3 place des Grands-
Hommes ▪ CS 30059 ▪ 33064 BORDEAUX CEDEX ▪ www.ccomptes.fr
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
OFFICE DE TOURISME DE
BIARRITZ
(Département des Pyrénées-Atlantiques)
Exercices 2017 et suivants
Le présent document, qui a fait l’objet d’une contradiction avec les destinataires concernés, a
été délibéré par la chambre le 24 février 2023.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
1
TABLE DES MATIÈRES
SYNTHÈSE
......................................................................................................................
4
RECOMMANDATIONS
................................................................................................
6
ÉLÉMENTS DE PROCÉDURE
....................................................................................
8
1
PRÉSEN
TATION DE L’OFFICE
...........................................................................
9
1.1
Création de l’office
.............................................................................................
9
1.2
Le maintien de la compétence « tourisme » dans le giron communal
...............
9
1.3
Les activités exercées par l’office de tourisme
................................................
10
1.4
Classement de l’office
......................................................................................
11
1.5
Présentation des services
..................................................................................
12
2
GOUVERNANCE
.................................................................................................
13
2.1
Les statuts
.........................................................................................................
13
2.2
Le comité de direction
......................................................................................
13
2.2.1
Une nomination des membres extérieurs peu explicite
...........................
13
2.2.2
Une composition du comité de direction porteuse d’un risque de
conflit d’intérêts
......................................................................................
14
2.2.3
Des attributions partiellement exercées
...................................................
15
2.2.4
L’absence de fixation de certains tarifs par le comité de direction
.........
16
2.2.5
L’absence de publicité des décisions du comité de direction
..................
20
2.2.6
L’absence de formalisation de délégation en matière de m
arché
public et de restitution au comité de direction
........................................
21
2.2.7
Des délégations de signature du directeur aux chefs de service non
formalisées
..............................................................................................
22
2.2.8
La signature de contrats engageant BT par le président en lieu et
place du directeur
....................................................................................
22
3
ACTIVITÉ DE L’OFFICE
.....................................................................................
23
3.1
La définition de la stratégie de l’office
............................................................
23
3.2
Des rapports d’activité peu développés
............................................................
24
3.3
La qualité insuffisante des indicateurs de suivi d’activité
................................
26
3.4
Les relations avec la ville de Biarritz
...............................................................
28
3.4.1
Le financement de l’activité de BT par l
a ville
.......................................
28
3.4.2
La conclusion d’une convention d’objectif entre la ville et Biarritz
Tourisme pour la seule activité évènementielle
......................................
29
3.4.3
Le contrat d’affermage
............................................................................
32
3.4.3.1
Des avenants à préciser
..........................................................................................
32
3.4.3.2
L’économie générale du contrat à revoir
................................................................
33
3.4.3.3
Le versement d’une subvention pour compensation de contraintes de service
public non justifiée.
................................................................................................
34
3.4.3.4
Le calcul des redevances dues à la ville non conforme au contrat d’affermage
.....
35
3.4.3.5
L’absence de rapport du délégataire
.......................................................................
36
3.5
La politique commerciale pour la location de salles affermées à formaliser ... 38
3.5.1
Les relations commerciales avec la ville de Biarritz à préciser
..............
38
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
2
3.5.2
Les remises accordées non prévues par les grilles tarifaires
...................
42
3.5.3
Les conditions de refacturation des prestations de services non
formalisées
..............................................................................................
45
4
LA PRODUCTION DES DOCUMENTS BUDGETAIRES ET LA GESTION
COMPTABLE
........................................................................................................
46
4.1
La tenue des débats d’orientation budgétaire (DOB) et l’élaboration des
rapports d’orientation budgétaire (ROB)
.........................................................
46
4.2
Présentation des comptes
..................................................................................
48
4.2.1
La présentation incomplète du budget primitif
.......................................
48
4.2.2
La présentation des décisions modificatives
...........................................
49
4.2.3
La présentation incomplète du compte financier
....................................
49
4.3
La concordance du compte financier et l’état de l’actif
...................................
50
4.4
La participation de Biarritz Tourisme dans une société privée liée au
Biarritz Olympique
...........................................................................................
51
4.5
Des imputations non conformes
.......................................................................
51
4.6
Un circuit des engagements à sécuriser
............................................................
52
4.7
Le fonctionnement des régies à conforter
........................................................
53
5
L’ANALYSE FINANCIERE
.................................................................................
55
5.1
La formation du résultat
...................................................................................
56
5.2
Les principales ressources de l’office de tourisme
...........................................
57
5.2.1
Les ressources propres
............................................................................
58
5.2.2
Les subventions publiques et les reversements de fiscalité
.....................
59
5.3
Les principales dépenses de l’office de tourisme
.............................................
60
5.3.1
Les achats de biens et services
................................................................
61
5.3.2
La masse salariale
....................................................................................
61
5.4
La situation bilancielle
.....................................................................................
62
5.4.1
L’actif
......................................................................................................
63
5.4.2
Le passif
..................................................................................................
63
5.4.3
Des investissements limités
.....................................................................
64
6
DES RÈGLES DE LA COMMANDE PUBLIQUE NON RESPECTÉES
...........
65
6.1
Des seuils de mise en concurrence contournés
................................................
67
6.2
Les prestations audiovisuelles
..........................................................................
68
6.3
Les prestations de nettoyage des locaux
...........................................................
70
6.4
L’absence de marché pour les prestations de sécurité
......................................
71
6.5
L’absence de mise en concurrence selon la procédure adaptée malgré le
dépassement des seuils
.....................................................................................
73
7
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
......................................................
74
7.1
Temps de travail
...............................................................................................
75
7.2
Rémunérations
..................................................................................................
75
7.3
Avantages accordés aux salariés
......................................................................
77
7.3.1
La participation de l’employeur à l’action sociale
..................................
77
7.3.2
Véhicule mis à disposition du directeur général
.....................................
77
7.4
Les contrats de travail des directeurs
...............................................................
78
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
3
7.4.1
Le contrat de l’ancien directeur
...............................................................
79
7.4.2
Le contrat de l’actuelle directrice
............................................................
81
7.5
La situation irrégulière d’une salariée
..............................................................
82
7.6
Les frais de mission et de déplacement
............................................................
84
7.6.1
L’absence de limitation des montants
.....................................................
85
7.6.2
Le non-respect des règles internes en matière de frais de taxi
................
85
7.7
Les dépenses de réception
................................................................................
87
7.7.1
Les dépenses de restauration
...................................................................
87
7.7.2
L’accueil des partenaires commerciaux
..................................................
88
ANNEXES
......................................................................................................................
90
Annexe n° 1. Membres extérieurs du comité de direction
.....................................
91
Annexe n° 2. Organigramme
..................................................................................
92
Annexe n° 3. Ordres du jour des comités de direction
...........................................
93
Annexe n° 4. ROB présenté en 2018
.....................................................................
97
Annexe n° 5. Rapport d’activité 2019
..................................................................
100
Annexe n° 6. Présentation analytique des sites affermés
.....................................
103
Annexe n° 7. Tarification des encarts publicitaires
..............................................
104
Annexe n° 8. Travaux mandatés pour les sites affermés ville de Biarritz
...........
107
Annexe n° 9. Mandatement pour
les achats de boisson et d’alimentation pour
le bar et les pauses
–
en €.
..............................................................................
108
Annexe n° 10. Mandatement pour les achats de travaux
d’impression
et de
publicité
..........................................................................................................
109
Annexe n° 11. Dépenses de réceptions, missions et déplacements -
en €
............
110
Annexe n° 12. Évaluation du coût des salles mises à disposition gratuitement
pour les vaccinodromes
..................................................................................
111
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
4
SYNTHÈSE
L’office de tourisme de Biarritz a été constitué sous la forme d’un établissement public à
caractère industriel et commercial en 1996. La ville de Biarritz, comme nombre de stations
classées, a décidé en 2016 de conserver la compétence de promotion du tourisme sans la
transférer à son intercommunalité.
L’établissement, qui a pris pour marque Biarritz Tourisme (BT), emploie 44 agents pour
un budget de fonctionnement annuel d’e
nviron 5
M€. Les principales missions qui lui sont
confiées sont la promotion touristique, l’information, l’accueil des visiteurs, l’organisation de
manifestations ainsi que la définition d’une stratégie globale. À ces missions classiques s’ajoutent
une importante activité commerciale de location de salles de congrès et de spectacles ainsi que,
plus marginalement, la vente de prestations touristiques.
Au cours des années 2017 à 2021, objets du contrôle de la chambre régionale des comptes,
le comité de direc
tion assurant la gouvernance de BT n’a que partiellement exercé ses
attributions. Ses prises de décisions ont pour l’essentiel été limitées à l’approbation des budgets,
et une grande partie des arbitrages en matière de politique tarifaire, de commande publique ou
de gestion des ressources humaines lui ont échappé, contrairement à ce que prévoient le code du
tourisme, le code général des collectivités territoriales et les statuts propres de l’office de
tourisme. Selon la chambre, l
’exercice des prérogatives
du comité de direction a pu être limité
par le manque d’information dont il dispos
ait sur le fonctionnement et les résultats de
l’établissement, au regard des documents transmis par l’office de tourisme en cours d’instruction
.
Les liens contractuels entre
BT et la ville de Biarritz s’avèrent complexes et peu
formalisés, aucune convention d’objectifs n’étant signée entre les deux partenaires hormis une
convention régissant l’organisation de manifestations. L’exploitation des salles de congrès et de
spectacl
es qui a été confiée à BT par la ville est toutefois régie par un contrat d’affermage dont
les conditions, fixées en 2016, méritent d’être réexaminées pour mieux en définir les conditions
financières et pour tenir compte du partage des locaux entre plusieurs utilisateurs. Les modalités
de financement de l’office de tourisme par la ville de Biarritz nécessitent également une révision
afin de les mettre en conformité avec la règlementation en matière de reversement de la taxe de
séjour : BT doit la percevoir
en intégralité ce qui n’est pas le cas en l’espèce
. La ville de Biarritz
qui
n’en reversa
it que 37 %
s’engage pour l’avenir à la reverser en totalité
. Les contributions
financières de la ville à BT représentent 2,5 millions d’euros en 2021 soit près de la
moitié des
ressources de l’office de tourisme. Mais, en dépit de cette contribution importante, la ville ne
dispose pas des informations nécessaires pour apprécier l’activité de son office
en
l’absence de
convention d’objectifs claire par l’incapacité de l’office à
lui transmettre des rapports et bilans
d’activité détaillés.
Au cours des années 2017 à 2021, la situation financière de BT est restée satisfaisante.
Toutefois, une évolution des modalités de financement par la ville, qui en tenant compte du
reversement intégral de la taxe de séjour
pourrait revoir ses autres formes d’intervention
financière, ainsi que des changements dans les pratiques commerciales en termes de tarifs et de
remises, pourraient avoir des conséquences financières significatives.
Un certain manque de formalisme prévaut également dans la conduite de la politique
commerciale de BT. Les locations des salles de congrès et de spectacles, dont les tarifs ne sont
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
5
pas rendus publics et ne sont pas systématiquement validés par le comité
de direction, font l’objet
de fréquentes négociations au détriment de l’égalité de traitement des clients.
Les relations de BT avec ses fournisseurs nécessitent une rapide et complète mise en
conformité avec les règles de la commande publique. La chambre régionale des comptes a relevé
de nombreuses et graves insuffisances à ce sujet. Les carences dans la définition des besoins de
l’office de tourisme, l’absence de mise en concurrence des fournisseurs et de conclusion de
contrats témoignent au mieux d’un ma
nque de compétence et de professionnalisme.
La gestion du personnel de l’office de tourisme est également très perfectible. Les
conditions très avantageuses et irrégulières de rémunération et de départ en retraite de l’ancien
directeur, et les abus constatés en matière de frais de missions et de réception confirment la
nécessité de mettre rapidement en place une gestion des ressources humaines respectueuse des
textes au sein de BT.
Si Biarritz Tourisme conteste cette analyse et irrégularités, la chambre les maintient après
réfutations contenues dans ce rapport.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
6
RECOMMANDATIONS
Recommandation n°
1 :
mettre en place des règles de nomination des membres du comité de
direction transparentes et prévenant des risques de conflit d’intérêt
s.
[Non mise en œuvre]
Recommandation n°
2 :
adopter
l’ensem
ble des tarifs applicables par des délibérations du
comité de direction.
[Non mise en œuvre]
Recommandation n°
3 :
à compter du 1
er
juillet 2022, publier les décisions du comité de
direction sur le site i
nternet conformément à l’article L.
2131-1 du CGCT.
[Non mise en
œuvre]
Recommandation n°
4 :
m
ettre en place des indicateurs fiables permettant d’apprécier
l’efficacité de l’office de tourisme, de fixer et de suivre des objectifs stratégiques et de rendre
compte de son activité, au travers notamment des rapports d’activité annuels
.
[Non
mise en œuvre]
Recommandation n°
5 :
en lien avec la commune, régulariser les modalités de financement de
l’office de tourisme en lui affectant l’ensemble de la taxe de séjour perçue par la commune.
[En cours de mise en œuvre]
Recommandation n°
6 :
r
evoir l’économie générale du contrat d’af
fermage en clarifiant les
relations financières entre la commune et Biarritz Tourisme ainsi qu’avec le centre
chorégraphique national et, conformément à l’article L.
1411-3 du CGCT, établir et transmettre
à la commune le rapport du délégataire pour les salles affermées.
[Non mise en œuvre]
Recommandation n°
7 :
conclure avec la ville des conventions pour les manifestations qui
bénéficient de réductions plus importantes que celles prévues par la grille tarifaire applicable à
la ville ou aux associations, dès lors que le prix est imposé par la ville et les porter à la
connaissance du comité de direction.
[En cours de mise en œuvre]
Recommandation n°
8 :
formaliser et présenter au comité de direction la politique de remises
commerciales.
[Non mise en œuvre]
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
7
Recommandation n°
9 :
compléter les documents budgétaires conformément à la nomenclature
M4.
[En cours de mise en œuvre]
Recommandation n°
10 :
rendre obligatoire le recours aux bons de commande, fiabiliser le
circuit des factures et mettre en œuvre une comptabilité d’engagement.
[En cours de mise en œuvre]
Recommandation n°
11 :
mettre en place un contrôle administratif et financiers des régies de
recettes afin de sécuriser les procédures d’encaissement.
[En cours de mise en œuvre]
Recommandation n°
12 :
m
ettre en place un archivage systématique de l’ensemble des pièces
de marchés publics en conformité avec la réglementation en vigueur.
[Non mise en œuvre]
Recommandation n°
13 :
procéder au récolement des besoins par famille de dépenses
homogènes et appliquer les mesures de publicité obligatoires dès lors que les besoins estimés
sont supérieurs à 40 000
€.
[Non mise en œuv
re]
Recommandation n°
14 :
r
égulariser la situation de la directrice par la conclusion d’un nouveau
contrat de travail.
[Non mise en œuvre]
Recommandation n°
15 :
mettre en place des procédures formalisées pour la prise en charge
des frais de mission et de déplacement, leur plafonnement, et établir des ordres de mission en
application de l’article D.
1617-
19 du CGCT et de l’article 51 de la convention SYNTEC.
[En cours de mise en œuvre]
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
8
ÉLÉMENTS DE PROCÉDURE
Conformément à l’article
L. 211-4 du code des juridictions financières (CJF), le contrôle
des comptes et de la gestion de l’office de tourisme de Biarritz «
Biarritz Tourisme » a été inscrit
au programme 2022 de la chambre régionale des comptes Nouvelle-Aquitaine pour la période
courant à partir du 1
er
janvier 2017.
Conformément aux articles L. 211-3, L. 211-4 et R. 243-
1 du CJF, une lettre d’ouverture
du contrôle a été adressée le 10 mars 2022 à Mme Geneviève Fontaine
, directrice de l’office de
tourisme depuis le 28 juin 2021, qui en a accusé réception le 15 mars 2022
. L’ouverture du
contrôle a également été notifiée le 25 mars 2022 à M. Éric Marchais, ancien directeur du
1
er
janvier 2017 au 31 mai 2021, qui en a accusé réception le 26 mars 2022, et le 28 mars 2022 à
M. Gérald Buscemi, directeur par intérim du 1
er
au 27 juin 2021, qui en a accusé réception le
2 avril 2022.
L’entretien de fin de contrôle
,
prévu par l’article L.
243-1 du CJF, a eu lieu le 9 juin 2022
avec Mme Geneviève Fontaine, le 9 juin 2022 avec M. Éric Marchais et le 17 juin 2022 avec
M. Gérald Buscemi.
Le contrôle de la chambre a porté sur les axes suivants : la gouvernance, la gestion des
activités, la gestion des ressources humaines, la fiabilité des comptes,
l’analyse financière depuis
2017 et
l’examen de la commande publique.
Le contrôle a été caractérisé par une difficulté d’obtenir des pièces
exploitables ainsi que
des explications écrites, en raison de carences d’archivage et de formalisation.
Un rapport
d’
observations provisoires a été adressées à la directrice de Biarritz Tourisme le 17 octobre 2022
et à la ville de Biarritz qui ont respectivement répondu par courriers enregistrés à la chambre le
16 janvier 2023 et 14 décembre 2022.
Des extraits de ce rapport ont été adressés le 17 octobre 2022 :
-
aux deux précédents directeurs généraux de Biarritz Tourisme en fonctions au cours de la
période examinée qui ont respectivement répondu par courriers enregistrés à la chambre les
25 novembre et 16 décembre 2022 ;
-
à une ancienne salariée qui a répondu par courrier enregistré le 4 novembre 2022 ;
-
à deux sociétés et au Biarritz Olympique. Seule une des deux sociétés a répondu par courrier
enregistré le 13 janvier 2023.
Une communication administrative a été faite au comptable le 27 octobre 2022 qui a
adressé ses réponses à la chambre régionale des comptes le 28 novembre 2022.
Les présentes observations définitives ont été délibérées par la chambre régionale des
comptes Nouvelle-Aquitaine le 24 février 2023.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
9
1
PRÉSENTATION DE L’OF
FICE
1.1
Création de l’office
L’office municipal de tourisme d
e Biarritz, dénommé
« Biarritz Tourisme » (BT),
a été
créé par arrêté préfectoral le 5 janvier 1996, après délibération du 20 octobre 1995 du conseil
municipal de la ville de Biarritz, autorité de tutelle, conformément à l’article 1
er
de la loi 64-698
du 10 juillet 1964
1
. Des statuts définissent ses missions.
1.2
Le maintien de la compétence « tourisme » dans le giron communal
La loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la
République (dite loi NOTRé) a confié de plein droit aux établissements publics de coopération
intercommunale (EPCI) à fiscalité propre la promotion du tourisme, dont la création d’offices de
tourisme, en lieu et place des communes membres, sous réserve de la possibilité, pour celles
bénéficiant du statut « stations classées de tourisme
» et sur décision de l’EPCI, de maintenir des
offices distincts. Ceux-ci, dont la zone de compétence géographique était limitée au territoire
communal, devaient faire l’objet d’une gestion intercommunale (gouvernance et finance
ment).
La communauté d
’agglomération
de Côte-Basque-Adour (ACBA), à laquelle appartenait
la ville de Biarritz jusqu’au 31
décembre 2016, a ainsi décidé en septembre 2016 de maintenir
un office de tourisme intercommunal à compétence communale (Biarritz Tourisme ou BT)
distinct sur le territoire de la commune de Biarritz, chargé des missions limitativement énumérées
par la loi (accueil et information des touristes, promotion et valorisation des atouts du territoire,
coordination des acteurs du développement touristique local)
2
. La transformation de BT en office
intercommunal à compétence communale devait entraîner le transfert des charges afférentes à
son fonctionnement à l’ACBA, et la création d’un nouvel
établissement public industriel et
commercial
(EPIC)
par
la
commune,
pour
l’exercice
des
missions
commerciales,
évènementielles, de tourisme d’affaires ou de location de salle non transférées
3
. Par ailleurs, la
ville de Biarritz avait délibéré pour maintenir l’institution et la perception de la taxe de séjo
ur à
l’échelle communale, en application de l’article
L. 5211-21 du code général des collectivités
locales (CGCT)
4
.
La loi n° 2016-1888 du 28 décembre 2016 de modernisation, de développement et de
protection des territoires de montagne a toutefois permis aux communes érigées en « stations
classées de tourisme », sur leur propre décision, de conserver la promotion du tourisme et
d’extraire leur office de tourisme de la gestion intercommunale. La ville de Biarritz s’est saisie
de cette opportunité dès le 28 décembre 2016
5
,
en décidant de conserver l’exercice de cette
1
Relative à la création d’offices de tourismes dans les stations classées.
2
Article L. 133-3 du code du tourisme (CT). Interprétation confirmée dans une réponse ministérielle à la question
écrite n° 23855 du sénat du 10 novembre 2016.
3
Délibération du conseil municipal n° 6 du 21 novembre 2016 faisant suite à la décision du conseil communautaire
de l’ACBA
du 28 septembre 2016.
4
Délibération du conseil municipal n° 3 du 27 septembre 2016.
5
Délibération du conseil municipal n° 3 du 28 décembre 2016.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
10
compétence.
Le transfert d’une partie de la compétence tourisme à la communauté
d’agglomération du Pays
-
Basque (CAPB), qui a succédé à l’ACBA au 1
er
janvier
2017, n’a donc
pas eu lieu. La commune de Biarritz,
comme les communes d’Anglet, Bidart, Cambo
-les-Bains
et Hendaye,
continuent de promouvoir le tourisme sur leur territoire, de disposer d’un office de
tourisme municipal et de percevoir une taxe de séjour, à la différence des 152 autres communes
membres de la CAPB, la commune de Bayonne, , bénéficiant également du statut « stations
classées de tourisme », ayant opté quant à elle pour un office de tourisme communautaire à
vocation communale et percevant la taxe de séjour collectée sur son territoire.
BT
n’a pas noué de partenariat formalisé avec les autres offices de tourisme communaux
ou intercommunaux pour la mise en œuvre d’actions concerté
es. Ses interventions se sont
inscrites toutefois dans le cadre du schéma départemental 2016-
2020 de l’agence d’attractivité et
de développement touristique des Pyrénées-A
tlantiques (promotion du tourisme d’affaires,
développement de l’activité touristique hors saison
notamment) et du schéma régional de
Nouvelle-Aquitaine. Ponctuellement des actions concertées avec la CAPB et les offices de
tourisme voisins ont pu être élaborées,
comme l’accueil de la presse touristique, ou encore la
promotion et la vente
de prestations proposées sur d’autres communes
membres de la CAPB par
les autres offices de tourisme du Pays basque.
