure où la situation ne
s’est jamais produite. En cas de vol, la commune ferait normalement un dépôt de plainte.
Malgré ce constat de fait, la commune se devrait de formaliser le suivi des prêts de matériels
informatiques aux agents municipaux. A cet égard, la commune a indiqué qu’un système de
fiches de prêt allait être mis en place.
5. LA GESTION DES CONSOMMABLES
5.1. La gestion des stocks
La responsable informatique tient à jour un tableau des consommables par service, ce qui lui
permet d’appréhender, sans difficulté particulière, la valeur du stock qu’elle gère. Elle n’a pas
besoin d’un outil de gestion sophistiqué pour connaître le coût du renouvellement de ce stock.
5.2. Réception et stockage
Les consommables sont stockés dans le bureau de la responsable. C’est elle qui les reçoit et
les vérifie à l’aide des bons de livraison, par comparaison directe avec les bons de commande.
Ces opérations sont simples et restent, de ce fait, manuelles.
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5.3.
Accès au stock et distribution
Le montant moyen annuel des consommables achetés entre 2003 et 2005 est de 8 700 €, il
s’élève à 11 400 € entre 2006 et 2007. C’est la responsable informatique qui procède à
l’attribution des consommables par services, sans opération automatisée.
5.4. Inventaire physique
Il n’y a pas d’inventaire physique et comptable des stocks, ceux-ci étant connus par la
responsable informatique.
L’inventaire des consommables est tenu à jour par le service informatique sur un tableau
Excel, précisant le type de cartouche et le service utilisateur.
5.5. Anticipation des besoins
Les commandes sont faites en début d’année. Des ajustements peuvent intervenir en cours
d’année, en fonction de besoins particuliers exprimés alors.
6. LA POLITIQUE DE GESTION DU PARC
6.1. Postes utilisateurs
Il y avait 104 postes utilisateurs recensés dans les services de la commune en 2005. Ce
nombre a progressé au rythme des ouvertures et des rénovations des locaux municipaux, pour
atteindre 132 postes utilisateurs fin 2007 (hors écoles).
La commune ne gère pas les dotations de matériel informatique en fonction des métiers, mais
en fonction des besoins d’applications spécifiques. Par exemple, certains postes doivent avoir
accès à des informations spécifiques du serveur, d’autres peuvent travailler de façon
autonome.
Les postes de travail bénéficient des évolutions lors du changement des matériels. Une
politique systématique de mise à jour des versions d’Office n’a pas semblé souhaitable par la
commune compte tenu, notamment, de son coût.
6.2. Réseau
La commune entend optimiser le réseau et relie progressivement tous les sites sur un même
réseau (en étoile), notamment les plus distants par des liens ADSL, afin que tous puissent
travailler sur des documents et avec des logiciels de gestion communs (décentralisation des
bons de commande, préparation budgétaire…). Ce réseau permet aussi de communiquer
facilement avec l’outil de messagerie Outlook et d’avoir accès à Internet.
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C’est la responsable informatique qui est le garant de la compatibilité de tous les matériels en
service.
7.
LES MODALITES DE GESTION DU PARC
Tous les postes de travail sont équipés au minimum pour une utilisation bureautique. Certains
sont plus spécialisés.
Les besoins des utilisateurs non satisfaits sont repérés et analysés par les chefs de service, lors
de la formulation des demandes budgétaires.
La responsable du service informatique est chargée d’un programme de formation interne,
destiné à optimiser l’utilisation des matériels mis à la disposition des agents.
La fiabilité et la sécurité des données sont assurées au moyen de droits attribués pour les
utilisateurs d’application et par l’utilisation de mots de passe.
- Le suivi des logiciels existants
La commune a fourni la liste des licences de logiciels achetées, qui donnent lieu à
immobilisations à l’actif.
Les procédures de suivi des configurations logicielles installées sont définies par les contrats
de mises à jour lors de l’achat des logiciels. Les agents utilisateurs n’ont pas de marge
d’autonomie pour modifier la configuration de leur poste ou pour l’installation de nouveaux
logiciels.
En matière de règles légales et déontologiques concernant l’utilisation des logiciels, les agents
sont informés des règles imposées notamment par la Commission nationale informatique et
libertés (CNIL), ainsi qu’en matière de communication des documents administratifs. Un
groupe de travail communication interne a été mis en place. Il est chargé d’élaborer une charte
d’utilisation de la messagerie Intranet et de l’usage de l’Internet.
8. LE DEVELOPPEMENT INTERNE ET LE RECOURS A DES LOGICIELS LIBRES
La commune ne développe pas de logiciels en interne et n’a pas recours à des logiciels libres.
9. LES PROCEDURES D’ACHAT
9.1. Sur la période 2003-2007
Entre 2003 et 2004, aucun marché n’a été passé.
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En 2005, un marché l’a été pour les consommables informatiques, les matériels et logiciels,
l’informatisation de la bibliothèque et l’acquisition du logiciel de gestion des actes
administratifs.
En 2006, des marchés ont été passés pour la maintenance du matériel informatique et des
logiciels et administration du réseau, l’achat de consommables et de fournitures
informatiques, l’acquisition de matériels et de logiciels informatiques.
En 2007, un marché a été passé pour l’acquisition de matériels et de logiciels informatiques
(logiciel gestion des élections et logiciel gestion de l’enfance).
9.2.
Sur l’organisation de la fonction « Achats – Approvisionnements » informatique
C’est la responsable informatique, en liaison avec le responsable
« Achats »
de la commune,
qui gère la fonction
« Achats – Approvisionnement »,
selon les procédures de contrôle interne
normalement suivies pour les achats de la commune (contrôle interne, procédures,
nomenclatures). Le circuit de la commande est celui normalement défini pour les commandes
de la commune.
Les procédures de réception en matière de marchés informatiques sont organisées par la
responsable informatique, selon les règles exposées précédemment. C’est la responsable
informatique qui assure le suivi des fournisseurs et des contrats.
Il n’y a pas de mesures particulières de veille technologique du fait de l’évolution rapide des
technologies auxquelles la commune a recours et des prix des matériels utilisés.
La commune confie à la société qui intervient sur l’administration du réseau des missions
d’expertise en cas de besoin. Par sa connaissance des produits et du réseau, cette dernière est à
même de donner un avis sur les devis proposés et de conseiller la commune dans le choix des
produits.