La ville de Biarritz a conservé un service du commerce et du tourisme, au sein de la
direction « cadre de vie
». D’après la directrice de BT, la ville ne jouerait pas de rôle stratégique,
ce que la ville a confirmé, sans néanmoins que soit précisée la nature des interventions dudit
service. La rubrique « tourisme » du site internet de la mairie renvoie ainsi les visiteurs sur celui
de l’office de tourisme.
1.3
Les activités exercées par l’office de tourisme
Dans une économie locale très orientée vers
le tourisme, l’office est chargé de mettre
l’accent sur le développement de ce secteur sous différentes formes, notamment le tourisme
d’affaires, de prestige, le bien
-être et la remise en forme (thalassothérapie) ou encore le tourisme
sportif (golf, surf).
À la fois structure de réflexion, d’animation et de gestion d’infrastructures,
BT intervient, la plupart du temps et conformément à ses statuts, en lien avec les professionnels
locaux du secteur.
En application des statuts, BT est associé à la définition de la politique touristique de la
ville. Il prend part aux différentes opérations de commercialisation des produits touristiques et
de promotion de la ville et de son image
, en participant à des salons en France ou à l’étranger. Il
intervient également dans la mise en relation de professionnels du tourisme. En matière
d’animation, il doit contribuer au maintien d’une activité permanente de la station, en particulier
durant les intersaisons. À cet égard,
et à titre d’exemple, il est fortement impliqué dans
l’organisation de très nombreux évènements réguliers comme les spectacles de feux d’
artifice en
juillet et en août,
l’organisation du festival de Biarritz «
Amérique Latine », fin septembre,
l’organisation du «
FIPADOC » (festival international du documentaire). BT a par ailleurs
participé, en 2019,
à l’organisation du G7.
En 2019, BT s’est vu confier les missions de l’association Biarritz Évènement, dont
l’activité avait été reprise en
régie par la ville en décembre 2018 après sa dissolution. Ce service
est chargé plus spécifiquement de l’organisation d’animations populaires et d’apporter son
concours logistique dans l’organisation de concerts ou d’évènements festifs dans la ville
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
11
(« Biarritz en lumière », « Pâques à Biarritz », animations de Noël, exposition en plein air
« Brouillarta » etc.).
BT commercialise par ailleurs des produits touristiques qu’il gère en propre (visites de la
chapelle impériale et du phare, visites guidées de la ville) ou proposés par des professionnels du
tourisme,
via
sa plateforme internet, et assure un service de billetterie pour les spectacles. Il édite
diverses brochures promotionnelles (calendrier des marées, guide de l’hébergement, plan de la
ville, guide des restaurants, magazine, plan touristique, «
meeting planner
» etc.), financées en
partie par la publicité. Il accueille et informe les touristes.
Enfin, la ville de Biarritz lui a délégué la gestion de plusieurs bâtiments municipaux, à
savoir « l
’
Espace Bellevue », situé face à l
’
océan, la «
Halle d’Iraty
», ainsi que plusieurs salles
du « Casino municipal » et de « la Gare du Midi », ancienne gare impériale, destinés à recevoir
des évènements culturels et, dans une proportion plus importante, des manifestations
professionnelles (congrès, salons etc.)
, BT s’étant tourné vers le tourisme d’affaire
s ou MICE
6
.
L’établissement doit planifier l’occupation desdites infrastructures, vendre les prestations de
services accessoires, proposer tout ou partie des services liés à l’acc
ueil des congrès ou des
groupes, mettre en œuvre les moyens techniques et humains pour assurer le meilleur déroulement
des manifestations, ainsi que faire fonctionner et entretenir les bâtiments et équipements.
L’exercice de toutes ces activités ne soulève
pas de difficulté au regard des dispositions du code
du tourisme (CT) et des statuts, en dépit de leur diversité.
1.4
Classement de l’office
Biarritz Tourisme a été classé, par arrêté préfectoral
7
du 18 octobre 2016 office de
tourisme de catégorie 1, pour une durée de cinq ans
8
. L’obtention de la classification
9
était
subordonnée au respect de critères définis par arrêtés
10
, soit 37 critères sur 48 pour la
classification en catégorie 1, la plus exigeante
11
. L’office devait apposer un affichage visible
destiné à informer les clients sur ses engagements, les touristes étant assurés de bénéficier
d’aménagements et services garantis (accueil, prestation, aménagement, information, accès
informatique, etc.) par la classification obtenue. En 2019, le processus de classification a été
modifié, seules deux catégories ayant été maintenues. L
’
obtention du classement en catégorie 1
a été allégée et ne requiert plus que le respect de 15 critères sur 19. Une demande de reconduction
a été adressée le 27 septembre 2021 au préfet par BT, après que le conseil municipal ait
délibéré
12
. BT était, pendant le contrôle, en attente d’une réponse des services préfectoraux
13
.
6
Acronyme anglais, le terme de MICE
(Meetings, Incentives, Conventions and Events)
est employé pour désigner
l’ensemble des activités hôtelières et touristiques liées aux événements d’entreprise
: séminaire,
meeting
,
convention, conférence.
7
Article D. 133-24 du CT :
« La décision de classement est prise par arrêté du représentant de l'État dans le
département dans le délai de deux mois à compter de la réception du dossier complet ».
8
Article D. 133-25 du CT : «
Le classement est prononcé pour une durée de cinq ans
».
9
Trois niveaux de classification du 12 novembre 2010 au 16 avril 2019, deux catégories à compter de cette date.
10
Article D. 133-20 du CT.
11
En application de l’arrêté du 12
novembre 2010.
xant les critères de classement des offices de t
.
12
Article D. 133-21 du CT «
La délibération du conseil municipal […]
sollicitant le classement est prise sur
proposition de l
’
office de tourisme ».
13
Le préfet doit répondre dans les deux mois
, en application de l’
article D. 133-24 du CT.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
12
BT s’est vu par ailleurs attribuer le 5
mai 2017, pour une durée de trois ans, la marque
d’État «
Qualité
Tourisme™
»
14
, qui récompense les professionnels du tourisme pour la qualité
de leur accueil et de leurs prestations. Pour obtenir la marque, le prestataire doit suivre avec
succès une démarche qualité et notamment un audit externe. L’office n’en a cependan
t pas
demandé le renouvellement en 2020 en raison de la crise sanitaire, ni en 2021, mais a relancé le
processus après la procédure de certification ISO 20121
15
, aujourd’hui acquise ainsi que la
marque «
Qualité Tourisme™
».
L’ancien directeur a précisé que
Biarritz Tourisme avait
également obtenu la certification « NF Service ».
1.5
Présentation des services
L’organigramme de l’office était en cours de révision pendant le contrôle de la chambre
régionale des comptes, mais n’avait pas encore été officialisé. La
nouvelle directrice a en effet
procédé à des réorganisations. Les services « sécurité-entretien-maintenance » et « gestion des
sites », qui rassemblent les techniciens intervenant sur les sites affermés, devraient fusionner, la
direction en étant confiée au responsable du service « sécurité-entretien-maintenance ». La régie
publicitaire et le suivi des relations avec la presse, supervisés par le service « accueil-billetterie-
presse », devraient être intégrés au service « commercial-marketing-loisir affaire
». L’activité de
location de salles pour les spectacles (salle « Atalaya » de la « Gare du Midi » et salle du théâtre
du « Casino municipal »), supervisée par un salarié de la direction « accueil-billetterie-presse »,
serait transférée à la direction « commercial-marketing-loisir-affaire
», qui s’occupe de la
location des salles pour les manifestations autres que les spectacles. Cette évolution devrait
garantir une cohérence quant aux conditions générales de vente appliquées et à la politique
tarifaire pratiquée, celles-ci étant différentes pour ces deux services.
Plusieurs départs de salariés n’ont pas donné lieu à remplacement depuis 2021
: le
directeur du service « commercial-marketing-loisir affaire » a été remplacé par un salarié du
service.
L’objectif
poursuivi par la nouvelle direction étant de maintenir les effectifs globaux à
moins de 50 équivalents temps plein (ETP), un commercial ainsi que trois salariés n’ont pas été
remplacés
16
.
La ville de Biarritz a par ailleurs lancé, concomitamment au contrôle de la chambre
régionale des comptes, un audit de contrôle administratif, juridique et financier de BT, pour les
missions de service public, la convention d’affermage et l’activité évènementielle.
14
La marque « Qualité Tourisme » a été déposée par le ministère délégué au tourisme en 2005.
15
Cette norme dédiée aux «
systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle
» vise à
promouvoir le développement durable intégré à l’activité événementielle.
La norme propose un cadre pour gérer
l’organisation de tout évènement, de manière à diminuer son impact social et écologique
.
16
Le premier chargé du bar et des pauses (pauses café et viennoiserie facturées dans le cadre des congrès et
manifestations)
dans les salles affermées, le deuxième, de l’accueil des touristes et le troisième, du contrôle de
gestion, à temps partiel deux jours par semaine.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
13
2
GOUVERNANCE
Les règles juridiques applicables au fonctionnement des offices de tourisme créés sous la
forme d’
EPIC découlent à la fois du CGCT et du CT. Il en résulte une complexité juridique
accrue. Les dispositions des articles L. 133-4 à L. 133-10 et R. 133-1 à R. 133-18 du CT lui sont
applicables et, par ren
voi de l’article R.
133-1 du même code, les dispositions des articles
R. 2221-18 à R. 2221-62 du CGCT. Ces dernières dispositions concernent les régies dotées de la
personnalité morale et de l’autonomie financière.
2.1
Les statuts
Les statuts les plus récents
de l’office de tourisme datent du 1
er
juillet 2008. Ils sont peu
diserts et se limitent, pour l’essentiel, à rappeler certaines dispositions législatives et
règlementaires applicables.
L’article 1
er
détaille l’objet social de BT qui se révèle être très large mais correspond aux
activités qu’il exerce effectivement. L’objet social intègre les missions obligatoires
à la charge
d’un office de tourisme, détaillées à l’article L.
133-3 du CT, à savoir,
a minima
, l
’
accueil et
l
’
information des touristes ainsi que la promotion touristique, la commercialisation de produits
touristiques. Les autres missions confiées à BT, dont notamment la gestion des salles de spectacle
et de congrès ou encore la participatio
n à la réalisation d’événements et de festivals contribuant
au renforcement de la notoriété de la ville, sont conformes à l’article du CT précité.
La ville de
Biarritz, en réponse, a indiqué que les statuts devraient être complétés en 2023. Elle a également
indiqué qu’un audit diligenté concomitamment au contrôle de la chambre soulignait également
une nécessaire mise à jour des statuts.
BT
s’est vu, par ailleurs, confier,
par Biarritz, la responsabilité de définir une stratégie de
développement touristique de la commune et est chargé, à ce titre, de définir les objectifs et les
moyens de les atteindre.
2.2
Le comité de direction
2.2.1
Une nomination des membres extérieurs peu explicite
L
’
office de tourisme est administré par un comité de direction en application de
l’article
L. 133-4 du CT.
La composition du comité de direction et les modalités de désignation de ses membres
ont été définies par le conseil municipal par délibérations du 17 avril 2014 et du 10 juillet 2020
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
14
conformément à l’article R.
133-3 du CT
17
. La n
omination des membres s’effectue à la majorité
absolue des suffrages exprimés des conseillers municipaux.
Le comité de direction comprend 15 membres : huit conseillers communaux,
majoritaires
18
, élus le 10 juillet 2020 par le conseil municipal de la ville pour la durée de leur
mandat
19
et sept représentants socioprofessionnels, concernés par le tourisme, nommés par le
conseil municipal le 30 juillet 2020, sur proposition du maire. Si la délibération nommant les
conseille
rs municipaux amenés à siéger au comité de direction précise qu’ils ont, au préalable,
déposé leur candidature, tel n’est pas le cas des représentants
socioprofessionnels dont les
modalités de dépôt de candidature ne sont pas connues. Trois personnalités extérieures ont ainsi
été reconduites dans leurs fonctions en 2020, sans qu’il ne soit possible de déterminer, à partir
des termes de la délibération, si d’autres candidats s’étaient proposés. Par ailleurs, la délibération
ne précise pas la qualité des représentants extérieurs, sauf pour celui d
’u
n grand magasin biarrot,
dont l’identité n’est toutefois pas mentionnée. Les délibérations pourraient dès lors être plus
explicit
es et signaler les liens qu’entretiennent les représentants extérieurs avec le domaine
touristique.
Les délibérations du comité de direction de BT de 2014 et 2020, installant ses membres
sont cependant plus détaillées, la qualité des membres extérieurs est précisée et le responsable
du grand magasin biarrot nommément cité (cf. annexe n° 1).
Le quorum a été respecté pendant la période examinée, le nombre de membres présents
aux séances ayant toujours été supérieur à la moitié de celui des membres en exercice
20
.
En application de l’article R.
133-5 du CT et des statuts, le comité de direction a procédé,
en 2014 et 2020, à l’élection du président, le maire de Biarritz, et d’un vice
-président
21
. Le
vice-président peut présider les séances du comité de direction e
n cas d’empêchement du
président mais aucun pouvoir ne lui a été délégué par le président.
2.2.2
Une composition du comité de direction porteuse d’un risque de conflit d’intérêt
s
La chambre régionale des comptes a relevé que deux administrateurs occupent des
fonctions dans des entreprises entretenant des relations commerciales avec BT, la première étant
un prestataire régulier et la seconde une agence réceptive, organisatrice de manifestations.
L’article L.
2221-
8 du CGCT n’est pas directement applicable à l’off
ice de tourisme,
l’article R.
133-
1 du CT ne le visant pas expressément, mais trouve à s’appliquer aux régies
dotées de la personnalité morale et de l’autonomie financière. Il prévoit que les administrateurs
ne puissent :
1° prendre ou conserver un intérêt dans des entreprises en rapport avec la régie ;
2° occuper une fonction dans ces entreprises ;
3° assurer une prestation pour ces entreprises ;
17
«
La composition du comité de direction de l
’
office de tourisme et les modalités de désignation de ses membres
sont fixées par délibération du conseil municipal
».
18
Conformément à l’article L.
133-5 du CT.
19
Conformément à l’article R.
133-4 du CT.
20
Article R. 133-8 du CT.
21
«
Le comité élit un président et aux plus deux vice-présidents parmi ses membres
».
(
Avant 2015, l’article
prévoyait l’élection d’un seul vice
-président).
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
15
4° prêter leur concours à titre onéreux à la régie.
Dans une optique de bonne gestion et afin de prévenir les r
isques de conflit d’intérêts, l
a
chambre régionale des comptes recommande à Biarritz Tourisme et à la ville de Biarritz de mettre
en place des règles de nomination des membres du comité de direction plus transparentes et
susceptibles de prévenir ces risques
, en se fondant sur les dispositions de l’article du CGCT
précité.
Recommandation n°
1 : mettre en place des règles de nomination des membres du comité
de direction transparentes et prévenant des risques de conflit d’intérêt
s.
2.2.3
Des attributions partiellement exercées
Le comité de direction doit se réunir au moins six fois par an
22
. Cette
fréquence n’a pas
été respectée
sur l’ensemble de la période contrôlée
23
même si pour les deux dernières années la
crise sanitaire peut expliquer ce non-respect (cf. annexe n° 3).
En application de l’article R
133-10 du CT, le comité délibère sur toutes les questions
intéressant le fonctionnement et l’activité de l’office de tourisme, et notamment sur
:
1° le budget des recettes et des dépenses de l’office
;
2° le compte financier d
e l’exercice écoulé
;
3° la fixation des effectifs minimaux du personnel et le tarif de leurs rémunérations ;
4° le programme annuel de publicité et de promotion ;
5° le programme des fêtes, manifestations culturelles et artistiques, compétitions
sportives ;
6° les projets de création de services ou installations touristiques ou sportifs ;
7° les questions qui lui sont soumises pour avis par le conseil municipal.
Ces thématiques sont reprises dans les statuts (article 4).
L’examen des ordres du jour des
comités de direction a mis en évidence que les sujets
abordés étaient pour l’essentiel circonscrits au
x données financières (cf. annexe n° 3) et à la
présentation de bilans
d’activité
. Les questions diverses abordées ont été peu nombreuses. Les
questions relatives au personnel
n’ont fait l’objet
que
d’une seule délibération, le
22 décembre 2017
, portant sur la prime de fin d’année. Aucune information sur le niveau des
effectifs et la politique de rémunération n’a été restituée pendant la période examinée au
comité
de direction.
Les programmes des fêtes, manifestations culturelles et artistiques, compétitions
sportives ne font pas l’objet d’un vote. La chambre régionale des comptes a toutefois relevé que
le programme des manifestations de 2019 figurait dans la convention liant la ville et BT, signée
à l’occasion du transfert du service «
Biarritz Évènement
» de la ville vers l’office, et présentée
en comité de direction le 21 mai 2019. La convention ne mentionne cependant que les
manifestations organisées par ce nouveau service et ne précise pas celles organisées plus
22
Article R. 133-6 du CT.
23
Quatre réunions en 2017, 2019, 2020 et 2021 et trois réunions en 2018.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
16
largement par BT. Interrogée, la directrice a précisé cependant que la seule autre manifestation
dont BT avait la charge était l’organisation des feux d’artifice de Biarritz.
Le programme des manifestations de 2020 a été présenté dans
le plan d’action
s de 2020,
qui a fait l’objet d’un vote le 20
décembre
2019. Il ne mentionne pas l’organisation des feux
d’artifice. Le programme de 2021 n’a pas fait l’objet d’un vote
. Quand bien même tant pour BT
que pour l’ancien ordonnateur,
les manifestations du service évènement auraient été initiées et
validées par la ville de Biarritz ou que les feux d’artifice soient organisés depuis la création de
BT, ces circonstances ne dispensent pas l’offic
e de soumettre au vote le planning des
manifestations, conformément
à l’article R.
133-10 du code du tourisme.
Si de manière indirecte, le comité de direction a pu avoir connaissance en partie du
programme des manifestations en 2019 et 2020, il conviendrait néanmoins, pour plus de lisibilité,
de présenter le programme dans un document spécifique soumis au vote.
Concernant le programme annuel de promotion, certaines informations sont parfois
présentées dans les plans d’actions ou font parfois l’objet d’une p
résentation en comité de
direction (promotion du golf et du surf), mais ils ne permettent pas d’avoir une vision précise de
l’activité. Les prévisions de publication des différents supports de communications édités par BT
ne sont pas non plus exposées au c
omité de direction (nature et enjeux, nombre d’exemplaires
édités, etc.). Un bref tableau récapitulatif du nombre d’exemplaires édités figure,
a posteriori
,
dans certains rapports d’activité. Le déploiement de nouveaux supports publicitaires ne fait pas
to
ujours l’objet de présentation en comité de direction (carte interactive, blog «
Biarritz
inspiration », navette « SABI » Saint-Sébastien/Biarritz), même si parfois une brève mention
peut être indiquée
a posteriori
(évocation du blog « en cours », ou information non commentée
du lancement du nouveau magazine « Biarritz inspiration » en juin 2019, ou encore mention de
la navette SABI en 2021).
L’
article R. 133-7 du CT dispos
e que le directeur de l’office rédige un procès
-verbal des
séances du comité de direction, qui doit être soumis au président. En l’espèce, des
comptes-rendus succincts ont été établis pendant la période sous revue. Ils ne rendent pas compte
des échanges qu
i ont pu avoir lieu. Il n’est pas possible de déterminer s’ils ont été soumis à
l’approbation du président, les comptes
-
rendus n’étant pas visés par ce dernier, ni présentés lors
du comité de direction suivant.
Plus généralement, l’archivage informatique
des rapports présentés en comité de direction
et des délibérations votées ne semble pas être organisé. L’office conserve dans un classeur un
exemplaire non dématérialisé des délibérations votées et transmises au contrôle de légalité, ainsi
que les rapports
de présentation correspondants. Les rapports n’ayant pas fait l’objet d’un vote
n’y figurent pas. Ils ont toutefois été conservés, sous format non dématérialisé, dans des dossiers
archivés. Tous ces documents ont dû être numérisés pour les besoins du contrôle de la chambre
régionale des comptes.
2.2.4
L’absence de fixation de certains tarifs par le comité de direction
En raison des activités diverses exercées par l’office de tourisme, de nombreux tarifs sont
appliqués : visite guidée de la ville, visite du phare, visite de la chapelle impériale, commissions
sur la vente de billets, commissions sur la vente de prestations touristiques proposés par des tiers
(
via
la plateforme « Elloha
»), commercialisation d’insertions publicitaires sur différents
supports (magazine « Biarritz Inspiration » et précédemment « bienvenue à Biarritz », guide des
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
17
marées, plan de la ville, guide des restaurants, guide de l’hébergement, newsletters, guide
professionnel «
meeting planner
»), commercialisation de prestations supplémentaires aux
locations de salles, référencement d’agences réceptives biarrotes.
Selon l’article R.
2221-38 du CGCT, «
les taux des redevances dues par les usagers de
la régie sont fixés par le conseil d’administration
».
Pendant la période examinée
,
les tarifs
pr
oposés aux usagers n’ont pas toujours fait l’objet d’une décision du comité de direction.
La chambre régionale des comptes n’a relevé l’existence que de cinq décisions, dont trois
à compter de fin décembre 2021 : la décision relative aux tarifs des visites guidées de la ville
fixée à 8
€, du 18
mai 2018, la révision des tarifs « bar », services proposés dans le cadre de la
location des salles de spectacle ou de congrès du 18 février 2020, la délibération relative à la
révision des conditions générales de vente applicables aux organisateurs de spectacles dans les
salles Atalaya du site de la Gare du Midi et du théâtre du casino municipal, la délibération relative
à la révision des conditions applicables aux organisateurs de congrès du 16 décembre 2021 et la
décision modifiant les tarifs de visite du phare du 31 mars 2022 (cf. annexe n° 3).
BT a transmis plusieurs documents tarifaires relatifs aux diverses activités, dont le
formalisme n’est pas harmonisé, mais n’a pas été en mesure de fournir de grille
tarifaire générale
récapitulative, qui serait soumise périodiquement à l’approbation du comité de direction. En
outre, certaines informations ne sont pas datées, et il est donc impossible de savoir à partir de
quelle date les tarifs ont commencé à s’appliq
uer (chapelle impériale, droits de garde de la
billetterie). Interrogé, BT a expliqué que les divers tarifs sont suivis par les services concernés,
qu’ils ont été «
validés par le comité de direction par des décisions antérieures à la période
contrôlée par la CRC
», sans transmettre toutefois les délibérations correspondantes.
La commission de 10
% perçue sur la vente de prestations proposées par l’intermédiaire
de la plateforme de marché « Elloha »
24
(hébergements, activités de loisirs, etc.), expressément
prévue par la convention signée entre BT et
l’
agence Départementale du Tourisme 64 Béarn Pays
basque (ADT64) du 5 novembre
2018, n’a toutefois pas été portée à la connaissance du comité
de direction, la convention ne lui ayant pas été présentée. Plus géné
ralement l’abandon du service
de réservation en ligne « Citybreak » au profit de la plateforme « Elloha
» n’a semble
-t-il pas fait
l’objet d’une information écrite en comité de direction, les ordres du jour et les questions diverses
n’évoquant pas cette qu
estion.
Si, comme le souligne l’ancien ordonnateur en réponse
aux
observations provisoires, les tarifs sont fixés en amont par
l’
ADT64
, et n’ont pas à être
formellement votés par le comité de direction, pour la chambre ces éléments devraient toutefois
être
portés à la connaissance des administrateurs. BT justifie quant à lui l’absence de
d’information restituée par le chiffre d’affaires peu significatif du service.
Les modalités de référencement des meublés sur le site internet et la tarification afférente,
qui a évolué pendant la période examinée (suppression notamment de l’option photo de 92
€),
n’ont pas été formalisées par une délibération
, en raison, selon BT, de la modicité des recettes
(10
000 €/an)
.
Des tarifs spécifiques ont été établis pour les prestations commercialisées avec la location
des salles pour les congrès, détaillées dans deux documents appelés « conditions générales de
vente
», le premier concernant la location des salles de la halle d’Iraty, et le second les trois autres
bâtiments (Bellevue, Casino et Gare du Midi). Ce document décrit de très nombreuses prestations
24
Service de réservation en ligne proposé par l’agence d’attractivité et de développement touristique (AaDT).
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
18
proposées, dont certaines sont incluses dans le prix de location des salles. Il prévoit notamment
des tarifs de montage et de démontage des salles, de facturations de personnel (technicien, hôtesse
d’accueil, agent de sécurité), de droits d’intervention sur les prestations des traiteurs
25
, des
gratuités comprises dans le tarif de location des salles.
Ces conditions générales de vente n’ont jamais fait l’objet d’une présentation en comité
de direction, seuls les tarifs de location des salles ont bien été validés par la convention
d’affermage (cf. § 3.5) puis en comité
de direction du 31 mars 2016. La délibération du
16 décembre 2021 modifiant les conditions générales de vente aux organisateurs de congrès
bénéficiant d’une réduction de plus de 30
% sur le tarif des salles constitue dès lors une
amélioration des pratiques, bien que les tarifs annexes (hôtesse, technicien, personnel de sécurité,
nettoyage, forfait cuisine, permanence sanitaire) ne soient pas rappelés dans la délibération et
que certains autres tarifs de prestations facturées aux organisateurs ne soient pas définis dans les
conditions générales de vente (forfait cuisine pour les salles des congrès autre que la halle d’Iraty,
nettoyage, permanence sanitaire etc.). En 2022, de nouvelles conditions générales de vente ont
été établies pour la halle d’Iraty et le
s autres salles de congrès, mais ces nouvelles conditions
tarifaires n’ont pas été validées par le comité de direction alors même que les tarifs de certaines
prestations fournies (sous-traitance de personnel) ont augmenté
26
et que de nouveaux tarifs ont
été définis (« hôtesses vestiaires »). BT conteste cette observation et en réponse indique que «
le
tarif de location des salles est systématiquement soumis au vote du comité de direction et figure
dans les délibérations
», sans pour autant transmettre celles ayant approuvé les diverses
conditions générales de vente des salles.
Pour la location de salles de spectacle (salle Atalaya de la Gare du Midi et théâtre du
casino municipal), les conditions générales de vente ont été présentées en comité de direction fin
2021 (cf.
supra
). Des conditions générales de vente, non votées en comité de direction, se sont
cependant appliquées avant cette présentation. En outre, la responsable du pôle spectacle,
interrogée sur place, a indiqué que des conditions particulières, différentes des conditions
générales de vente ont pu s’appliquer
27
, selon les organisateurs.
La chambre régionale des comptes a pu relever par ailleurs des différences de tarification
entre les salles de congrès et les salles de spectacle pour des prestations similaires (hôtesses,
techniciens audiovisuels
28
).
Les tarifs des encarts publicitaires proposés pour les diverses publications sous format
papier ou sur le site internet ne sont pas non plus votés par le comité de direction. Certains tarifs
ont par ailleurs évolué pendant la période sous revue et de nouvelles prestations ont été proposées
(newsletter, publicité sur le site internet, blog, magazine « Biarritz inspiration », spots
publicitaires de la navette Biarritz-San Sebastian ou SABI) et certaines supprimées
(cf. annexe n°
7). De même les tarifs d’inscription au «
meeting-planner
»
29
de 2019 n’ont pas
25
BT facture un droit par participant sur les cocktails et les repas.
26
Augmentation de 1
€ du tarif horaire des agents de sécurité incendie et des
hôtesses.
27
À titre d’exemple, la délibération du 31
mars 2016 prévoyait, pour le centre chorégraphique national (CCN), ou
encore « Malandain ballet Biarritz », le paiement de 1,60
€ HT par place vendue outre le prix de location de la
salle « Atalaya » de 1 500
€ HT, mais une négociation informelle avec le directeur a abouti au versement de
1,60
€
HT pour les seuls spectacles proposant un prix de place supérieur à 15
€.
28
Hôtesse salle de congrès : 28
€ HT, hôtesse salle de spectacle 25
€ HT, techniciens a
udiovisuels salle des congrès
45
€ HT, techniciens audiovisuels salle de spectacle 35
€ HT.
29
Publication mettant en avant les professionnels du tourisme, proposés par BT pour l’organisation de congrès ou
manifestations.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
19
été validés en comité de direction. Or, ils ont évolué pendant la période examinée. En outre,
l’analyse des factures de 2020 a mis en évidence des réducti
ons accordées à certains clients
30
,
sans que le comité de direction n’ait eu connaissance de la politique tarifaire sous
-jacente et sans
que le motif de remise n’apparaisse sur la facture.
En réponse, l’ancien ordonnateur a expliqué
que les tarifs pouvaient varier «
en fonction des dates de bouclage, de la fidélité des annonceurs
et de leur engagement sur plusieurs supports
». La chambre régionale des comptes rappelle,
qu’en application d’une jurisprudence constante, des tarifs différentiels peuvent être ins
taurés
dans trois cas
: si la loi l’a prévu, si cela est justifié par l’intérêt général,
ou
s’il existe une
différence de situation objectivement appréciable entre les usagers (C
onseil d’État
, sect.
10 mai 1974, n° 88032). Dans tous les cas, cette modulation tarifaire doit être porté à
connaissance du public.
Tableau n° 1 :
tarifs publication du «
meeting-planner
» -
en € HT
Quart de page
Demi-page
Page entière
Tarif 2019 (édition 2019-2021
515
830
1 350
Tarif 2014 et 2017 (édition 2017-2019)
490
790
1 290
Source : BT
Enfin, la chambre des comptes a relevé que les tarifs de collaboration avec les agences
réceptives, fixés par délibération du 31 mars 2016, à savoir 900
€
HT pour un référencement
« premium » et 1 800
€
HT pour un référencement « supérieur », ont été modifiés pendant la
période examinée, sans délibération du comité de direction. L’analyse des factures de 2020 a mis
en évidence des augmentations de 100
€
HT pour les deux prestations
31
.
La chambre régionale des comptes rappelle qu’il appartient au
comité de direction de BT
de délibérer toutes ses grilles tarifaires, afin de les rendre régulières, et de revoir tout
particulièrement les conditions générales de vente des salles de congrès et de spectacle afin de
fixer les tarifs en fonction des coûts effectivement supportés, de se prononcer sur les prestations
gratuites incluses dans le prix de location des salles
–
les différents services interrogés n’ayant
pas été en mesure de justifier de leur rationalité économique
–
et d’harmoniser les conditions
générales de vente entre les salles de spectacle et les salles de congrès pour les prestations
équivalentes.
La chambre régionale des comptes invite par ailleurs BT à organiser la centralisation des
données tarifaires, afin de faciliter la prise de décisio
n du comité de direction, et l’invite, pour
plus de transparence, à publier sur son site les tarifs en vigueur.
En réponse, l’ancien ordonnateur
explique qu’il n’est pas possible d’envisager une publication des tarifs de location de salle, pour
des raisons commerciales, notamment en raison de la concurrence entre les villes organisatrices
de congrès nécessitant des négociations au cas par cas, en fonction de
«
la durée d’un événement,
son positionnement dans le calendrier et les retombées économiques qu’il
créera
». La chambre
régionale des comptes rappelle que BT est un établissement public, et que s
’
il peut appliquer des
30
À titre d’exemple
: « agence réceptive X », 400
€
HT facturé pour une ½ page au lieu de 830
€
HT, « restaurant
X », 520
€
HT facturé pour ½ page au lieu de 830
€
HT, « musée » 400
€
HT facturé pour ½ page, au lieu de
830
€
HT et 400
€HT facturé pour ¼ page au lieu de 515
€
HT, « résidence X » 675
€
HT facturé pour ½ page au
lieu de 830
€
HT.
31
La convention permet aux agences de bénéficier de réductions de 20 ou 30 %.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
20
tarifs préférentiels (cf.
supra
) ils doivent faire l’objet d’une délibération du comité de direction
et être portés à la connaissance du public.
La ville de Biarritz partage le constat de la chambre. En effet, elle souligne le manque de
lisibilité et l’incohérence de la politique tarifaire qui va nécessiter la «
définition de nouvelles
grilles tarifaires adoptées par le comité de direction en totale autonomie au regard des coûts
réels supportés pour l’exploitation des salles de tourisme d’affaires, au regard du parangonnage
et d’une étude de marché que la ville de Biarritz demandera à sa régie
».
Recommandation n°
2 :
adopter l’ensemble des tarifs applicable
s par des délibérations
du comité de direction.
2.2.5
L’absence de publicité des décisions du comité de direction
L’article L.
2131-12 du CGCT rend applicables aux établissements publics communaux
les dispositions des articles L. 2131-1 à L. 2131-11 du même code, relatives au régime juridique
des actes pris par les autorités communales.
En vertu de l’article L.
2131-1 du CGCT,
dans sa version applicable jusqu’au
1
er
juillet 2022,
« les actes pris par les autorités communales sont exécutoires de plein droit dès
qu
’
il a été procédé à leur publication ou affichage ou à leur notification aux intéressés, ainsi
qu
’
à leur transmission au représentant de l
’
État dans le département ou à son délégué dans
l
’
arrondissement. Pour les décisions individuelles, cette transmission intervient dans un délai de
quinze jours à compter de leur signature
[…]
. La publication ou l
’
affichage des actes mentionnés
au premier alinéa sont assurés sous forme papier. La publication peut également être assurée,
le même jour, sous forme
électronique […]
». Sont concernées, en application de l
’
article
L. 2131-2
du CGCT, toutes
les délibérations du comité de direction, à l’exception
des actes
relevant du droit privé (article L. 2131-4 du CGCT) et les décisions individuelles.
BT a bien procédé, au cours de la période sous revue, à une transmission non
dématérialisée des actes au contrôle de légalité. Une transmission électronique permettrait
d’alléger la procédure et d’organiser l’archivage numérique des décisions du comité de direction,
ainsi que des rapports présentés.
La loi prévoyait deux modes de publicité distincts : soit la publication (recueil des actes
administratifs, conformément aux articles L. 2122-29 et R. 2121-10 du CGCT
), soit l’affichage
(au tableau, article L. 2131-1 du CCGT). Dans ce second cas, la publicité devait être effectuée
sur le lieu concerné, sur un tableau accessible au public et de dimension suffisante pour contenir
l’ensemble des délibérations du comité de direction, durant une durée minimale de deux mois.
Dans le premier cas, celle-ci devait avoir lieu à intervalle régulier (trimestre) et ne prenait effet
qu’à compter du jour où
était
affiché au tableau l’avis de mise à disposition du recueil pour le
public
.
BT
n’a
pas assuré les formalités de publicité qui conditionnent le caractère exécutoire des
actes, compromettant ainsi la sécurité juridique des décision prises et des actes engagés. BT
n’a
en effet ni procédé à une publication au recueil des actes administratif et ni à aucun affichage à
disposition du pu
blic. Aucune information ne figure sur le site web de l’office.
Les modalités de publicités des actes prévoient, à compter du 1
er
juillet 2022, une
publicité sous forme électronique et une mise à disposition du public sur le site internet de
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
21
l’organisme,
de manière permanente et gratuite (article L. 2131-1 du CGCT). La publication au
recueil des actes est supprimée à compter de cette même date.
BT devra veiller, à compter du 1
er
juillet 2022, à publier ses décisions sur son site internet
en application de l
’article L.
2131-
1 du CGCT afin d’améliorer la transparence des décisions
prises et leur sécurité juridique.
Recommandation n°
3 : à compter du 1
er
juillet 2022, publier les décisions du comité
directeur sur le site Internet conformément à l’article L. 2131
-1 du CGCT.
2.2.6
L’abs
ence de formalisation de délégation en matière de marché public et de
restitution au comité de direction
En application de l’article R.
2221-24 du CGCT, dans sa version en vigueur du
1
er
janvier 2017 au 29 décembre 2019, le directeur pouvait recevoir délégation du comité de
direction pour prendre toute décision concernant la préparation, la passation, l’exécution et le
règlement des marchés de travaux, de fournitures et de services qui peuvent être passés selon la
procédure adaptée. Depuis le 29 décembre 2019, la délégation concerne la préparation, la
passation, l
’
exécution, la modification et le règlement des marchés et des accords-cadres.
BT n’a fourni aucune délégation consentie au directeur depuis le 1
er
janvier 2017, en
matière de marchés publics, et a expliqué que ces éléments sont repris dans les statuts qui listent
les fonctions du directeur. Les statuts précisent en effet, à l’article 6, que le directeur peut signer
«
tout acte, contrats, traités et marchés
», par délégation du président, sans autres mentions, BT
considérant que cette formulation l’exonère de disposer d’une délégation formalisée nominative.
La chambre régionale des comptes relève que ces stipulations sont contraires à l’article
R. 2221-24 du CGCT
32
, sous réserve de l’appréciation du juge administratif, l’article disposant
que la délégation est accordée par le comité de direction et non par son président. L’établissement
d’une délégation formalisée nominative relève par ailleurs, selon la chambre, d’une mesure de
bonne gestion, dès lors que les membres du comité de direction, le président et le directeur de
l’office peuvent être remplacés, et que le nouveau comité de direction peut décider de restreindre
les délégations en matière de marché.
Par ailleurs, l’article R.
2221-23 du CGCT prévoit que «
la passation des contrats donne
lieu à un compte rendu spécial au conseil d
’
administration dès sa plus prochaine réunion, à
l
’
exception de ceux dont le montant est inférieur à une somme fixée par le conseil ».
Ces
dispositions sont reprises dans les statuts.
Il ne ressort pas des éléments transmis par BT que le
comité de direction ait fixé un quelconque seuil. Dès lors la passation de tous les marchés aurait
dû faire l’objet d’un compte rendu spé
cial en comité de direction, ce qui, pendant la période
examinée, n’a pas été le cas en l’espèce.
32
«
Le conseil d
’
administration peut donner délégation soit au directeur lorsqu
’
il s
’
agit d
’
une régie chargée de
l
’
exploitation d
’
un service public à caractère industriel et commercia
l […]
pour prendre toute décision concernant
la préparation, la passation, l
’
exécution et le règlement des marchés et des accords-cadres ainsi que toute décision
concernant leurs modifications, lorsque les crédits sont inscrits au budget ».
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
22
2.2.7
Des délégations de signature du directeur aux chefs de service non formalisées
Le directeur d’un EPIC peut déléguer sa signature à un ou plusieurs chefs de se
rvice, sous
sa responsabilité et sa surveillance
33
. Les statuts ont prévu cette possibilité. La responsable des
finances a indiqué,
34
avoir bénéficié d’une délégation de signature, pendant la période examinée,
jusqu’au départ de l’ancien directeur le 31
mai 2021. Elle a transmis la délibération du
15 octobre 2015, signée du président, autorisant le directeur à lui déléguer sa signature,
notamment en matière de ressources humaines (signature de mandat de paie, de contrat de
travail), mais n’a pas transmis l’ac
te nominatif signé des parties.
Le guide des procédures d’achat signé par l’
ancien ordonnateur le 21 juin 2017, présenté
en comité de direction du 10 octobre 2017, autorise les chefs de service à engager les dépenses
jusqu’à 5
000
€.
Les chefs de service engagent les dépenses
sans qu’a
ucune délégation
nominative
n’a
it néanmoins été formalisé
e, interrogeant sur la régularité des actes qu’ils ont
signés par délégation.
La chambre régionale des comptes rappelle cependant que la délégation de signature doit
être formalisée par un document signé des parties et que la délibération ne saurait suffire.
2.2.8
La signature de contrats engageant BT par le président en lieu et place du
directeur
Étant le représentant légal de l’office de tourisme
35
, le directeur doit être signataire des
actes engageant l’office. La chambre régionale des comptes a relevé cependant que le président
de BT avait pu, à l’occasion, signer des conventions, comme la convention triennale d’objectif
s
et de moyens organisant l
es relations entre la ville et l’office, ou relative à la reprise d’activité de
l’association Biarritz Évènement, le 2
avril 2019. Cette dernière a par ailleurs été signée avant
même sa présentation en comité de direction le 21 mai 2019 et mentionne, à tor
t, que l’EPIC est
représenté par son président, «
en vertu d’une délibération du comité de direction
» dont la date
n’est pas consignée dans le document.
Le président a également signé
le contrat d’affermage
relatif à l’exploitation des salles de
congrès, appliqué à compter du 1
er
janvier 2016, sa signature ayant été autorisée par délibération
du comité de direction du 20 novembre
2015, ainsi que l’avenant n°
1
, en vertu d’une
délibération du comité de direction du 31 mars 2016
36
, l’avenant
n° 2 du 20 février 2019 (sans
référence à une délibération du comité de direction), la convention tripartite relative à la location
de deux salles de la Gare du Midi le 15 février 2019 (sans référence à une délibération du comité
de direction). Le directeur a cependant par
la suite signé l’avenant n°
3 à la convention et
l’avenant à la convention tripartite (cf. § 3.5).
Les conventions de location de salles
, établies à l’occasion de l’organisation du G7, ont
également été visées par le président. Aucune mention sur une éventuelle délégation ne figure
33
Article R. 2221-29 du CGCT.
34
Les 12 et 13 avril 2022.
35
Article R. 2221-22 du CGCT «
le représentant légal d
’
une régie
[office de tourisme sous forme d’EPIC]
est
[…]
le directeur lorsqu
’
il s
’
agit d
’
une régie chargée de l
’
exploitation d
’
un service public à caractère industriel et
commercial
».
36
Éléments mentionnés en préambule de la convention et de l’avenant.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
23
dans les documents. Ces conventions n’ont pas fait l’objet d’une présentation en comité de
direction.
Le président d’un EPIC ne peut bénéficier de délégation de compétences, ni du directeur
ni du comité de direction, la jurispr
udence administrative rappelant qu’il ne peut y avoir de
délégation sans texte (CE, 12 novembre 1949,
Sieur « Yasri »).
Au
cas d’espèce
, aucun texte ne
permet une quelconque délégation de compétence ou de signature au président.
La chambre régionale des comptes rappelle que la signature de contrats par des personnes
non habilitée
s confère à ces actes, sous réserve de l’appréciation du juge administratif, un
caractère juridiquement fragile. En réponse aux observations provisoires de la chambre , la ville
de Biarritz a fait part de sa volonté de préciser la répartition des attributions respectives du
président et du directeur.
3
ACTIVITÉ
DE L’OFFICE
3.1
La définition de la stratégie de l’office
Les statuts prévoient que BT élabore la stratégie, définisse les objectifs de développement
stratégique et évalue les moyens à déployer. La chambre régionale des comptes a relevé que lors
du comité de direction du 10 octobre 2017
, son président avait demandé au directeur d’élaborer
la «
stratégie de développement touristique à moyen terme
» sur cinq ans, en collaboration avec
les acteurs économiques locaux et le conseiller technique du cabinet du maire
37
. Le compte-rendu
du comité de direction du 28 février 2018
fait mention d’un comité de développement stratégique
chargé de «
définir une stratégie de développement touristique sur les cinq ans à venir
». Ce
comité, réuni à trois reprises, a finalisé, en mars 2018, les orientations à moyen terme, devant lui
permettre de rédiger le document attendu. Aucune suite n’a été donn
ée à cette démarche.
Interrogée, la directrice de BT a indiqué qu’elle n’avait pas connaissance de l’existence
d’un plan stratégique en cours, et qu’elle s’était engagée, pour sa part, à rédiger un schéma de
développement touristique sur trois ans. L’offi
ce a toutefois précisé que chaque année, à
l’occasion de la présentation des orientation budgétaires, un plan d’actions était présenté tenant
lieu de projet stratégique.
La chambre régionale des comptes a eu communication de ces plans présentés
généraleme
nt en fin d’exercice pour l’année suivante, à l’occasion du débat sur les orientations
budgétaires. Leur format et contenu varient d’un exercice à l’autre. Ils sont plus ou moins
détaillés selon les années et ne comportent pas toujours d’objectifs précis,
chiffrés et datés.
Certains plans se présentent sous la forme de diapositives peu explicites (plan d’actions 2017,
2018, 2020, 2021).
Pendant la période examinée, la mise en œuvre des plans d’actions n’a jamais
fait l’objet d’un bilan l’année suivante, même si parfois ils s’accompagnent de quelques données
du rapport d’activité (plan d’actions de 2019 et 2020), mais sans lien direct avec les actions
présentées. La chambre en conclut que le comité de direction n’a pas été en mesure de vérifier
37
Ancien directeur de BT, de 1995 à 2015.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
24
l’atteinte des
objectifs annoncés, qu’ainsi ces plans d’actions ne peuvent tenir lieu de stratégie à
moyen terme. BT en a donc été dépourvue.
L’ancien directeur, en réponse, conteste les observations de la chambre. Il indique que la
chambre régionale des comptes dans son rapport de 2009 relevait que BT élaborait «
un plan
marketing arrêté après une analyse des résultats obtenus au cours de la période précédente
»,
dont
«
la méthode n’a pas varié
». La chambre souligne toutefois que ce rapport, ancien, se
rapporte à une période qui
n’est pas celle
examinée
en l’espèce
.
L’ancien ordonnateur
ajoute que
les ordres du jour des comités de direction montrent que le sujet de la stratégie était régulièrement
abordé, mais n’a pas transmis pour autant des plans stratégiques qu’il au
rait élaborés autres que
les documents auxquels la chambre a eu accès et sur lesquels elle appuie ses observations.
Le plan d’actions 2022
, élaboré par la nouvelle directrice, comporte également peu
d’actions concrètes hormis la mention de la nécessaire
réfection des salles de congrès et de
spectacles, chiffrée depuis à 580 000
€ (comité de direction du 31
mars
2021). L’absence de
précisions est cependant imputable à l’arrivée récente de la directrice, qui a lancé plusieurs audits
(sur l’activité commerci
ale, les ressources humaines, le service des finances, et le numérique) et
la réorganisation des services. Le plan d’actions pointe en effet certaines carences. Ainsi, il relève
notamment la nécessité de se doter d’une stratégie performante de l’accueil, d
e bâtir des
indicateurs de suivi de la qualité de l’accueil et de faire évoluer le site internet de l’office devenu
obsolète. Il présente des actions en cours comme l’élaboration d’une politique de tourisme
durable, l’objectif étant d’obtenir en 2022 une c
ertification ISO 20121
38
, déjà annoncée par celui
de 2020, et récemment obtenue (cf. §1.4), la réflexion menée sur la politique commerciale et
l’élaboration d’un plan d’actions à l’issue de l’audit du service commercial.
3.2
Des rapports d’activité peu dévelop
pés
Selon l’article R.
2221-
50 du CGCT, à l’occasion de la présentation du rapport financier,
le directeur doit établir un rapport «
donnant tous éléments d’information sur l’activité de la régie
au cours du dernier exercice ».
Le directeur en fonctions du 1
er
janvier 2017 au 31 mai 2021 a régulièrement présenté des
rapports d’activité ainsi qu’un rapport de gestion (cf. annexe n°
3) à l’occasion du vote du compte
financier. La chambre régionale des comptes a consulté les rapports annexés aux délibérations et
consignés dans le classeur des délibérations qui sont très succincts. Ils ne fournissent pas de
données chiffrées pour toutes les activités et ne présentent pas toujours les mêmes informations
d’une année sur l’autre, de telle sorte qu’il n’est pas possible d’en suivre l’évolution sur une
période donnée.
Le rapport de gestion 2016, délibéré le 26 avril 2017, se limite à présenter quelques
données financières (évolution du chiffre d’affaires, montant des subventions, résultat net,
évolution des charges
par rapport à 2015, sans explications) ainsi qu’un tableau extrait du compte
financier. Il ne présente aucun fait marquant. Le rapport d’activité, quant à lui, présente les
dépenses d’investissement et les formations suivies par les agents. Il évoque des r
etombées
presse, mentionne la fréquentation globale de l’accueil (plus de 180
000 visiteurs, sans autre
38
La norme ISO 20121 est parue en juin 2012, juste avant les Jeux Olympiques de Londres. Cette norme dédiée aux
« systèmes de management responsable appliqués à l
’
activité événementielle » vise à promouvoir le
développement durable intégré à l’activité événementielle
.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
25
détail), qualifie la haute saison touristique de très bonne (sans éléments chiffrés), faisant de 2016
«
une année de référence
», souligne l’augmentatio
n de la clientèle étrangère et globale
(respectivement + 20 %, et 9 %, sans précision du nombre) et de la fréquentation hôtelière en
juillet et août (sans données chiffrées). Il indique que le taux d’occupation moyen «
toute étoile
confondue a dépassé les 63 %
» (sans référence à l’année passée). Enfin, figure un tableau
récapitulatif du nombre d’éditions des divers documents remis aux touristes. L’information
essentielle sur l’activité commerciale et touristique (location des salles, recettes sur encarts
p
ublicitaires, partenariats, réservation de prestations en ligne, billetterie, visites) n’est pas
développée.
Les rapports d’activité de
2017 et 2018 sont plus complets, les rapports de gestion restant,
quant à eux, peu développés (absence de faits marquants signalés). Les données sur la location
des salles affermées et sur l’activité de promotion (salon, rendez
-vous), bien que succinctes ont
été développées. Toutefois, ils ne comportent pas de bilan pour toutes les activités de l’office,
notamment celles re
latives à l’accueil (seule la fréquentation est mentionnée), aux
commercialisations de produits en ligne et réservations, à la billetterie ou encore à la vente de
visites (phare, chapelle impériale, visites guidées de la ville).
Le rapport d’activité 2019
a été présenté, sous un nouveau format, pour partie, au comité
de direction en décembre 2019, avec le plan d’actions 2020, et les éléments relatifs
à la formation
des salariés et les investissements, le rapport de gestion, semblable à ceux des années passées,
l’étant lors du vote du compte financier en juin 2020. La nouvelle présentation ne permet que
difficilement d’appréhender l’activité de l’office et de juger de son efficacité. Ce document
correspond davantage à un outil de communication (cf. annexe n° 5). Le rapport de 2020,
présenté en comité de direction le 21 mai 2021, sous un format similaire à celui de 2019, tout en
rappelant les effets de la crise sanitaire, n’est guère plus explicite.
L’information restituée au comité de direction a été complétée
, pendant la période
examinée, par divers bilans, dont notamment ceux relatifs à la saison touristique de 2017, 2018,
2019 et 2021 (cf. annexe n°
3). Certaines données d’activité de BT relatives à l’accueil, à la
billetterie, les visites, les réservations en ligne, y sont développées, de manière variable selon les
années, et selon des modalités qui différent. À titre d’exemple, la fréquentation de la chapelle
impériale et du phare et les recettes de la billetterie sont retracées sur la seule période estivale en
2019, et sur l’année en 2018 et 2017. Les réservations effectuées en ligne ne sont plus présentées
en 2019, et pour cette même année un nouvel indicateur de fréquentation du site web a été
élaboré. Le bilan 2021 se présente sous une forme encore différente, suite au changement de
directeur, et intègre des nouveaux indicateurs de fréquentation du site sur les réseaux sociaux et
l’activité de l’accueil (fréquentation, ventes de produits).
Par ailleurs, des bilans de l’activité commerciale ont pu être pré
sentés au comité de
direction, en octobre 2017 et 2019
, d’après les documents transmis ou consultés par la chambre
régionale des comptes.
Ils n’ont porté cependant que sur les activités de promotion touristique,
de prospection, d’organisation de manifestat
ions dans les salles de congrès et de spectacles, et de
communication (suivi des éditions, des lettres d’informations), et non sur l’activité accueil
(visiteurs reçus, vente de produits en ligne ou au guichet, billetterie, etc.).
Outre le manque d’homogénéité des rapports et bilans d’activité et leur contenu
parcellaire, ils ne comportent jamais de descriptifs détaillés des missions attendues et réalisées
par les différents services. Dès lors, leur lecture ne permet pas aux membres du comité de
direction et du conseil municipal, voire aux citoyens, de porter une appréciation sur le
fonctionnement de l’office. L’ancien ordonnateur conteste l’observation de la chambre et
explique qu’il
«
semble que la chambre régionale des comptes n’a
it pas eu connaissance des
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
26
rapports rédigés, transmis au préalable ou remis en séance à chaque comité de direction
». Il
ajoute que ces rapports étaient rédigés afin de présenter «
une information la plus précise et
explicite possible »
et dans
«
une continuité d’année en année pour permettre aux membres du
comité de direction d’évaluer les propositions faites en connaissance de cause
». BT, quant à lui,
estime que «
les informations présentées au comité de direction nous semblent au contraire
suffisamment étayées pour rendre compte des actions menées par BT
»,
point de vue non partagé
par la chambre.
L’article R.
2221-
50 du CGCT dispose que le rapport d’activité présente «
les mesures
qu
’
il convient de prendre pour : 1° Abaisser les prix de revient ; 2° Accroître la productivité ;
3° Donner plus de satisfaction aux usagers ».
Ces points n’y sont pas abordés.
La chambre invite à
définir un cadre pérenne pour la construction de son rapport d’activité
annuel en s’appuyant notamment sur les axes qui
seront définis par le prochain schéma de
développement touristique (cf. § 3.1), et de veiller à restituer au comité de direction des
indicateurs d’activité exhaustifs et comparables d’une année sur l’autre, permettant un suivi
pluriannuel, et à joindre une
description détaillée des activités de l’office.
3.3
La qualité insuffisante des indicateurs de suivi d’activité
Les données statistiques présentées en comité de direction étant insuffisantes pour
retracer l’évolution de l’activité de BT sur la période, la c
hambre régionale des comptes a
demandé à avoir communication des états statistiques disponibles en interne.
BT a transmis un état de suivi des manifestations de 2017 à 2020 pour les salles affermées,
celui de 2021 n’ayant pas encore, en juin 2022, été élab
oré. Cet état ne distingue pas la
fréquentation des sites « Bellevue », « casino municipal » et « Gare du Midi », seule la
fréquentation de «
Halle d’Iraty
» est isolée. En outre, aucun décompte par salle n’est précisé, ni
aucun élément ayant trait à la sa
isonnalité de l’activité, alors même que l’office a indiqué que les
salles étaient peu mobilisées pendant la haute saison touristique. Aucun autre tableau de suivi n’a
été transmis.
Tableau n° 2 :
fréquentation des salles affermées
2017
2018
2019
2020
Manifestations : Bellevue,
Casino, Gare du Midi
262
254
259
103
Manifestations :
Halle d’Iraty
28
22
27
13
Nombre de participants aux
manifestations : Bellevue,
Casino, Gare du Midi
179 738
182 101
207 779
51 680
Nombre de participants aux
manifestations : : Halle
d’Iraty
120 806
105 770
73 693
48 192
Nombre de jours d’exploitation
des salles : Bellevue, Casino,
Gare du Midi
551
601
599
223
Nombre de jours d’exploitation
des salles :
Halle d’Iraty
82
60
85
31
Source
: BT, d’après les fichiers «
données statistiques 2017-2018-2019-2020 »
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
27
Concernant la fréquentation de l’accueil, la chambre régionale des comptes n’a été en
mesure de reconstituer, à partir des différents rapports d’activité, que la fréquentation annuelle
pour les années 2017 et 2018 et la fréquentation pour les mois de juillet, août et septembre de
2017, 2018 et 2019 (données figurant dans les bilans de la haute saison touristique de 2017 et
2019, mais qui ne semblent
a
priori
pas homogènes entre 2017 et 2018).
Tableau n° 3 :
fréquentation
de l’accueil
2017
2018
2019
Juillet
30 791
22 863
22 679
Août
37 882
32 738
29 314
Septembre
21 368
18 616
21 708
Total haute saison
90 041
74 217
73 701
Année
184 370
175 000
Source : bilans de la haute saison touristique
et rapports d’activité
Pour les publications, seul un suivi parcellaire a pu être reconstitué, les évolutions du
nombre d’exemplaires édités n’étant pas commentées.
Tableau n° 4 :
d
iffusion des documents d’information
2017
2018
2019
2020
2021
Meeting Planner
2 000
Calendrier des marées
70 000
65 000
65 000
50 000
Guide hébergement
15 000
12 000
12 000
12 000
Plan de ville
80 000
80 000
80 000
50 000
Plan touristique
160 000
160 000
160 000
160 000
Guide touristique espagnol
20 000
3 000
Guide touristique anglais
40 000
3 000
Guide touristique russe
5 000
Guide des restaurants
20 000
25 000
30 000
25 000
Plan de l'agglomération
90 000
Magazine Biarritz
60 000
Source
: rapports d’activité
BT a élaboré, jusqu’à début 2020,
un tableau de bord mensuel mais qui ne rend pas
compte de la totalité de l’activité de l’office. Il ne présente qu’un suivi du chiffre d’affaires
facturé et prévisionnel pour les salles affermées, sans précision des salles concernées,
accompagné de quelques données quantitatives (durée moyenne des manifestations), les
encaissements de la billetterie pour les spectacles, qui ne correspondent pas au chiffre d’affaires
effectivement encaissé puisque BT ne perçoit qu’une commission, ainsi que les encaissements
mensuels générés par le logiciel de réservation (système « Citybreak », puis « Elloha » en 2019).
Les autres activités ne n’y sont pas retracées.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
28
D’une manière générale, les divers services disposent de données statistiques à leur
niveau, mais elles ne semblent pas faire l’objet d’une consolidation dans un document de pilotage
à l’usage du comité de direction. En réponse, l’ancien directeur conteste les observations de la
chambre, soulignant que dans son rapport de 2009 celle-ci avait relevé que BT assurait le suivi
précis d’indic
ateurs tels que «
les retombées économiques qu’engendrent les actions menées, le
nombre de nuitées en hébergement marchand et non marchand sur l’année, la fréquentation
générale de la station mais aussi l’analyse de la provenance de nos visiteurs, la durée
de leur
séjour et sur quelle période de l’année, le suivi des retombées presse et des réseaux sociaux et
bien entendu le suivi du nombre de congrès et d’événements accueillis au crédit de Biarritz
Tourisme, leur durée, leur fréquentation
», lesquels auraient continué à être suivis de manière
précise et fiable. BT, en réponse indique, suivre toujours les mêmes indicateurs. La chambre
régionale des comptes ne partage pas ce constat au regard des différents documents de suivi
d’activité dont elle a eu connais
sance et analysés (cf.
supra
).
Interrogée, la directrice a indiqué que la mise en place d’un nouveau tableau de bord était
à l’étude. La chambre régionale des comptes recommande à BT d’élaborer un tableau de bord de
suivi des activités précis, intégrant un historique, comportant, par activité, des informations sur
le chiffre d’affaires généré, mais également des données de nature à éclairer le lecteur sur le
niveau de service rendu. Ce document devrait permettre l’élaboration d’un rapport d’activité plus
complet et plus opérationnel à soumettre au comité de direction pour lui permettre de prendre ses
décisions en toute connaissance de cause, ce qui n’est pas le cas aujourd’hui.
Recommandation n°
4 : enrichir et stabiliser des indicateurs fiables permettant
d’apprécier l’efficacité de l’office de tourisme, de fixer et de suivre des objectifs
stratégiques et de rendre compte de son activité, au travers notamment des rapports
d’activité annuels
.
3.4
Les relations avec la ville de Biarritz
3.4.1
Le financement de l’activité de BT par
la ville
Lorsqu’un office de tourisme est constitué sous forme d’EPIC, situation de BT, le produit
de la taxe de séjour perçu par la commune lui est obligatoirement intégralement reversé,
conformément aux dispositions de l’article L.
133-7 du CT
39
. Or, en
l’espèce, la ville de Biarritz
ne reverse qu’une partie de cette taxe à l’office de tourisme.
En application du même article du CT, un office de tourisme, constitué sous la forme d’un
EPIC, peut également percevoir des recettes provenant de la taxe additionnelle aux droits
d’enregistrement (droits de mutation) ou encore des subventions d’exploitation.
La ville de Biarritz, pour la période examinée, a voté chaque année le versement à BT de
subventions d’exploitation, d’une partie de la taxe additionnelle aux
droits d’enregistrement et
d’une partie de la taxe de séjour. Les reversements n’ayant pas toujours été correctement imputés,
39
Cf. réponse à la question écrite n° 14 376 de Jean-Louis Masson :
« le produit de la taxe de séjour est
automatiquement affecté au budget de l’office de tourisme
»
.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
29
la chambre régionale des comptes a procédé à un retraitement, à partir des pièces justificatives
émanant de la ville et annexées aux titres de recettes.
Les montants du reversement de la taxe de séjour et de la taxe additionnelle n’ont pas
évolué pendant la période examinée. La subvention d’exploitation, en revanche, a progressé en
2019, en raison du transfert de l’activité d’organi
sation de manifestation assurée précédemment
par l’association Biarritz Évènement, et reprise temporairement en régie par Biarritz. Elle a
toutefois été fortement réduite en 2022
, la ville indiquant l’avoir revue à la baisse en raison du
résultat important constaté en 2021 (455 334
€, cf. §
5.1).
Les versements de la ville, pour la période examinée, n’ont jamais dépassé les montants
votés en conseil municipal.
Tableau n° 5 :
subventions versées par la ville -
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Versement au titre de la taxe de séjour
600 000
600 000
600 000
600 000
600 000
Versement au titre de la taxe
additionnelle
862 000
862 000
862 000
862 000
862 000
Dont versement destiné au financement
des feux d’artifice de juillet et août
(imputation 747480)
84 996
84 996
84 996
84 996
Subventions
538 000
538 000
1 228 283
1 206 000
1 130 000
Dont service Biarritz évènement
(imputation 747850)
668 283
646 000
710 000
Dont subventions autres activités hors
contrat d’affermage (imputation 747800)
538 000
538 000
420 000
Subvention pour sujétion de service
public
(contrat d’
affermage, soumise à
TVA)
64 000
64 000
64 000
64 000
Total
2 064 000
2 064 000
2 754 283
2 732 000
2 592 000
Source : comptes financiers et liasses comptables
La ville de Biarritz doit
régulariser les modalités de financement de l’office de tourisme
en lui reversant
, conformément à l’article L.
133-7 du CT
, l’intégralité de la taxe de séjour perçue
sur son territoire. En réponse aux observations provisoires de la chambre régionale des comptes,
celle-ci
a indiqué qu’elle procéderait à l’avenir au reversement intégral de la taxe de séjour au
profit de l’office de tourisme.
Recommandation n°
5 : en lien avec la commune, régulariser les modalités de
financement de l’office de tourisme en lui affectant l’ensemble de la taxe de séjour perçue
par la commune.
3.4.2
La conclusion d’une convention d’objectif entre la ville et Biarritz Tourisme
pour la seule activité évènementielle
En 2019, la ville et BT ont conclu une convention pluriannuelle
d’objectifs et de moyens
pour la période 2019 à 2021 pour l’activité concernant le seul service «
Biarritz Évènement »,
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
30
chargé de l’organisation de manifestations. La convention prévoit l’octroi de 710
000
€ en 2019
,
pour la réalisation d’évènements, qui sont énumérés en annexe et pour la participation aux
dépenses de fonctionnement du service. La ville n’a pas versé la totalité de la subvention en 2019,
l’activité n’ayant été transférée qu’au 2
e
trimestre. Le montant des salaires des agents du service
et quelques frais ont été déduits, conformément à la convention, sans notification officielle
toutefois.
La convention prévoyait que BT fournisse un compte rendu sur les activités faisant l’objet
de la convention, devant comporter les faits marquants, les projets de BT à court et moyen termes,
l’état de fréquentation annuelle des activités, les comptes financiers détaillés de l’année écoulée,
ainsi qu’un budget prévisionnel détaillé, fourni à l’appui de la demande de sub
vention, avant le
31 janvier.
La chambre régionale des comptes a observé, à partir des documents officiels consignés
dans le registre des délibérations, que le budget primitif détaillé de l’activité du service «
Biarritz
Évènement
» n’a été présenté qu’à
compter du comité de direction de février 2021, le budget
primitif de 2020 consigné dans le registre des délibérations, présenté le 18 février
2020, n’étant
,
quant à lui, pas détaillé sur ce point. Quant aux comptes financiers transmis, ils ne détaillent pas
spécifiquement les données de « Biarritz Évènement », seule une présentation très générale des
résultats par « activité commerciale » et « activité non commerciale » figurant au compte
financier de 2020. Interrogées, la responsable du service comptable et la comptable publique de
BT ont indiqué que des documents de travail ont cependant pu être distribués aux membres du
comité de direction en complément.
Interrogé sur les documents transmis à la ville, BT a indiqué qu’étaient envoyés les
rapports d’orien
tation budgétaire, le dossier de présentation budgétaire, le compte financier (qui
comporte les rapports de gestion et d’activité), le
tableau de bord de gestion trimestriel prévu par
l’annexe n°
7 du contrat d’affermage (cf. § 3.4.2), et de manière inform
elle diverses données
statistiques. Parmi ces documents, seul le tableau de gestion, hormis le budget de 2021 et 2022,
traite de l’activité de «
Biarritz Évènement », en présentant un état des consommations des
charges et des encaissements des recettes spécifiques à cette activité, les informations qualitatives
et prospectives n’étant cependant pas transmises.
La chambre régionale des comptes a par ailleurs relevé que les informations présentées
dans les tableaux de bord de gestion sur la situation globale de BT (incluant les données de
« Biarritz Évènement ») ne correspondaient pas à celles figurant dans les comptes financiers et
les comptes du comptable. Dès lors, il n’est pas certain que les informations relatives à «
Biarritz
Évènement » soient fiables, les écarts relevés étant importants. En réponse,
l’ordonnateur a
expliqué que les données du tableau de bord de gestion comportaient des données
prévisionnelles, contrairement aux données du comptable, justifiant ainsi les écarts. La chambre
constate cepe
ndant, d’après les libellés des tableaux de gestion, que les données transmises à la
ville sont censées faire état du réalisé et non d’une situation prévisionnelle
40
.
40
Les tableaux présentent des colonnes « Exercice-écoulé
–
réalisé » et « exercice en cours
–
réalisé, et un libellé
« tableau de bord de gestion situation du réalisé au xx/xx/xxxx).
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
31
Tableau n° 6 :
comparaisons des données du tableau de gestion avec les documents
comptables officiels -
en €
2018
2019
2020
2021
Tableau de gestion au 31/12/N
Produits d
’
exploitation
6 088 794
6 728 925
4 514 618
5 630 268
Charges d
’
exploitation
6 135 570
6 581 284
4 516 689
5 177 744
Résultat d
’
exploitation
-46 776
147 641
-2 071
452 524
Comptes annuels du comptable
Produits d
’
exploitation
5 321 123
6 717 737
4 042 022
5 218 046
Charges d
’
exploitation
5 319 357
6 565 956
4 044 095
4 749 008
Résultat d
’
exploitation
1 765
151 781
-2 073
469 039
Compte de résultat du compte financier
Produits d
’
exploitation
5 321 123
6 717 737
4 042 022
Charges d
’
exploitation
5 319 357
6 565 956
4 044 095
Résultat d
’
exploitation
1 765
151 781
-2 073
Source : comptes financiers, comptes du comptable et tableaux de gestion
La fixation de la
subvention pour 2020 et 2021 était adossée à la présentation d’un
«
budget prévisionnel des évènements à programmer
» et du «
bilan des objectifs de l’année
précédente
» et devait donner lieu à un avenant. Ces informations ne figurent pas dans les
document
s transmis à la ville. Dès lors, il n’est pas certain que la ville ait disposé de toutes les
informations lui permettant d’arrêter le montant de la subvention, qui a par ailleurs été notifié de
manière informelle, les délibérations de la ville de 2020 et 2021 ne précisant pas la part des
subventions réservées aux activités de « Biarritz Évènement ».
La chambre régionale des comptes observe que la subvention de 2020 a été maintenue
quasi à l’identique. Le tableau de gestion, établi au 31
décembre 2020, fait effectivement état de
dépenses de fonctionnement équivalentes à celle de l’année 2019, alors même que les
manifestations ont été en grande partie annulées en raison de la crise sanitaire, ce qui ne semble
pas cohérent. En réponse, BT a expliqué que certaines dépenses avaient été engagées avant la
déclaration de l’urgence sanitaire.
En 2022, la ville et BT ont signé une
nouvelle convention d’objectifs
, identique à la
précédente, reconduisant pour 2022 une subvention de 710 000
€, justifiée par un programme
de
manifestations annexé à la convention.
S’agissant du suivi de l’activité du service «
Biarritz Évènement », la directrice de BT a
confirmé l’absence de restitution à la ville et a expliqué que, dans les faits, elle ne supervisait pas
le service, qui s’a
dressait directement à la ville, un élu de la ville validant même les factures
engagées avant paiement
alors que l’office s’assure seulement du non dépassement de
l’enveloppe budgétaire déléguée. Elle a précisé qu’elle avait sollicité la ville afin que cet
te
activité lui soit retirée, ce qui devrait être effectif au 1
er
janvier 2023.
Concernant le versement de la subvention aux autres activités, hors activité d’affermage,
la ville et BT n’ont jamais conclu de contrat d’objectifs et de moyens. Eu égard aux s
ommes en
jeu importantes, la chambre régionale des comptes invite BT à se rapprocher de la ville afin
d’établir une convention pluriannuelle d’objectifs et de moyens justifiant le versement des
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
32
subventions, si le reversement de la taxe de séjour s’avérait
insuffisant. En réponse aux
observations provisoires de la chambre, la ville de Biarritz a fait part de son intention de conclure
une convention d’objectifs et de moyens intégrant l’ensemble des missions confiées à Biarritz
Tourisme. Afin améliorer le suiv
i de l’emploi de l’ensemble des moyens, humains, financiers,
ou matériels, qu’elle met à la disposition de l’office de tourisme, la ville souhaite obtenir des
«
informations périodiques et objectives sur les résultats et le niveau d’activité de l’EPIC au
m
oyen d’outils de pilotage et de reporting financier
».
3.4.3
Le contrat d’affermage
BT s’est vu confier la gestion des salles de congrès et de spectacles de la ville de Biarritz
(casino municipal, le Bellevue, théâtre de la G
are du Midi, halle d’Iraty), le 18
janvier 2006, par
un contrat d’affermage. La ville de Biarritz a renouvelé c
e contrat pour une durée de dix ans, à
compter du 1
er
janvier 2016. Le contrat comporte dix annexes. La chambre régionale des comptes
a constaté que l’annexe n°
4 «
règlement intérieur de chaque équipement
», devant être jointe
ultérieurement, n’était pas consignée dans le dossier archivé relatif à ce contrat, non dématérialisé
par ailleurs. Le contrat vise curieusement le bâtiment administratif de l’office de tourisme
(bâtiment « Javalquinto
»), dont aucune salle n’est louée pour des manifestations et qui abrite le
service d’accueil des touristes et les bureaux des salariés.
3.4.3.1
Des avenants à préciser
Les divers avenants ou conventions ont modifié le contrat initial. Ils n’ont pas
donné lieu
à une présentation en comité de direction.
L’avenant n°
1 du 19 avril 2016 est venu modifier la tarification appliquée à la ville de
Biarritz, définie à l’annexe n°
8 « grille tarifaire
» et à l’article 12
-
2 du contrat d’affermage.
Conformément à la délibération du comité de direction du 31 mars 2016, la ville a bénéficié
d’une réduction de 50
% pour la location des salles de spectacle (salle du théâtre du casino
municipal et salle Atalaya de la Gare du Midi) et 30 % sur les autres salles du site Bellevue et du
casino municipal.
Un second avenant, signé le 20 avril 2019, a modifié le périmètre du contrat, BT se voyant
retirer la gestion de l’espace Gamaritz et Cachaou de la
Gare du Midi, confiée au centre
chorégraphique national (CCN) de Biarritz, déjà gestionnaire d’une partie des locaux de la
Gare
du Midi, la salle Cachaou étant, dans les faits, déjà exploité par ce gestionnaire. L’avenant prévoit
toutefois la possibilité po
ur BT de commercialiser ces salles, ainsi qu’une nouvelle salle, la salle
Cucurlon, mise à disposition par le CCN.
Une convention tripartite, signée entre la ville, BT et le CCN, en février 2019, est venue
compléter l’avenant susmentionné en organisant l’u
tilisation partagée de la salle Gamaritz et de
la salle Cucurlon. La convention précise ainsi que la mise à disposition par le CCN à BT de ces
deux salles se fait à titre gratuit
41
. La chambre régionale des comptes observe que la convention
ne prévoit pas de tarif de location pour la salle Cucurl
on et le comité de direction n’en a pas établi
par la suite
. BT a indiqué que cette salle n’était pas
proposée à la location. Ces salles ont été
41
La salle Gamaritz pouvant être réservée 60 jours au maximum par BT.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
33
mises à la disposition du CCN, par la ville, par un contrat d’occupatio
n du domaine public. Dans
la mesure où l’occupation de ces salles relève du domaine public de la ville, elle ne peut se faire
à titre gratuit pour BT, en application de l’article L.
2125-1 du CG3P
42
.
Un avenant à la convention tripartite, signé le 17 mai 2021 par BT et le CCN a modifié
les termes de ladite convention. Il prévoit que la salle Caritz, principalement utilisée par le CCN
puisse être commercialisée par BT. La chambre régionale des comptes relève que le contrat
d’affermage attribuait la gestion de
cette salle à BT, qui devait dès lors en assurer l’entretien et
le renouvellement du mobilier, en application de l’article n°
11 de la convention, alors même
qu’il ne pouvait en avoir l’usage. L’ordonnateur
, en réponse, précise que les salles Gamaritz,
Ca
chaou, Cucurlon et Caritz n’ont jamais été commercialisées par BT. Dès lors, afin de simplifier
les relations entre les divers occupants du site, la chambre invite BT à se faire préciser par la ville
les modalités d’occupation des salles de la Gare du Midi
.
Par avenant n° 3, signé par le directeur le 5 janvier
2021, modifiant l’article 6
-2 de la
convention, la ville de Biarritz a obtenu la réservation à titre gratuit de la salle de la Rotonde ou
des « ambassadeurs » du bâtiment Bellevue, au maximum 12 fois par an, outre les cinq
réservations à titre gratuit dont elle pouvait déjà bénéficier, la ville devant s’acquitter néanmoins
d’un forfait couvrant les frais d’eau, d’électricité et de personnel qui serait «
défini ultérieurement
entre les parties ».
L’analyse de la
facture
pour l’occupation de la salle Bellevue du
24 septembre 2021 montre que BT a bien facturé la prise en charge des frais susmentionnés, le
tarif appliqué pour les agents de sécurité étant cependant inférieur à ceux mentionnés dans les
conditions générales de ventes. Le montant de ces frais n’a cependant pas fait l’objet d’un accord
signé entre les parties. BT n’a été en mesure de transmettre à la chambre qu’un document,
non
daté, non signé, précisant le montant des forfaits par site (Bellevue, casino municipal, halle
d’Iraty) appliqués à la ville, correspondant bien à ceux facturés à la ville, bien que ne mentionnant
pas le prix horaire du responsable technique, facturé 32,91
€ HT/heure.
3.4.3.2
L’économie générale du contrat à revoir
Le contrat
d’affermage a été conclu, sans publicité sur la base de l’article L.
1411-12 du
CGCT en vigueur jusqu’au 1
avril 2016. En effet, BT est un établissement public sur lequel une
personne publique (la ville de Biarritz) exerce un contrôle comparable à celui qu
’
elle exerce sur
ses propres services et dont l
’
activité déléguée figure expressément dans les statuts de
l
’
établissement
43
.
Le contrat d’affermage s’inscrit dans le cadre des délégations de service public (DSP), ou
plus largement des contrats de concessio
n. Le ministère de l’intérieur a indiqué, dans sa réponse
à la question n° 20826 du Sénat, publiée au journal officiel le 30 juin
2016, qu’il n’existait pas
de définition législative ou règlementaire des modes de délégation, mais que la jurisprudence du
Conseil d
’
État a toutefois caractérisé différents types de délégation de service public, dont
l’affermage. L’affermage est ainsi un contrat
par lequel le délégataire s
’
engage à gérer un service
public, à ses risques et périls, contre une rémunération, versée par les usagers. Le délégataire
42
«
Toute occupation ou utilisation du domaine public d
’
une personne publique mentionnée à l
’
article L. 1
[établissements publics] donne lieu au paiement d
’
une redevance ».
43
Cette dispense de publicité a été maintenue par le code de la commande publique. Dans le cadre de contrats de
concession dit de « quasi-régie », définis aux article L. 3211-1 à L. 3211-5 du code de la commande publique,
l’article L.
3221-
1 du code précité ne prévoit pas la mise en œuvre de mesure de publicité.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
34
reverse à la personne publique une redevance destinée à contribuer à l
’
amortissement des
investissements qu
’
elle a réalisés. Les ouvrages nécessaires à l
’
exploitation du service sont remis
au fermier par l
’
autorité délégante qui, en règle générale, en a assuré le financement, le fermier
étant chargé de la maintenance de ces ouvrages ou, dans certains cas, de leur modernisation ou
leur extension
44
.
Le calcul de la redevance versée par le délégataire ne répond que partiellement aux
exigences d’un contrat d’affermage. En effet, BT reverse un loyer dont le montant est fixé, par
l’article 12
-3 du contrat, à 6
% du chiffre d’affaires hors taxes annuel réalisé, qui ne semble pas,
dès lors, être adossé au montant de l’amortissement de
s biens de la collectivité, cette dernière
ayant exposé des dépenses conséquentes pour l’entretien des salles (cf. annexe n°
8). Par ailleurs
les articles 12-2 et 12-5 des conditions financières prévoient que les tarifs de locations des salles
puissent être modifiés par le comité de direction, sur accord de la ville, et imposent une
tarification spécifique pour la ville pour la réservation de salles, BT n’étant ainsi pas totalement
maître de sa tarification, alors qu’il doit assumer, à ses risques, la gesti
on du service.
Le contrat prévoit un réexamen tous les trois ans des clauses financières (article 12-5).
Pendant la période examinée, BT et la ville de Biarritz n’ont pas procédé à de telles révisions. En
effet, les comités de direction de BT n’en font pas
état, les tarifs de locations n’ayant été modifiés
qu’
une seule fois en mars 2016.
3.4.3.3
Le versement d’une subvention pour compensation de contraintes de service
public non justifiée.
L’article 12
-
6 du contrat d’affermage prévoit que l’office puisse «
dans le cadre de sa
politique commerciale, être en mesure de consentir
[aux organisateurs de salons, congrès et
évènement]
des tarifs compétitifs et donc consentir des réductions de tarifs, qui peuvent évoluer
en fonction de l’importance de l’évènement et du volume de réservations faites par l’opérateur
»,
en contrepartie
du versement d’une subvention pour compensation de contraintes de service
public, dans le respect de l’article L.
2224-2 du CGCT, sur présentation des justificatifs transmis
par BT, pour certains spectacles organisés à la Gare du Midi présentant un
caractère d’
intérêt
général.
L’annexe
n° 9 du contrat présente la programmation de spectacles, à la Gare du Midi,
pour la saison 2016, pour lesquels BT a consenti une tarification particulière (gratuité ou
réduction de 50
% par rapport aux tarifs publics en vigueur). Pour 2016, l’aide a été fixée à
64 000
€ et correspond au montant effectif de la contribution de BT. D’après les délibérations de
la ville, ce montant a été reconduit en 2017, 2018, 2019, 2020, sans présentation de justificatifs,
hormis en 2017 pour un montant prévisionnel identique à 2016. La chambre observe par ailleurs
que cette subvention a été maintenue en 2020 alors même que la crise sanitaire a imposé la
fermeture des salles de
spectacle une grande partie de l’année.
Aussi, elle ne s’explique pas sur
ce qui a motivé cette subvention depuis 2017. En 2021 et 2022, cette subvention a été supprimée,
sans que cette suppression fasse l’objet d’une justification écrite ou d’un avenant à
la convention.
44
C
onseil d’État
, 29 avril 1987,
commune d
’
Élancourt
.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
35
3.4.3.4
Le calcul des redevances dues à la ville non conforme au contrat d’affermage
La redevance annuelle versée à la ville correspond à 6
% du chiffre d’affaires annuel hors
taxes réalisé par BT l’année précédente, après production des comptes certifiés par l’expert
-
comptable.
Le chiffre d’affaires pris en compte pour le calcul du montant de la redevance annuelle
repose sur une comptabilité analytique, mise en place par la responsable du service comptable,
suivie sur tableur
45
, à partir des données saisies dans le logiciel comptable et des codes
analytiques associés.
Une synthèse de cette comptabilité analytique est annexée aux rapports d’activités
(cf. annexe n° 6)
. Les informations qu’elle contient font l’objet de retraitemen
ts manuels selon
des règles qui n’ont pas été formalisées et qui ne figurent pas dans le
guide des procédures
transmis par la responsable du service comptable, ce document étant très peu détaillé et très peu
explicite, par ailleurs non daté et non signé.
La chambre a relevé des incohérences entre les données de cette comptabilité analytique
et celles présentées dans les comptes financiers. À titre d’exemple, pour l’année 2020
, la
comptabilité analytique mentionne un total de recettes de 1 526 154,71
€ pour
l’activité des sites
affermés alors que le compte de résultat fait apparaître un total de 1 233 965
€, toutes activités
confondues. Les écarts entre les chiffres d’affaires issus des comptes financiers et ceux issus de
la comptabilité analytique s’expliqu
ent, en particulier, par des retraitements opérés sur les
montants facturés à la ville de Biarritz et par la prise en compte de produits qualifiés d’«
autres
recettes » sans précisions sur leur nature exacte. La responsable financière a fourni quelques
explications sur la nature de certaines de ces recettes, imputées aux « autres sites », parmi
lesquelles figurent des recettes issues de la vente des visites du phare et de la chapelle impériale
46
,
se rattachant pourtant à l’activité de l’accueil du site admin
istratif et des recettes issues du service
commercial, dont le périmètre, variable selon les années, n’a pas été arrêté.
Enfin, les dépenses et les recettes de la section d’investissement ne sont pas retracées, de
telle sorte qu’il n’est pas possible de v
érifier si la section est équilibrée.
Tableau n° 7 :
rapprochement entre la comptabilité analytique et les comptes financiers-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Chiffre d
’
affaires issu du compte financier (comptes 70)
3 226 129
3 146 981
3 963 454
1 233 965
2 657 692
Chiffre d
’
affaires issu de la comptabilité analytique
(comptes 70, activité liée à l’affermage)
2 964 059
3 030 324
3 658 315
1 396 098
3 223 854
Écart
262 070
116 657
305 139
-162 133
-566 162
Sources
: comptes financiers et rapports d’activité de
Biarritz Tourisme
La vérification du calcul des redevances versées par la ville depuis 2017 a mis en évidence
des règles de calcul non conformes au contrat d’affermage et défavorables financièrement pour
la ville de Biarritz. BT ne prend en compte que le
chiffre d’affaires généré par la location des
salles et a expliqué
exclure de ce chiffre d’affaires les factures payées par la ville avec 50
% ou
plus de remise. Le contrat d’affermage arrête cependant l’assiette de calcul à «
6 % du chiffre
d’affaires HT annuel réalisé par l’EPIC dans le cadre du présent contrat d’affermage
», sans
45
Modèle transmis : « compte_financier-2021.xlsx ».
46
Fichier BT « autre recettes.pdf ».
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
36
distinction des recettes. Ce retraitement n’a pas fait l’objet d’une validation de la part de la ville
de Biarritz et du comité de direction, en dehors d’un accord oral évoqué p
ar BT entre son ancien
directeur et les services de la commune.
Tableau n° 8 :
calcul des redevances dues à la ville
–
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Chiffre d’affaires par salle
(location seule)
Bellevue
570 852
635 702
760 859
185 252
480 313
Gare du Midi
316 463
336 953
378 394
140 765
226 819
Casino municipal
585 901
597 995
803 930
251 539
465 299
Iraty
332 089
258 117
340 263
120 107
156 256
CA total
1 805 304
1 828 767
2 283 446
697 663
1 328 686
Loyers théoriques
Bellevue
40 142
34 251
38 142
45 652
11 115
Gare du Midi
20 609
18 988
20 217
22 704
8 446
Casino municipal
28 791
35 154
35 880
48 236
15 092
Iraty
16 410
19 925
15 487
20 416
7 206
Total loyers théoriques
105 952
108 318
109 726
137 007
41 860
Total loyers effectifs
85 290
86 116
84 511
114 990
32 963
Sources : comptes financiers et grands livres comptables de Biarritz Tourisme
La minoration du chiffre d’affaires opérée par BT pour établir les montants des
redevances annuelles dues à la ville a entraîné pour cette dernière un manque à gagner cumulé
de 90
096 € de 2017 à 2021, en se basant sur le seul chiffre d’affaires issu de la location des
salles.
En réponse, l’ordonnateur souligne que la ville de Biarritz n’a jamais contesté le montant
des redevances ver
sées, mais qu’il consultera le comité de direction afin qu’il «
infirme ou valide
la méthode appliquée depuis l’origine du contrat
».
3.4.3.5
L’absence de rapport du délégataire
Conformément à l’article L.
1411-3 du CGCT en vigueur à la signature du contrat
d’affermage
47
, l’article 13
-
1 du contrat d’affermage stipule que le délégataire remette au délégant
un rapport comportant, avant le 1
er
juin :
•
un compte rendu technique ;
•
un compte-rendu financier ;
•
une analyse de la qualité de service ;
•
une annexe
permettant au délégant d’apprécier les conditions d’exécution du
service public ;
•
un rapport commercial.
47
Depuis le 1
er
avril
2019 obligation découlant de l’article L.
3131-5 du code de la commande publique, article 52
d
e l’o
rdonnance n° 2016-65 du 29 janvier 2016 relative aux contrats de concession du 1
er
avril 2016 au
1
er
avril 2019, article L. 1411-3 du CGCT auparavant.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
37
BT
n’élabore pas
ce rapport. Seule une présentation analytique succincte est jointe au
compte financier (cf. § 3.5.4) transmis à la ville de Biarritz.
Toutefois, pour BT
48
, les informations demandées sont présentes dans le compte-rendu
financier, le rapport d’activité et le rapport de gestion, qui comportent un certain nombre de
statistiques à savoir le «
détail des manifestations, le nombre de participants, le nombre de
nuitées générées, le montant des investissements
…
»
et
le bilan annuel de la haute saison
touristique à la fin de l’été
. La chambre régionale des comptes constate,
d’une part,
que ces
documents ne sont pas tous transmis à la même date et
que, d’autre part,
les
rapports d’activités
et de gestion étant très peu détaillés (cf. § 2.4.4) et n’isolant pas spécifiquement les données
relatives à l’exploitation des salles, ces données sont insuffisantes pour appréhender l’activité.
En outre, le compte financier se limite à présenter un tableau analytique «
ventilation des charges
et produits des sites affermés
», par salle, sans historique, et sans explication littérale. Concernant
le compte-
rendu technique, BT a expliqué qu’un «
responsable unique sécurité » a été mis en
place à la Gare du Midi et au casino municipal, que «
tous les bâtiments sont gérés conjointement
avec les équipes de la mairie »,
et que la ville gère même les contrats de maintenance du casino
municipal
.
Dès lors aucun rapport ann
uel n’est produit
,
la ville pouvant être tenue informée
quotidiennement, selon BT.
La chambre régionale des comptes relève que
la convention d’affermage
prévoit que BT
prenne à sa charge et l’initiative des réparations d’entretien et de grosse réparation et les
réparations locatives.
BT n’établit pas de bilan spécifique pour la ville de Biarritz.
En effet, les
dépenses d’investissement des salles affermée
s sont énumérées dans les rapports de gestion ou
d’activité, avec les autres dépenses d’investissement.
La chambre a donc reconstitué les dépenses d’investissement pour les salles affermées
d’après un document transmis par l’office de tourisme
49
et les grands livres. Les investissements
de BT apparaissent modestes (72 917,2
€ en moyenne). Concernant les réparations d’entretien et
les réparations locatives, elles ne sont pas identifiées spécifiquement dans les tableaux
analytiques, les comptes 6152 « entretiens et réparation » et 6156 « maintenance »,
comptabilisant d’autres dépenses comme des dépenses de nettoyage des salles, de réparations et
d’entretien de matériels, de maintenance, ou encore des contrôles divers (sécurité notamment).
Néanmoins, ils font apparaître des dépenses elles aussi limitées (283 348
€ en moyenne).
Tableau n° 9 :
t
ravaux d’investissement réalisés par BT sur les salles affermées
-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Total
Gare du midi
69 284
35 885
20 381
9 368
134 91879
Casino
7 514
2 693
85 756
4 533
100 495
Bellevue
8 450
2 574
50 432
13 990
3 386
78 832
Iraty
39 360
5 166
5 815
50 341
Travaux communs (téléphonie)
26 863
Total
151 471
46 318
156 568
23 358
13 734
364 587
Source :
CRC, d’après
BT et les grands livres
48
Message du 20 mai 2022.
49
Document « travaux-site-affermés ».
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
38
Tableau n° 10 :
dépenses
d’exploitation, de maintenance, et d’entretien
-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Total
Entretiens et réparations
4 104
19 358
39 503
12 626
17 632
93 222
Maintenance
38 514
33 967
38 424
37 379
37 708
185 991
Total Gare du midi
42 617
53 324
77 926
50 005
55 340
279 213
Entretiens et réparation
42 070
39 369
61 584
12 141
36 913
192 078
Maintenance
37 454
39 817
36 335
21 308
19 493
154 407
Total Casino
79 524
79 186
97 920
33 449
56 407
346 485
Entretiens et réparation
20 906
36 811
49 133
8 466
21 764
137 080
Maintenance
51 668
54 050
52 047
48 511
50 476
256 752
Total Bellevue
72 574
90 861
101 180
56 977
72 241
393 833
Entretiens et réparation
20 906
49 722
10 310
11 470
11 839
104 246
Maintenance
51 668
58 816
60 254
59 720
63 125
293 583
Total Iraty
72 574
108 538
70 564
71 190
74 964
397 829
Total
267 290
331 909
347 590
211 620
258 951
1 417 360
Source : CRC Nouvelle-Aquitaine, les grands livres et les tableaux analytiques des comptes financiers
Le rapport technique pourrait utilement intégrer un historique des dépenses exposées par
BT, prévues par le contrat d’affermage, en investissement comme en exploitation, ainsi qu’un
plan
pluriannuel des investissements et de l’entretien, détaillé par salles affermées, ces éléments
revêtant une importance certaine, la maire de la ville et la directrice de BT ayant fait part de la
vétusté des salles de spectacle et de congrès et de leur nécessaire rénovation.
BT
et la ville doivent revoir l’économie générale du contrat d’affermage, en particulier
le
périmètre du chiffre d’affaires à prendre en compte
pour le calcul de la redevance. Ils convient
également qu’ils clarifient
leurs relations avec le CCN et valident tous les montants forfaitaires
facturés pour l’occupation de salle
s par la ville. Enfin, BT doit produire le rapport du délégataire
tel que prévu au contrat d’affermage
et se rapprocher des services de la ville pour en définir le
contenu attendu.
Recommandation n°
6 :
revoir l’économie générale du contrat d’affermage en clarifiant
les relations financières entr
e la commune et Biarritz Tourisme ainsi qu’avec le centre
chorégraphique national et, conformément à l’article L. 1411
-3 du CGCT, établir et
transmettre à la commune le rapport du délégataire pour les salles affermées.
3.5
La politique commerciale pour la location de salles affermées à
formaliser
3.5.1
Les relations commerciales avec la ville de Biarritz à préciser
Le chiffre d’affaires de BT (ensemble des prestations retracées aux comptes
d’imputation
70 « ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises
») s’est
élevé à 2,85
M€ en moyenne de 20
17 à 2021, avec une chute à 1,23
M€ en 2020, qui s’explique
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
39
par la crise sanitaire. La part du chiffre d’affaires réalisé avec la ville de Biarritz a représenté en
moyenne 15 %, faisant de la commune le prin
cipal client de l’office de tourisme
.
Tableau n° 11 :
p
art de la ville dans le chiffre d’affaires –
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Chiffre d’affaires total (CA)
3 226 129
3 146 981
3 963 454
1 233 965
2 657 692
dont CA avec la ville de Biarritz
476 030
398 146
424 974
250 380
618 500
%
15%
13%
11%
20%
23%
Source : comptes financiers et grands livres de Biarritz Tourisme
Les relations commerciales entre l’office de tourisme et la ville sont de deux natures
différentes. Elles comprennent, d’une part, les locations de salles lors de manifestations dont la
ville est l’organisatrice, selon des tarifs préférentiels prévus à l’a
venant 1 à la convention
d’affermage et la délibération du 31
mars 2016, essentiellement en lien avec sa politique
culturelle. D’autre part, la ville prend régulièrement à sa charge des prestations réalisées pour le
compte d’associations locales ou de serv
ices publics organisant des manifestations ou
événements répondant aux objectifs d’intérêt général définis par la collectivité.
Certains organisateurs peuvent ainsi
bénéficier d’une prise en charge totale ou partielle
du coût de la location des salles par la ville
. Dans ce cas, la chambre a pu vérifier, pour l’exercice
2020, année étudiée, que la ville se voit appliquer les tarifs conformes à la grille tarifaire
conventionnelle.
Concernant la facturation des restes à charge dus par les organisateurs bénéfi
ciant d’une
prise en charge par la ville, la chambre régionale des comptes a relevé
qu’une association
a
bénéficié d’une réduction de 50
%, la réduction étant pourtant limitée à 30
% d’après la grille
tarifaire.
BT a cependant précisé qu’il s’agissait d’un
cas particulier, une convention étant signée
chaque année entre l’association et la ville de Biarritz depuis 20 ans
. La convention de 2020
transmise par BT ne fait cependant pas mention de cette dérogation tarifaire, le document se
limitant à préciser que
l’association bénéficiera «
de conditions tarifaires préférentielles pour
l’utilisation des espaces publics
»
et à ce titre, pour l’occupation de la Gare du
Midi, de «
la mise
à disposition du personnel technique conformément aux conditions de vente de BT et de la ville
»
L’analyse des factures met en évidence des modalités de facturation complexes, les
factures n’étant par ailleurs pas toujours explicites
50
. Les modalités de facturation des remises
ont fait l’objet d’une
note du 22 septembre 2015
, qui n’a pas été mise à jour avec l’évolution
tarifaire de 2016. Les agents de BT ont fait état, oralement, de modalités de facturations variables,
non formalisées, parfois complexes à appréhender, uniquement pour les tarifications à établir
pour la ville de Biarritz, selon BT, en réponse aux observations provisoires de la chambre.
Par ailleurs, BT est sollicité par la ville, de manière récurrente, pour mettre à disposition
ses salles dans le cadre de manifestations d’envergure, comme le festival de «
Biarritz Amérique
latine » ou le « festival international documentaire » (FIPADOC). La ville rembourse BT pour
50
Le rappel de la base tarifaire ou de la réduction accordée ne figure pas toujours sur la facture. Les factures ne
distinguent pas toujours toutes les prestations facturées et présentent un montant forfaitaire non détaillé : lignes
comptabilisant plusieurs locations de salles ou bien encore les locations de salles et les prestations annexes.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
40
l’occupation des salles, selon une tarification imposée par la ville, différente de celle prévue par
délibération du 31 mars 2016 et non validée en comité de direction.
Pendant la période examinée, la ville et
BT n’ont pas conclu de convention
pour ces
manifestations, la ville formalisant les relations avec les seuls organisateurs
. Pour BT, il s’agissait
de manifestations anciennes, dont les tarifs étaient reconduits chaque année, depuis 20 ans selon
l’ordonnateur,
de manière informelle et qui bénéficiaient historiquement de réductions plus
importantes que celles définies par le co
ntrat d’affermage et la délibération du 31
mars 2016
51
.
Il n’a cependant pas été en mesure de préciser la nature de la négociation initiale. La chambre
régionale des comptes observe, sur la base des devis fournis, à savoir celui de 2020 pour le
FIPADOC et 2019 pour le festival de Biarritz, que les réductions consenties ont représenté les
deux tiers des tarifs publics alors même qu’elles sont plafonnées au maximum à 50
% par les
conditions tarifaires du contrat d’affermage.
Tableau n° 12 :
part de la ville dans le chiffre d
’affaires –
en €
Location des salles
2017
2018
2019
2020
2021
Festival de Biarritz Gare du Midi forfait ville
10 690
10 690
10 690
10 690
10 690
Festival de Biarritz Casino forfait ville
26 172
26 172
26 172
26 172
26 172
Total facturé à la ville
36 862
36 862
36 862
36 862
36 862
Festival de Biarritz Gare du Midi devis selon les tarifs ville
21 106
21 106
21 106
21 106
21 106
Festival de Biarritz Casino devis selon les tarifs ville
34 510
34 510
34 510
34 510
34 510
Total Devis selon les conditions tarifaires ville
55 616
55 616
55 616
55 616
55 616
Réduction supplémentaire par rapport aux tarifs ville
34%
34%
34%
34%
34%
Tarif public
111 920
111 920
111 920
111 920
111 920
Réduction par rapport au tarif public
67%
67%
67%
67%
67%
FIPADOC Bellevue forfait ville
35 513
35 513
35 513
35 513
35 513
FIPADOC Casino forfait ville
25 772
25 772
25 772
25 772
25 772
FIPADOC Gare du Midi forfait ville
14 990
14 990
14 990
14 990
14 990
Total facturé à la ville
76 275
76 275
76 275
76 275
76 275
FIPADOC Bellevue devis selon les tarifs ville
59 875
59 875
59 875
59 875
59 875
FIPADOC Casino devis selon les tarifs ville
32 925
32 925
32 925
32 925
32 925
FIPADOC Gare du Midi devis selon les tarifs ville
27 123
27 123
27 123
27 123
27 123
Total Devis selon les conditions tarifaires ville
119 923
119 923
119 923
119 923
119 923
Réduction supplémentaire par rapport aux tarifs ville
36%
36%
36%
36%
36%
Tarif public
224 605
224 605
224 605
224 605
224 605
Réduction par rapport au tarif public
66%
66%
66%
66%
66%
Source : devis de BT 2019 pour le festival et 2020 pour le FIFADOC, factures et grands livres
La chambre régionale des comptes a par ailleurs constaté, à l’examen des factures
transmises aux organisateurs des deux manifestations susmentionnées, que ces derniers ne se
voyaient pas facturer par BT les prestations de montage et le démontage des salles, pourtant
51
Pour le FIPADOC : facturation de 76 225
€ à la ville, en 2020, sur la base des tarifs préférentiels. Pour le festival
de Biarritz facturation de 36 9625
€ à la ville,
en 2020, sur la base des tarifs préférentiels.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
41
prévues dans les conditions générales de vente
52
, et pouvaient obtenir des remises sur la
facturation de personnel.
En 2022, BT a signé une
convention pour l’édition 2022
du FIPADOC avec l’association
organisatrice, ce qui constitue une amélioration. La convention précise que les salles seront mises
à disposition de l’organisateur, le démontage étant offert ainsi que les prest
ations de nettoyage
quotidien
53
. La signature de la convention n’a toutefois pas fait l’objet d’une présentation en
comité de direction. Il ressort des éléments transmis à la chambre que la ville a pris en charge la
location des salles du site Bellevue, leur montage et leur démontage (non prévus dans les
conditions tarifaires), la ville se voyant appliquer toutefois une réduction de 30 %, correspondant
au tarif ville pour l’espace Bellevue, y compris sur les tarifs de montage et de démontage, pour
un montant de 90 926,5
€ HT
. Pour les autres salles mobilisées (de la Gare du Midi et du casino
municipal), BT a pris en charge le coût des locations, les frais d’ouverture des salles pour le
casino municipal et pour la Gare du Midi (respectivement 9 151,23
€
HT et 10 875,11
€
HT)
étant facturés à la ville, sans que ces modalités financières n’aient été formalisées par les parties
.
L’office a indiqué toutefois avoir réalisé un gain de
33 000
€ par
rapport aux précédentes
éditions.
Par ailleurs, la ville impose à BT une facturation avantageuse aux associations
organisatrices du festival d’été de bridge ou des jeux d’hiver pour l’occupation de salles du site
Bellevue et du casino municipal, non prévue par le contrat d’affermage et la délibération du
31 mars 2016.
Po
ur les jeux d’hiver de février 2019
,
le devis estimatif fait mention d’un coût
de
80 840
€
HT pour la location des salles du site Bellevue et
d’un coût de
25 085
€ HT pour deux
salles du casino municipal. BT a facturé 5 000
€ à l’association
pendant la période examinée.
Pour le festival de bridge de juillet 2019, le devis estimatif du coût de location des salles du site
Bellevue mentionne un coût hors taxe de 81 720
€, l’association se voyant facturer un montant
de 16 000
€
pendant la période examinée Si la ville a conclu des conventions avec les associations
organisatrices, aucune convention n’a été établie entre la ville et BT ou entre BT et les
associations.
La ville a également fait appel à BT pour l’occupation gratuite de la halle d’Iraty et du
casino municipal, en 2021, pour la mise en place de vaccinodromes pendant la crise sanitaire.
Aucune convention précisant les conditions économiques et les modalités d’occupation n’a été
conclue. Les frais annexes (fluides, nettoyage, etc.) ont toutefois été facturés à la ville à hauteur
de 257 992
€ (cf. annexe n°
12).
Le contrat d’affermage prévoit à son article 12
-2 que la prise en charge des frais engagés
par BT interviendra
«
dans la limite d’une enveloppe annuelle définie et arrêtée entre la ville et
l’EPIC Biarritz Tourisme sur la base d’un état prévisionnel des locations de salles et fera l’objet
d’une inscription aux budgets de la ville de l’EPIC Biarritz Tourisme
»
. Aucune enveloppe n’a
été fixée par l’office. BT ne suit par ailleurs pas le montant des ré
ductions ainsi accordées par
rapport aux prix publics. BT, en revanche, transmet un tableau de suivi à la ville des gratuités ou
réductions que cette dernière accorde, et qui est présenté en conseil municipal trimestriellement.
52
FIPA 2019 mandats n° 36 et 185, 2020 mandat n° 444, Festival de Biarritz 2019 mandat n° 819 et 2020 mandat
n° 492
et mandat d’annulation
n° 3.
53
La facture met par ailleurs en évidence diverses prestations offertes
à savoir l’augmentation de la bande passante
wifi et la présence de serveuse pendant l’ouverture du bar.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
42
La chambre régionale des com
ptes rappelle à BT qu’il doit conclure des conventions pour
les manifestations qui bénéficient de réductions plus importantes que celles prévues par la grille
tarifaire applicable à la ville ou aux associations, dès lors que le prix est imposé par la ville, et de
les porter à la connaissance du comité de direction
, recommandation que BT s’engage à mettre
en œuvre dans les meilleurs délais.
La chambre régionale des comptes invite par ailleurs BT à valoriser les ristournes
consenties et de les présenter à la ville, afin de les prendre en compte dans le cadre de la
négociation de la convention d’objectifs et de moyens.
Recommandation n°
7 : conclure avec la ville des conventions pour les manifestations qui
bénéficient de réductions plus importantes que celles prévues par la grille tarifaire
applicable à la ville ou aux associations, dès lors que le prix est imposé par la ville, et les
porter à connaissance du comité de direction.
3.5.2
Les remises accordées non prévues par les grilles tarifaires
Des réductions spécifiques aux organisateurs de spectacles (associations locales et
professionnels) ont été définies par des délibérations du comité de direction de 2016 et 2021. La
délibération de 2016 a ainsi accordé une réduction aux associations locales
54
et des remises aux
professionnels selon le nombre de spectacles organisés chaque année
55
. Cette même délibération
prévoyait également, de manière imprécise, la location de la salle du théâtre du casino au tarif de
1 800
€ (réd
uction de 50 %) aux associations locales «
selon la période et la disponibilité
» sans
autre mention. La délibération du 15 octobre 2021 a désormais prévu une réduction de 30 % sur
les tarifs publics des salles de spectacle pour les seules associations biarrotes et non plus locales,
sans restriction sur les dates.
Hormis les réductions tarifaires pour les organisateurs de spectacles, aucune remise ne
peut être consentie pour les congrès ou autres manifestations. L’office de tourisme accorde
néanmoins des ré
ductions qui ne sont prévues ni par le contrat d’affermage, ni par les décisions
tarifaires du comité de direction, ni par les conditions générales de ventes élaborées par la
direction de BT.
L’examen des factures émises en 2019 a permis d’identifier troi
s types de remises non
justifiées :
•
des remises exceptionnelles accordées dans le cadre des négociations commerciales avec
des particuliers
56
ou des entreprises locataires de salles
57
;
54
30 % pour la location de salle de spectacle Atalaya de la Gare du Midi, et 50 % pour la salle du théâtre du casino
municipal.
55
30 % de réduction (tarif public de 5 125
€ HT) ou 2
500
€ HT majorés de 1,6
€ HT par place vendue, pour la
location de la salle Atalaya dès trois spectacles annuels pour les organisateurs locaux, et cinq spectacles pour les
autres organisateurs, et 1 500
€ majorés de
1,6
€ HT par place vendue dès 11 spectacles.
56
Exemple de la location pour un mariage de mai 2019 avec une remise de 264
€. Dans ce cas particulier, les frais
de location liés à l’organisation du mariage sont facturés à la société dont la mariée est la gér
ante.
57
Exemple d’un
salon de septembre 2019 avec une remise de 3
360 €.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
43
•
la réalisation gratuite de prestations annexes à la location
58
ou à des remises sur ces
dernières
59
;
•
des remises accordées aux agences organisatrices de congrès (8 %), non signataires
d’une
convention de collaboration (cf. § 2.2.4)
60
.
Sur l’ensemble de l’année 2019, la chambre a relevé, à partir des grands livres, un total
de 235 523
€ de remise figurant sur les factures de BT, ce montant ne prenant pas en compte les
remises accordées à la ville de Biarritz.
Ces remises, dont une partie est accordée de manière discrétionnaire lors de négociations
commerciales, n’ont pas fait l’
objet de décision du comité de direction et contreviennent au
principe d’égalité de traitement des usagers. Leur attribution repose sur des critères qui n’ont pas
fait l’objet d’une formalisation à l’attention des salariés élaborant les contrats de locatio
n des
salles. Elles entrainent un manque à gagner pour l’office mais également pour la ville de Biarritz,
bénéficiaire d’une redevance calculée en fonction du chiffre d’affaires réalisé. L’ancien directeur
commercial a expliqué que certaines négociations commerciales avaient donné lieu à la signature
d’un contrat, pouvant s’exécuter sur plusieurs années, mais le service commercial n’a pas été en
mesure de transmettre la liste récapitulative des clients bénéficiant de remises particulières
dérogeant aux cond
itions générales de vente, les personnes interrogées ayant expliqué qu’une
telle liste n’existait pas. La nouvelle directrice a ainsi précisé qu’elle avait initié un travail de
recensement afin de prendre la mesure des avantages dérogatoires accordés de manière
récurrente.
En réponse aux observations provisoires, l’ancien directeur a justifié l’octroi de ces
remises par la forte concurrence existant entre les différentes destinations françaises ou
européennes. Il explique, comme BT, que les négociations avec les clients demandent une
réactivité immédiate et que les remises sont un argument de vente et que les tarifs votés par le
comité de direction ne constituent qu’une base tarifaire. Il a indiqué qu’une information était faite
au comité de direction sur les éléments pouvant amener à une négociation. La chambre régionale
des comptes observe toutefois l’absence de cette thématique dans les ordres du jour de réunions
du comité de direction. BT, quant à lui, fournit deux documents intitulés « rapports » et présentés
les 8 avril et 1
er
juillet 2008 au comité de direction justifiant les remises accordées. Selon ces
documents, le directeur de BT était autorisé à accorder des remises de 10 à 30 % aux agences
réceptives apporteuses d’affaires et des remises pouvant a
tteindre 50
% aux clients de l’office de
tourisme. Outre le fait que ces documents ne se présentent pas sous la forme de décisions, aucune
mention d’un vote et d’une adoption par le comité de direction n’y figure, et, à supposer que l’on
puisse considérer ces documents comme des décisions, elles ne pouvaient trouver à
s’appliquer
que dans le cadre de l’ancien contrat d’affermage, arrivé à échéance en 2016. Le nouveau contrat
d’affermage et la décision du 31
mars 2016 ne prévoient ainsi que des réductions pour les
associations locales et pour la ville. La délibération de 31 mars 2016 concernant les agences
réceptives ne prévoit aucune réduction pour les agences non signataires d’une convention. En
outre, l’article 12
-
5 du contrat d’affermage prévoit que pour
le réexamen des conditions
financières, l’office de tourisme adresse une demande de révision à la ville. Les parties doivent
58
Exemple du congrès Transversales de juin 2019 avec une remise de 3
042 € et des temps de montage offerts.
59
Exemple du salon du jardin en septembre 2019 avec des remises sur les prestations annexes pour un total de
8 683,75
€
.
60
Exemple pour un séminaire de mai 2019 facturé à une agence avec une remise de 8 %, soit 1 363,20
€.
420
€
HT
de mise à disposition d’un technicien
non refacturés pour un salon organisé en septembre par une société
correspondant à une réduction de 8 %.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
44
ensuite, dans un délai de trois
mois, trouver un accord matérialisé par la conclusion d’un avenant.
Par conséquent, ces réductions sont irrégulières.
Au cours des années 2017 à 2022, à l’exception de 2021, la halle d’Iraty a été mise à
disposition
d’une société
pour l’accueil du départ d’une course d’orientation automobile
. Pour
les éditions 2022 et 2023 de cette manifestation, une convention a été signée le 11 mai 2021 entre
l’entreprise et BT
. Des conventions similaires avaient été conclues en 2019 et 2020. Cette
convention prévoit la mise à disposition de l’ensemble de la halle d’Iraty pendant trois jours et
demi en contrepartie de
l’apposition du
logo de BT sur les supports de communication de
l’évènement (site internet, supports de communication écrite et audiovisuelle). L’article 4 de la
convention prévoit que les deux parties échangent des prestations dont la valeur s’élève à
31 650
€
TTC et que les factures correspondantes émises par chaque partie portent la mention
« valeur en échange
». Pour les années précédentes, la mise à disposition de la halle d’Iraty
s
’est
faite dans les mêmes conditions, en contrepartie de la même prestation qualifiée de « pack
visibilité », pour un montant équivalent aux années précédentes. La valorisation de la mise à
disposition de la halle d’Iraty a été
estimée à 31 650
€ TTC
par BT, sur la base des tarifs réduits
à 50 %, pour les années 2017, 2018, 2019 et 2021.
En réponse, l’entreprise signale qu’elle n’avait
pas connaissance de la remise accordée. En effet, ni les conventions ni les factures ne la font
clairement apparaî
tre. Toutefois, une estimation budgétaire transmise par BT lors de l’instr
uction
fait état de tarifs correspondant à 50
% de ceux prévus par la convention d’affermage.
La prestation de communication réalisée et facturée par la société
s’apparente à la
contrepartie d’une opération de parrainage
. En effet, selon le bulletin officiel des impôts, il est
considéré que l’association du nom d’une entreprise versante aux opérations réalisées par un
organisme relève du mécénat si elle se limite à la mention du nom du donateur, quels que soient
le support de la mention (logo, sigle, etc.)
et la forme du nom, à l’exception de tout message
publicitaire. À titre indicatif, l’administration fiscale valorise les contreparties immatérielles
(présence du nom du mécène sur les supports de communication) au mieux à 10
% du don d’un
e
entreprise mécène
61
. En réponse BT et la société partenaire conteste l’observation de la chambre
,
cette opération relevant selon eux d’une opération de communication. La chambre régionale des
comptes fait toutefois observer que,
ni l’office de tourisme
, ni la société orga
nisant l’événement
,
n’ont transmis des éléments permettant d’apprécier les retombées économiques en termes
d’image ou de fréquentation.
La chambre régionale des comptes note ainsi que l’office de tourisme a consenti de
manière récurrente à mettre la halle
d’Iraty à disposition de cette
entreprise dans des conditions
particulièrement avantageuses,
en l’absence de décision du comité de direction
, ce que conteste
BT, qui précise que le comité de direction avait connaissance de l’existence de ce partenariat, qu
i
figure notamment dans les plans d’actions et que ses conditions financières n’ont jamais fait
l’objet de critique.
La chambre constate néanmoins que cette réponse n’infirme pas son
observation dans la mesure où la connaissance que ce comité pouvait avoir de cette manifestation
ne saurait valoir décision.
En 2021, une
entreprise a bénéficié d’une remise de 50
%, consentie le 11 juin 2021, pour
la location d’une salle du casino municipal pendant 36 jours, du 14
juillet au 22 août 2021, soit
60 840
€ de rist
ourne
, sans que le comité de direction n’en ait toutefois débattu.
En réponse aux
observations de la chambre régionale des comptes, l’ancien directeur commercial a indiqué que
le contrat qu’il a signé au nom de l’office de tourisme en 2021 aurait été adres
sé pour avis et
61
BOI-BIC-RICI-20-30-10-20. et BOI-BIC-RICI-20-30-40.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
45
validation à l’adjoint au maire en charge du tourisme
.
L’office de tourisme
, quant à lui, a précisé
que l’octroi de cette remise de 50
% était autorisé en application de la décision du comité de
direction du 1
er
juillet 2008. La chambre souligne que cette décision concernait les conditions
tarifaires du précédent contrat d’affermage et que dans le cadre du contrat de 2016, aucune
disposition ou décision ne permettaient d’accorder une
telle remise de 50 %.
La chambre rappelle que BT doit formaliser et présenter au comité de direction sa
politique de remises commerciales.
En réponse, l’ordonnateur conteste cette recommandation
arguant que toutes les remises commerciales sont désormais validées par le directeur général et
que les remises contractuelles des agences réceptives font l’objet d’une validation du comité de
direction.
La chambre régionale des comptes rappelle que dans le cadre du nouveau contrat
d’affermage
de 2016, l’évolution
des conditions financières
doit faire l’objet
une consultation de
la ville et donner lieu à une validation du comité de direction. Elle invite également BT à mettre
en place un suivi financier exhaustif des montants des remises accordées, qui actuellement ne
sont pas valorisées.
Recommandation n°
8 : formaliser et présenter au comité de direction la politique de
remises commerciales.
3.5.3
Les conditions de refacturation des prestations de services non formalisées
Les locations de salles et des espaces dédiés à l’accueil de congrès et de spectacles
donnent également lieu à la facturation de services annexes par BT. Les prestations sont réalisées
par du personnel de l’office de tourisme ou par des prestataires extérieurs avant d’être refacturée
s
aux clients
. Pour l’essentiel, il s’agit des prestations de
sécurité, d’hôtesse
s
d’accueil, de régie
son, lumière ou vidéo. Le total des refacturations a été, en moyenne, de 266 798
€ par an depuis
2017 (hors 2020).
Tableau n° 13 :
prestations de services refacturées
–
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Prestations de services refacturées
198 734
311 231
329 849
83 156
227 380
Sources : grands livres comptables Biarritz Tourisme
Les factures de 2020 établies par BT, que la chambre régionale des comptes a examinées,
détaillent les différentes prestations dont les clients sont redevables. Les montants refacturés aux
prestataires sont généralement supérieurs aux dépenses engagées par l’office de tourisme.
Le service commercial a défini des taux de marges sur les prestations facturées au client
pour les congrès et les manifestations. Un document de travail non daté et non signé transmis par
BT indique les marges commerciales
a
priori
pratiquées
. Pour les prestations d’agents de sécurité
ou d’hôtesse
, ce taux est de 10 %, pour les prestations audio-visuelles, il est de 20 % sur la
location du matériel, et de 10 % sur le personnel. Les tarifs des conditions générales de vente
sont ainsi établis afin de garantir ces marges. Pour la location des salles de spectacle, les taux de
marge, non communiqués, sont encore différents. La fixation des taux de marge
n’
a pas été
définie par le comité de direction, ni portée à sa connaissance, ces éléments sont pourtant
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
46
essentiels pour permettre à BT de construire une tarification à même de garantir l’équilibre
financier du contrat d’affermage.
4
LA PRODUCTION DES DOCUMENTS BUDGETAIRES ET LA
GESTION COMPTABLE
4.1
La tenue des débats d’orientation budgétaire (DOB) et l’élaboration des
rapports d’orientation budgétaire (ROB)
En vertu de l’article L.
2312-
1 du CGCT, par renvoi de l’article R.
133-15 du CT
62
, BT,
puisque rattaché à une commune de plus de 3 500 habitants,
doit organiser la tenue d’un débat
sur les orientations budgétaires (DOB), dans les deux mois précédents le vote du budget, et
présenter, à cette occasion, un rapport sur les orientations budgétaires (ROB).
Les DOB ont lieu généralement en décembre de chaque année, au titre de l’exercice
suivant. Le DOB de décembre 2019 a été reporté, mais ne s’est par tenu, par la suite, avant le
vote du budget primitif. L’office a néanmoins transmis le ROB 2019 q
ui aurait dû être présenté
au comité de direction. Pour l’exercice 2021, la tenue du DOB n’a pas été organisée, le comité
de direction ne s’étant pas réuni en décembre 2020,
a priori
en raison de la crise sanitaire. La
chambre observe toutefois qu’à compte
r du 15 décembre 2020, le confinement avait été levé.
Tableau n° 14 :
dates de tenue des DOB
2017
2018
2019
2020
2021
2022
DOB
22 décembre
2017
4 décembre
2018 reporté,
non tenu
20 décembre
2019
Pas de DOB,
ni de ROB
16 décembre
2021
Vote du budget
18 janvier
2017
21 février
2018
20 février
2019
18 février
2020
11 février
2021
11 mars 2022
Source : comité de direction
La chambre rappelle que, selon une jurisprudence établie, la tenue du débat d’orientation
budgétaire constitue une formalité substantielle. Ainsi, la
délibération sur le budget qui n’a pas
été précédée d’un tel débat est entachée d’illégalité
63
.
L’ordonnateur, en réponse, justifie
l’absence de tenue du DOB pour l’exercice 2021 par la difficulté d’organiser dans les délais un
tel débat, à compter du 15 décembre 2020, date de fin du confinement lié à la crise sanitaire. Il
précise que dans ce contexte, que «
le DOB 2021 a été intégré dans la présentation du budget
primitif le 11
février 2021, sous forme de plan d’action
». La chambre régionale des comptes
observe que le plan d’action
s
n’abordait aucun des thèmes
devant être traités par les ROB.
62
«
Le budget préparé par le directeur de l
’
office de tourisme se conforme aux dispositions des articles L. 1612-2,
L. 2221-5 et L. 2312-1 du code général des collectivités territoriales
».
63
TA de Versailles, 28 décembre 1993,
commune de Fontenay-le-Fleury
,
TA de Montpellier, 11 octobre 1995,
M. Bard
c/ Commune de Bédarieux
; TA de Lyon 7 janvier 1997,
Devolfe
; TA de Paris 4 juillet 1997,
M. Kaltenbach
; TA de
Montpellier, 5 novembre 1997,
Préfet de l
’
Hérault c/ Syndicat pour la gestion du collège de Florensac
.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
47
L’article D.
2312-3 du CGCT détaille le contenu du ROB. Celui-ci doit comporter notamment,
au cas particulier de BT, rattaché à une commune de plus de 10 000 habitants :
•
les évolutions prévisionnelles des dépenses et des recettes
,
en
exploitation, comme en
investissement ;
•
les hypothèses d
’
évolution retenues pour construire le projet de budget, notamment en
matière de concours financiers, de fiscalité, de tarification, de subventions
;
•
la présentation des engagements pluriannuels, notamment les orientations envisagées en
matière de programmation d
’
investissement comportant une prévision des dépenses et des
recettes ;
•
des informations relatives à la structure et la gestion de l
’
encours de dette ;
•
l’
évolution prévisionnelle du niveau d
’
épargne brute, d
’
épargne nette et de l
’
endettement à
la fin de l
’
exercice auquel se rapporte le projet de budget ;
•
des éléments sur les rémunérations, y compris les heures supplémentaires, les avantages en
nature ;
•
la durée effective du temps de travail ;
•
l
’
évolution prévisionnelle et de la structure des effectifs et des dépenses de personnel pour
l
’
exercice auquel se rapporte le projet de budget outre les éléments de rémunération (dont
les heures supplémentaires).
Le ROB doit être transmis au contrôle de légalité et être mis à disposition du public dans
les 15 jours suivant la tenue du débat, en application de l’article D.
2312-3 du CGCT.
Les ROB présentés
à l’occasion des DOB, transmis par l’office
64
, ne répondent que très
partiellement aux exigences de l’article du CGCT précité. Aucune information spécifique au
personnel n’est restituée, l’encours et la structure de la dette ne sont pas rappelés, les prévisions
d’investissement, lorsqu’elles y figurent, ne sont pas chiffrées et les hypothèses devant conduire
à l’élaboration du budget ne sont pas explicitées (
2018, 2019, 2022).
Les ROB se sont limités à présenter en 2018 et 2020 deux tableaux, l’un retraçant les
chiffres d’affaires prévisionnels pour les salles affermées et le second les dépenses et les recettes
prévisionnelles par service, sans explication littérale (cf. annexe n° 4), et en 2018 un tableau
prévisionnel des actions prévues pour l’année étant lui aussi annexé, sans commentaire. La
présentation du ROB de 2022 a été modifiée, mais le rapport se limite à présenter des tableaux
budgétaires prévisionnels, isolant pour c
ertains d’entre eux l’activité du service «
Biarritz
Évènement », sans aucun commentaire empêchant les membres du comité de direction
d’exprimer leurs vues sur une politique budgétaire globale, en toute connaissance de cause.
L’ancien directeur conteste le
s observations de la chambre et indique que des rapports complets,
dont la chambre
rappelle qu’elle n’a pas eu communication, auraient été transmis au comité de
direction. L’ordonnateur cependant prend acte de la remarque et s’engage à se conformer «
aux
exigences nécessaires dans la présentation des DOB et des ROB
».
64
Questionnaire 1, question 4.2.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
48
4.2
Présentation des comptes
En application des articles R. 2221-35
65
et L. 2221-5
66
du CGCT, les règles budgétaires
et comptables communales sont applicables aux offices de tourisme constitués sous la forme
d’EPIC
. En outre, l
’article R.
2221-36 du CGCT dispose que les règles comptables applicables
sont définies par une instruction comptable arrêtée par le ministre chargé des collectivités locales
et le ministre chargé du budget. Chaque année, un arrêté relatif à l
’
instruction budgétaire et
comptable M4, applicable aux SPIC, dont les offices de tourisme relèvent, est publié
67
.
Les comptes de
l’office sont établis selon l’instruction budgétaire précitée et sont retracés
dans un unique budget principal.
4.2.1
La présentation incomplète du budget primitif
Selon l’instruction
M4, le projet de budget est préparé par le directeur du service
.
Il est
présenté par le président du comité de direction
, l’organe délibérant l’adoptant par un vote à la
majorité de ses membres. Il
ne devient exécutoire qu’
après transmission, dans le délai de 15 jours
suivant l’expiration du délai limite fixé pour son adoption, au représentant de l’État
, et validation
par ce dernier. Si BT respecte bien les points susmentionnés, en revanche, la présentation du
budget de 2022, comme des précédents,
n’est pas conforme à
cette instruction et ne respecte pas
le modèle qui y est annexé
68
.
En effet certaines annexes sont manquantes :
•
les annexes relatives à l’état de la dette
;
•
l’annexe précisant l
es méthodes utilisées pour les amortissements ;
•
l’état des provisions et des dépréciations
;
•
l’état du personnel
;
•
l’état du personnel mis à disposition par la ville
;
•
la liste des organismes dans lesquels a été pris un engagement financier (comptes 26 et
27).
La production de ces annexes est pourtant obligatoire. Ces états, destinés à améliorer
l’information du comité de direction et du public, font partie intégrante des documents
65
Par renvoi de l’article R.
133-1 du CT.
66
Par renvoi de l’artic
le R. 133-15 du CT
67
Dernières modifications : arrêté du 9 décembre 2021 relatif à l
’
instruction budgétaire et comptable M4 applicable
aux services publics industriels et commerciaux, arrêté du 17 décembre 2020 relatif à l
’
instruction budgétaire et
comptable M4 applicable aux services publics industriels et commerciaux, arrêté du 24 décembre 2019 relatif à
l
’
instruction budgétaire et comptable M4 applicable aux services publics industriels et commerciaux, arrêté du
24 décembre 2018 relatif à l
’
instruction budgétaire et comptable M4 applicables aux services publics industriels
et commerciaux, arrêté du 21 décembre 2017 relatif à l
’
instruction budgétaire et comptable M4 applicables aux
services publics industriels et commerciaux.
68
Titre 3 le cad
re budgétaire 4.1 le budget primitif, maquette budgétaire annexée à l’instruction M4. Cf. «
budget
primitif par nature », https://www.collectivites-locales.gouv.fr/finances-locales/linstruction-m4-comptabilite-des-
spic.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
49
budgétaires. Leur absence ou le fait de mal les renseigner est de nature à j
ustifier l’annulation du
budget
69
.
En application de l’article R.
2321-2 du CGCT, une délibération du comité de direction
doit déterminer les conditions de constitution, de reprise et, le cas échéant, de répartition et
d’ajustement de la provision, qui doit figurer dans l’état annexe mentionné précédemment. Le
comité de direction ne délibère pas sur la constitution des provisions. La chambre régionale des
comptes a constaté cependant que les créances compromises des comptes de tiers ont bien été
provisionnées
, à l’exception d’une créance de fin 2018, d’un montant de 22
758
€, qui devra
l’être.
En réponse, l’ordonnateur précise qu’il n’y avait pas lieu de provisionner la créance,
l’entreprise débitrice ne rencontrant aucune difficulté financière et que «
la situation sera
examinée à nouveau à la clôture des comptes 2022
».
La chambre rappelle toutefois qu’un tel
provisionnement est obligatoire.
4.2.2
La présentation des décisions modificatives
Le budget primitif est voté avant la production du compte financier de l’exercice
précédent et n’en intègre pas les résultats. Le vote de l’affectation du résultat s’effectue à
l’occasion de la présentation du compte financier de l’exercice précédent. L’ar
ticle L. 2311-5 du
CGCT prévoit que les résultats doivent être reportés ou affectés dès la plus proche décision
budgétaire suivant le vote du compte administratif. Cette condition a été respectée par BT sauf
en 2019, les résultats ayant été intégrés au bud
get à l’occasion de la décision modificative n°
2
du 20 décembre 2019.
D’un point de vue formel, la présentation des
décisions modificatives, transmises à la
chambre régionale des comptes
ne comportent pas l’annexe des arrêtés de signature
70
.
4.2.3
La présentation incomplète du compte financier
Le comptable de
l’office
établit un compte financier unique. Cette présentation est
conforme
à l’article R.
2221-50 du CGCT
71
. Le compte financier se substitue au compte de
gestion et au compte administratif. Il doit cependant comporter, en application de
l’article
R. 2221-51 du CGCT :
-
1° la balance définitive des comptes ;
-
2° le développement des dépenses et des recettes budgétaires ;
-
3° le bilan et le compte de résultat ;
-
4° le tableau d’affectation des résult
ats
; […]
;
-
5° les annexes définies par instruction conjointe du ministre chargé des collectivités
locales et du ministre chargé du budget ;
-
6° la balance des stocks établie après inventaire.
69
Tribunal Administratif de Versailles du 13 décembre 1994,
SAN de Saint-Quentin-en-Yvelines
.
70
Cf. document « décision modificative pas nature », https://www.collectivites-locales.gouv.fr/finances-
locales/linstruction-m4-comptabilite-des-spic.
71
Article R. 2221-50 «
En fin d
’
exercice et après inventaire, le directeur fait établir le compte financier par le
comptable […]
».
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
50
L’instruction
M4
72
prévoit que le compte financier tient lieu de compte administratif et
de compte de gestion. Le compte de gestion, outre des états se rapportant à l’exécution budgétaire
et à la comptabilité générale
73
doit présenter un état des valeurs inactives, retraçant notamment
la situation de la billetterie (vis
ite du phare, de la chapelle impériale) ainsi qu’un état des restes
à recouvrer et à payer. En réponse, le comptable en fonctions depuis 2021 a indiqué que le suivi
des comptes de valeurs inactives (comptes 861, 862 et 863) avait été mis en place à compter du
1
er
janvier 2022.
Concernant l’état des restes à recouvrer, BT a indiqué que son logiciel
comptable ne disposait pas de la fonctionnalité permettant de l’éditer. Le suivi des recouvrements
des titres est effectué à partir de la balance développée des
clients, ainsi que l’a confirmé le
comptable de l’office de tourisme
, indiquant
avoir établi l’état des restes à recouvrer et à payer à
compter de l’exercice 2021.
Le compte financier
ne présente pas toutes les annexes prévues par l’instruction M4. Les
annexes manquantes sont les mêmes que celles absentes du budget primitif. BT doit donc
compléter les documents budgétaires conformément à la nomenclature M4.
Recommandation n°
9 : compléter les documents budgétaires conformément à la
nomenclature M4.
4.3
La concordance du compte financier et l’état de l’actif
Le compte financier de 2021 et l’état de l’actif sont concordants sauf en ce qui concerne
les immobilisations du compte
205 (logiciels). L’ordonnateur, en réponse, attribue cet écart au
logiciel de suivi des immobilisations qui ne permet pas d’éditer les immobilisations non
amortissables. L’écart de 7
685
€ correspond ainsi à deux immobilisations non amortissables de
6 098
€ et de 1
587
€. La chambre régionale des comptes rappelle cependant qu’en application
de l’instruction comptable M4
74
, «
toutes les immobilisations, quelle que soit leur nature, sont
inscrites à l’état de l’actif par catégorie (incorporelles, corporelles et financières) dans l’ordre
du plan de comptes par nature, puis dans l’ordre croissant des numéros d’inventaire attribués
par l’ordonnateur
»
. L’état de l’actif, arrêté au 31
décembre 2021 est par ailleurs incomplet
puisque les immobilisations des chapitres 26 et 27 ne sont pas mentionnées, contrairement à ce
qui figure au compte financier. En application de
l’instruction
précitée «
il doit y avoir
correspondance entre le montant des immobilisations figurant au bilan et le montant total des
subdivisions cor
respondantes de l’état de l’actif
».
La chambre régionale des comptes rappelle à
BT
qu’il doit
se conformer à l’instruction susmentionnée.
72
Titre III, chapitre 7 comptabilité du comptable.
73
États de consommation des crédits, états de réalisation des dépenses et des recettes, états relatifs aux résultats
bud
gétaires et d’exécution, balance générale des comptes, compte de résultat, bilan.
74
Titre III, chapitre 7, § 7.3.1.3.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
51
Tableau n° 15 :
c
omparaison entre l’état de l’actif et le compte financiers au 31
décembre 2021-
en €
Imputation comptable
État de l'actif
Compte financier
Valeur d'achat
Valeur nette
Valeur d'achat
Valeur nette
20511
LOGICIELS
236 797
30 070
244 483
37 756
Source
: compte financier 2021 et état de l’actif arrêté au 31 décembre 2021
4.4
La participation de Biarritz Tourisme dans une société privée liée au
Biarritz Olympique
L’article R.
2221-42 du CGCT applicable à BT
75
autorise
l’acquisition
des participations
financières dans les entreprises publiques, semi-publiques ou privées qui exercent une activité
complémentaire ou connexe, dans les conditions prévues à l
’
article L. 2253-1 du même code.
L
’
article précité,
dans sa version alors applicable en l’espèce
, disposait que toutes participations
dans le capital d
’
une société commerciale n
’
ayant pas pour objet d
’
exploiter les services
communaux ou des activités d
’
intérêt général dans les conditions prévues à l
’
article L. 2253-2
du CGCT, étaient exclues, sauf autorisation prévue par décret en Conseil
d’État.
L’article L.
2253-2 du CGCT dispose ainsi que les offices de tourisme constitués sous
forme d’EPIC
peuvent acquérir ou recevoir des actions des sociétés d
’
économie mixte locales
(SEML), sous réserve de respecter certaines conditions.
Par une délibération du 24 juin
2009, l’office de tourisme a pris la décision de se porter
acquéreur de parts sociales de la société par actions simplifiée (SAS) Pays Basque Rugby Pro
pour un total de 30 000
€. La raison invoquée de cette acquisition est la participation active aux
bénéfices promotionnels que représente le parcours de l’équipe du Biarritz
Olympique Pays
Basque (BOPB) pour le développement touristique de Biarritz et de son image. Toutefois les
textes ne permettent pas à BT de détenir des parts dans cette société.
Ces actifs financiers ont depuis perdu de leur valeur. En effet, en août 2014, les associés
de la SAS ont décidé de ne pas prononcer la dissolution de la société mais d’en réduire le capital
de 257
049 € à 28
561 €. Il conviendrait donc, afin de garantir la sincérité des écritures, que BT
corrige le montant inscrit à son bilan et qu
’il se désengage de la SAS.
L’ordonnateur
, en réponse,
a
indiqué avoir déprécié ces actifs pour l’exercice 2022 et que BT se désengagera de la société
dans les meilleurs délais.
4.5
Des imputations non conformes
L’instruction M4
76
prévoit l’utilisation d’un com
pte 4161 « créances douteuses » pour les
créances pour lesquelles le recouvrement est compromis. Les créances y sont maintenues jusqu’à
leur encaissement ou la constatation de leur irrécouvrabilité résultant d’une décision d’admission
en non-valeur. Le compte 416 est ainsi soldé par le débit du compte 654 « pertes sur créances
irrécouvrables ».
75
Par renvoi de l’article R.
133-1 du CT.
76
Titre III, chapitre 7 comptabilité du comptable.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
52
BT n’isole pas les créances douteuses des autres créances
, expliquant que les créances
douteuses sont analysées à partir de la balance des comptes clients. Si BT provisionne les
créances douteuses qu’il a identifiées (cf. § 4.2.1), pour autant, l’utilisation du compte 4161
permettrait au comité de direction de disposer d’une visibilité supplémentaire sur les créances
compromises.
Le comptable de l’office de tourisme a
indiqué cependant
qu’à compter de 2022,
les créances présentant un risque seraient enregistrées au compte 4161.
Le compte 411 et ses subdivisions sont utilisés à la fois pour les créances des clients mais
également celles relatives à la perception des subventions de la ville de Biarritz. Le traitement de
ces dernières devrait normalement s’effectuer par l’utilisation d’un compte spécifique (compte
441 « État et autres collectivités
–
subventions à recevoir »). En réponse aux observations
provisoires, le
comptable a indiqué que la rectification serait opérée à compter de l’exercice 2022.
BT a également comptabilisé des remboursements de salaire pour une personne mise à
disposition de la mairie au compte 6419 « remboursement sur rémunérations du personnel ».
D’un point de vue comptable, ces remboursements auraient dû être considérés comme des
recettes et imputées au compte 7084 « mise à disposition de personnel facturée », et non faire
l’objet d’une réduction de dépenses par des mandats d’annulation. L’optio
n comptable retenue
par l’office de tourisme entra
î
ne la contraction d’une dépense et d’une recette, ce qui contrevient
au principe de l’universalité du budget. Ce principe implique que les dépenses et les recettes
figurent dans le budget pour leur totalité et proscrit les contractions et compensations. Le
comptable en fonctions a indiqué que ces opérations non conformes, antérieures à sa prise de
fonctions, n’avaient pas eu d’incidence sur le résultat de l’exercice.
La chambre régionale des comptes rappell
e l’obligation de se conformer à l’instruction
budgétaire et comptable M4.
4.6
Un circuit des engagements à sécuriser
L’article L.
2342-2 du CGCT
77
impose la tenue d’une comptabilité d’engagement
78
.
L’office de tourisme a mis en place une comptabilité et un
suivi de ses engagements financiers
qui reste à améliorer et à sécuriser.
Au sein des services de BT, la procédure actuellement mise en œuvre de la commande,
auprès d’un fournisseur, jusqu’au paiement de la facture correspondante n’est pas dématérialisée.
Les commandes aux fournisseurs peuvent être faites en utilisant un bon de commande dont la
forme a été définie en 2015
sans que cela soit systématique, en dépit d’une consigne
rappelée à
l’ensemble du personnel
en 2015
79
et des règles fixées par le guide interne des procédures
d’achats de 2017
. Dans les cas où le bon de commande est établi, il est transmis au service
financier qui crée un engagement comptable puis est adressé au fournisseur. Si le bon de
commande n’est pas matérialisé, aucun engagement n’est
enregistré par le service financier. La
chambre régionale des comptes rappelle qu’en vertu des dispositions de l’article précité et de
77
Applicable à BT par renvoi de l’article R.
2221-35 du CGCT, lui-
même applicable en vertu de l’article R.
133-1
du CT.
78
En application de l’article R.
2221-35 du CGCT.
79
Courriel du 15 juin 2015 de la secrétaire de direction.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
53
l’instruction budgétaire et comptable M4, l’engagement comptable est obligatoire et constitue
«
la première phase de l’e
xécution de la dépense
».
À la réception de la facture correspondante, celle-ci est transmise au service ayant passé
la commande pour que le service fait puisse être attesté. Les factures visées sont ensuite
transmises à la direction pour un second visa, puis au service financier. Un rapprochement avec
l’engagement comptable est alors fait avant enregistrement et édition du mandat de paiement.
Cette procédure présente deux faiblesses principales. D’une part, les commandes ne sont
pas systématiquement formal
isées et suivies dans la comptabilité d’engagement de l’office de
tourisme,
ce qui en limite la fiabilité et l’utilité. D’autre part, les factures peuvent être reçues soit
par le service financier, soit directement par les autres services, ce qui ne permet
pas d’en assurer
un suivi fiable.
L’article L.
2192-1 du code de la commande publique dispose que les titulaires de
marchés conclus avec les établissements publics transmettent leurs factures sous forme
électronique. Depuis 2020, cette obligation s’applique à l’ensemble des entreprises. Pour autant,
la chambre régionale des comptes a constaté que l’office de tourisme n’avait pas mis en place de
dispositif lui permettant de traiter l’ensemble des factures sous forme dématérialisée et ne
recourait pas systématiquement au portail « Chorus Pro ». Le respect de cette obligation
règlementaire permettrait à BT de fiabiliser ses circuits de traitement comptable et de paiement
qui aujourd’hui restent perfectibles. Il convient donc que BT mette en place un tel dispos
itif.
La chambre régionale des comptes a relevé que le caractère non systématique des
engagements et l’absence de point d’entrée unique des factures avaient pu conduire au double
paiement d’une
facture de 3 841,80
€ en 2020
ainsi qu’une
facture de 2 611,52
€ en 2021
.
L’ordonnateur en réponse précise avoir procédé à une régularisation et que le taux d’erreur reste
limité au regard du nombre de factures traitées annuellement (3 800 factures en moyenne).
L’office du tourisme doit fiabiliser le circuit des bons
de commande et des factures au
sein de ses services, et en particulier, rendre obligatoire le recours aux bons de commande et
comptabiliser les engagements avant la passation de toute commande. Elle invite également à
mettre en place d’un point d’entrée u
nique pour le traitement des factures des fournisseurs et à
améliorer la prise en charge des factures sous format électronique.
L’ordonnateur, en réponse,
indique que les améliorations sont en cours avec notamment le déploiement d’une solution
informatique permettant la saisie des bons de commande.
Recommandation n°
10 : rendre obligatoire le recours aux bons de commande, fiabiliser
le circuit des factures et mettre en œuvre une comptabilité d’engagement.
4.7
Le fonctionnement des régies à conforter
BT a transmis des éléments concernant la création de trois régies de recettes :
•
une régie de recettes « bar
», permettant l’encaissement des règlements des ventes de
consommations lors de la tenue des bars dans les salles d’exposition et de spectacle
;
•
une régie de recettes permet
tant l’encaissement des recettes de billetterie
;
•
une régie de recettes permettant l’encaissement des ventes de la boutique de l’accueil,
des visites de la chapelle impériale, du phare, des visites guidées.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
54
La régie de recettes « bar » a été créée le 13 avril
2001. L’acte constitutif fixe le montant
d’encaisse maximum à 25
000 F, soit 3 811
€, sous forme d’espèce, chèque ou carte de crédit, et
identifie nommément un régisseur, occupant un poste au service comptabilité, et un suppléant.
Le suppléant a quitté
BT et n’a pas été remplacé. Pendant la période examinée, un salarié a assuré
la vente des produits du bar et des pauses « café » sans avoir été nommé régisseur par un acte de
nomination signé du directeur. Par ailleurs le montant du fonds de caisse dont peut disposer le
régisseur n’est pas précisé dans l’acte constitutif
80
. Cette régie de recettes a cependant cessé de
fonctionner.
La régie de recettes associée à la billetterie des spectacles a été créée le 23 février 1998.
L’acte constitutif identifie nommé
ment un régisseur, occupant un poste au service accueil, et un
suppléant. Le suppléant a quitté BT et n’a pas été remplacé. Pendant la période examinée,
plusieurs salariés et saisonniers ont vendu à l’accueil ou dans les salles de spectacle, des billets
sa
ns avoir été nommés régisseur par un acte de nomination signé du directeur de l’office de
tourisme. L’acte constitutif ne précise pas le montant du fonds de caisse, alors que les paiements
en liquide sont acceptés. Par ailleurs, les mouvements comptables sont enregistrés au compte
d’imputation 467999 «
autres comptes débiteurs », alors que le compte 4711 « versements des
régisseurs » doit être privilégié.
La régie de recettes associée à la vente de prestations touristiques
de l’office (visite guidée
de la
ville, du phare et de la chapelle impériale) et d’articles mis en vente à la boutique a été créée
le 27 juillet
1998. L’acte constitutif ne précise pas les moyens de paiement acceptés,
contrairement aux dispositions de l’article R.
1617-6 du CGCT
81
. Il identifie nommément un
régisseur, occupant un poste au service accueil, et un suppléant. Le suppléant a quitté BT et n’a
pas été remplacé. Pendant la période examinée, plusieurs salariés et saisonniers ont vendu à
l’accueil ou sur place, à la chapelle impérial
e ou au phare, des prestations sans avoir été dûment
habilités
82
. Le montant du fonds de caisse n’est pas précisé.
La chambre a par ailleurs relevé la mise en place d
’une
régie de recettes en 2019 pour la
vente de dossards et de lanternes pour deux manifestations
83
, pour le service « Biarritz
Évènement »
sans qu’un régisseur ait été nommé.
Elle rappelle qu
e la création d’une régie limitée
dans le temps est toujours possible, mais qu’il est impératif de nommer les régisseurs chargés de
l’encaissement notamment
sur place.
La chambre régionale des comptes rappelle que le maniement de fonds publics par une
personne qui n’a pas la qualité de comptable public, de régisseur ou de suppléant est interdit.
La fonction de contrôle des régies d’avances et de recettes relè
ve de la responsabilité
conjointe de l’ordonnateur et du comptable.
En dépit de la mission de contrôle dévolue au comptable assignataire par l’article
R. 1617-17 du CGCT
84
, le comptable ne procède pas à des vérifications régulières ou inopinées,
80
Article R. 1617-10 du CGCT : «
Les régisseurs de recettes sont autorisés à disposer d
’
un fonds de caisse
permanent dont le montant est fixé par l
’
acte constitutif de la régie
».
81
«
Les régisseurs encaissent les recettes réglées par les redevables dans les mêmes conditions que les comptables
publics. Dans les conditions fixées par l
’
acte constitutif de la régie, ils peuvent être habilités à encaisser ces
recettes au moyen d
’
instruments de paiement émis par une entreprise ou par un organisme dûment habilité
[…]
».
82
Personnel de l’ac
cueil.
83
« Course des illuminés », « lâché de lanternes
», dans le cadre de fêtes de fin d’année.
84
«
Les régisseurs de recettes, d
’
avances ainsi que de recettes et d
’
avances ainsi que les régisseurs intérimaires et
les mandataires sont soumis aux contrôles du comptable public assignataire et de l
’
ordonnateur ou de leurs
délégués auprès desquels ils sont placés ».
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
55
BT n’ayant
transmis aucun procès-verbal de contrôle. La périodicité des contrôles est fixée par
l’instruction codificatrice n°
06-31-A-B-M du 21 avril 2006 à quatre
ans et à l’occasion d’un
changement de régisseur. La circulaire de la Direction générale des finances publiques (DGFiP)
du 5 juin 2013 a apporté des précisions et prévu des contrôles tous les deux ans pour les régies à
enjeux et à six ans pour les autres.
L’ordonnateur n’a pas diligenté de contrôles de ses régies, bien que prévus à l’article
R. 1617-17 du
CGCT, et détaillés par l’instruction codificatrice précitée. L’
instruction du
28 janvier 2013 de la DGFiP relative à la sécurisation des régies et des dépenses du secteur public
local insiste sur la nécessité, pour les comptables, de renforcer le partenariat avec les
ordonnateurs afin de sécuriser les opérations le plus en amont possible de la chaîne de gestion.
L’office de tourisme
doit
mettre à jour l’arrêté de nomination des régisseurs de recettes
et le montant des encaissements de chaque régie. Il doit également renforcer les contrôles et
formaliser un guide des procédures comptables ayant trait au fonctionnement des régies et allant
au-delà de celui rédigé pour la vente de billet sur place pour la visite du phare.
L’ordonnateur et
le comptable, en répo
nse, s’engagent à mettre en œuvre la recommandation.
Plus généralement,
BT devrait élaborer un guide
sur les procédures comptables et budgétaire, n’en disposant
pas.
Recommandation n°
11 : actualiser les documents ayant trait aux régies et mettre en
place un contrôle administratif et financiers des régies de recettes afin de sécuriser les
procédures d’encaissement.
5
L’ANALYSE
FINANCIERE
Compte tenu de l’absence de reversement intégral de la taxe de séjour, des nombreuses
remises accordées et du manque de précision des disposi
tions financières du contrat d’affermage,
l’appréciation de la situation financière de BT est complexe. De surcroît, au cours de la période
2017-
2021, l’office de tourisme de Biarritz a connu deux exercices exceptionnels. L’année 2019
a été marquée par l’accueil du G7 et le transfert de l’activité de Biarritz Évènement. À l’inverse,
la crise sanitaire liée à la c
ovid 19 a très nettement réduit l’activité en 2020 et partiellement celle
de 2021, en raison de la fermeture imposée des salles de spectacle et de congrès.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
56
Graphique n° 1 :
p
roduits et charges d’exploitation –
en €
Sources : comptes de résultat de Biarritz Tourisme
Les volumes budgétaires sont restés relativement stables à l’exception des années 2019
et 2020, aux alentours de 5,2
M€ de produits et 5,1
M€ de charg
es par an.
5.1
La formation du résultat
À l’exception de 2020, marquée par une importante perte de chiffre d’affaires, BT a
dégagé un résultat net positif sur l’ensemble des exercices examinés. En 2021, le niveau
important de l’excédent brut d’exploitation est
lié à la diminution des charges de personnel, en
raison d’une indemnisation de 287
000
€ au titre du chômage partiel, dans un contexte où le
chiffre d’affaires est à nouveau orienté à la hausse.
Tableau n° 16 :
les résultats financiers
–
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Excédent brut d
’
exploitation
194 435
131 334
358 373
213 741
649 439
Résultat d
’
exploitation
44 241
1 764
151 771
- 2 073
469 038
Résultat net
48 341
7 856
150 375
- 7 993
455 344
Résultat net corrigé
-74 050
521 401
Source : comptes financiers de Biarritz Tourisme
Les données financières de 2020 et 2021 nécessitent cependant un retraitement pour tenir
compte d’une recette de 66
057
€ enregistrée à tort par l’office de tourisme en 2020 et annulée
en 2021. BT a ainsi comptabilisé, au titre des produi
ts à recevoir, le montant d’une
aide demandée
à la DGFiP destinée aux entreprises fragilisées par les restrictions d’activités imposées par la
crise sanitaire. Ces aides étant réservées aux personnes physiques et morales de droit privé, une
réponse négative lui a logiquement été adressée le 12 avril 2021.
-
1000 000
2000 000
3000 000
4000 000
5000 000
6000 000
7000 000
2016
2017
2018
2019
2020
2021
Total des produits d'exploitation
Total des charges d'exploitation
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
57
Compte tenu de ce retraitement comptable, la chambre estime la perte nette de l’exercice
2020 à 74 050
€ et le résultat net de 2021 à 521
401
€. Ce résultat, très satisfaisant, s’explique
par le remboursement de salaires, en lien notamment avec la crise sanitaire (cf. § 5.3.2). Sans ces
derniers, le résultat se serait établi aux alentours de 242 000
€ en tenant compte du retraitement.
BT dégage par ailleurs chaque année une capacité d’autofinancement (CAF)
nette, qui
progresse fortement en 2021.
Tableau n° 17 :
c
apacité d’autofinancement–
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Résultat net (a)
48 341
7 856
150 375
- 7 993
455 344
Dotation aux amortissements et aux provision (b)
162 558
150 9945
192 975
213 469
210 499
Capacité d
’
autofinancement brute (c) = (a) + (b)
161 783
210 899
158 850
343 350
665 843
Remboursement d
’
emprunt (d)
-
-
-
20 616
39 536
CAF nette (e) = (c)
–
(d)
210 899
158 850
322 734
165 940
625 831
(e) en % du
chiffres d’affaires
6,5%
5,0%
8,2%
13,4%
23,5%
Source : comptes financiers
5.2
Les principales ressources de l’office de tourisme
Les ressources de l’office de tourisme sont constituées principalement du chiffre
d’affaires généré par l’exploitation des sites affermés et des subventions allouées par la vi
lle de
Biarritz. Pour les années 2016 à 2019, la part des subventions était en moyenne de 41 % de
l’ensemble des ressources de BT. En 2020, cette proportion a atteint 69
% avant de s’établir à
48 % en 2021.
Graphique n° 2 :
p
rincipales ressources de l’office de tourisme
Sources : comptes financiers de Biarritz Tourisme
-
1000 000
2000 000
3000 000
4000 000
5000 000
6000 000
7000 000
2016
2017
2018
2019
2020
2021
Chiffre d'affaires net
Subventions d'exploitation
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
58
5.2.1
Les ressources propres
Les produits générés par l’activité de l’office de tourisme ont été en moyenne de 2,7
M€
par an sur la période 2017-
2021, avec d’importantes variations liées à l’accueil du G7 en 2019 et
la crise sanitaire en 2020.
Tableau n° 18 :
l
es ressources d’exploitation par natur
e-
en €
En €
2017
2018
2019
2020
2021
Congrès et spectacles
2 638 546
2 683 548
3 343 477
967 964
2 375 352
Tourisme
356 111
207 235
292 455
209 430
141 781
Billetterie
52 038
52 590
56 794
19 392
48 192
Total
3 046 695
2 943 373
3 692 726
1 196 786
2 565 325
Sources : comptes financiers de Biarritz Tourisme, retraitements CRC
L’ensemble des recettes d’exploitation peut être regroupé selon trois catégories. La plus
importante correspond à l’activité d’accueil de congrès et manifestations. Elle
représente en
moyenne 89
% de l’ensemble des recettes d’exploitation et comprend les locations de salles et
les services annexes (prestations de main d’œuvre, prestations de tiers refacturées, recettes du
bar pour l’essentiel).
L’activité liée à l’accueil
et la promotion touristique, deuxième catégorie, génère en
moyenne 9
% des recettes d’exploitation. Elles sont notamment constituées de la
commercialisation d’encarts promotionnels dans les publications de l’office de tourisme, du
produit des visites guidées et des commissions perçues sur les commercialisations de produits
touristiques. Enfin, troisième catégorie, les recettes de billetterie constituent en moyenne 1,7 %
de l’ensemble des recettes d’exploitation.
Si la tenue du sommet du G7 a permis à BT de percevoir des recettes importantes en 2019,
à une période de l’année (août) pendant laquelle les salles affermées sont peu mobilisées, elle a
néanmoins entraîné des dépenses (travaux préalables, sécurité, installation, remise en état, etc.).
BT a transmis
un bilan de la manifestation qui fait état d’un bénéfice de 149
896
€. Eu égard à
l’importance de la manifestation,
ce bilan succinct, réalisé par la responsable du service
comptable et financier, aurait mérité d’être présenté en comité de direction. Les d
épenses
d’investissement réalisées dans le cadre du G7 ont toutefois été mentionnées lors du vote du
compte financier de 2019.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
59
Tableau n° 19 :
bilan de la tenue du G7 en 2019
–
en €
Sites
Halle Iraty
Bellevue
Gare du Midi
Casino
Divers
TOTAL
Loyer (a)
79 285
121 280
21 115
78 769,50
300 450
Prestations facturées (b)
(donnant lieu à paiement du
même montant aux
prestataires de BT)
22 062
42 543
4 395
19 404
815
89 220
Remise en état du site (c)
(donnant lieu à paiement du
même montant aux
prestataires de BT)
8 442
14 594
941
23 976
Facturation(a) + (b) + (c)
109 789
178 417
25 510
99 114
815
413 646
Prestations de BT incluses
dans les loyers (d)
34 388
28 800
17 176,96
18 460,05
7609,6
106 435
Salaires du personnel de BT
mobilisé (e)
8 354
14 713
5 933
6 072
9 048
44 119
Bénéfice (a)-(d)-(e)
36 543
77 767
-1 995
54 238
-16 658
149 896
Dépenses de BT (b) + (c) +
(d) + (e)
73 246
100 650
27 505
44 877
17 473
263 750
Dépenses de BT hors
personnel
64 892
85 937
21 572
38 805
8 425
219 631
Source : BT et grand-livre de 2019
5.2.2
Les subventions publiques et les reversements de fiscalité
L’ensemble des financements perçues par BT atteignait 2,1
M€ par an jusqu’en 2018. Le
transfert de l’activité de «
Biarritz Évènement » a conduit à une majoration de la subvention de
la ville d’environ 668
000 € en 2019. Le montant des subventions a été diminué de 140
000
€ à
compter de 2021.
Les participations de la ville prennent la forme d’une subvention de fonctionnement et de
deux reversements de fiscalité : une fraction de la taxe de séjour définie à l
’
article L. 2333-26 du
CGCT et une partie de la taxe additionnelle aux droits de mutation prévue à l
’
article 1584 du
code général des impôts.
La subvention d’exploitation versée par la ville comprend
une subvention de 22 000
€
,
versée en 2019 et 2020, allouée en compensation de la participation versée antérieurement par la
société communale d’économie mixte pour l’exploitation de l’Hôtel du Palais
(SOCOMIX) à BT
et suspendue,
compte tenu de la fermeture de l’hôtel
en cours de restructuration et de rénovation
générale.
Cette subvention n’a pas été reconduite en 2021. Par ailleurs, la ville a versé une
subvention de 64 000
€ au titre des contraintes de service public relatives au contrat d’affermage,
non reconduite en 2021. BT a également perçu des subventions au titre de ses actions de
promotion du golf et du surf en 2017 et 2018.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
60
Tableau n° 20 :
détail des subventions reçues-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Subventions ville de Biarritz retraitées à
partir des titres de recettes
602 000
602 000
1 292 283
1 270 000
1 130 000
dont subventions versées pour
contraintes de service public
64 000
64 000
64 000
64 000
dont subventions versées en
compensation de la suspension du
versement SOCOMIX
22 000
22 000
Autres
32 867
57 867
76 057*
-66 057
dont subvention SOCOMIX
22 867
22 867
Total
634 867
659 867
1 292 283
1 346 057
1 063 943
* versement de la DDFiP, remboursée à hauteur de 66 057
€ en 2021
.
Source : comptes financiers et titres de recettes
La part de la taxe additionnelle aux droits de mutation reversée par la ville à l’office de
tourisme est d’environ 15
%, à l’exception de 2021 où elle a été limitée à 12
%.
La taxe de séjour prélevée par la ville de Biarritz fait l’objet d’un reversement à l’office
de tourisme de 37 % en moyenne entre 2017 et 2021.
Tableau n° 21 :
les reversements de fiscalité de la ville-
en €
Recettes de la ville
2017
2018
2019
2020
2021
DMTO
4 726 143
5 156 483
5 412 566
5 494 449
7 215 322
Reversement OT (retraité)
862 000
862 000
862 000
862 000
862 000
Fraction reversée
18,24%
16,72%
15,93%
15,69%
11,95%
Taxe de séjour
1 617 918
1 894 654
1 593 084
1 127 969
1 815 852
Reversement OT retraité
600 000
600 000
600 000
600 000
600 000
Fraction reversée
37,08 %
31,67 %
37,66 %
53,19 %
33,04 %
Total DMTO, taxe de séjour et
subventions
2 096 867
2 121 867
2 754 283
2 808 057
2 525 943
Sources
: comptes administratifs de Biarritz et comptes financiers de l’office de tourisme
5.3
Les principales dépenses de l’office de
tourisme
Les dépenses d’exploitation ont fortement augmenté en 2019, pour diminuer ensuite en
2020 et 2021, en raison principalement du ralentissement de l’activité dû à la crise sanitaire. Les
variations ne sont que peu explicitées dans le rapport de gest
ion présenté à l’occasion du vote du
compte financier. Ainsi, la hausse de 2019, n’est pas commentée. Elle est due cependant à
l’intégration de l’activité de «
Biarritz Évènement » (+ 690 304
€, d’après le tableau
de bord de
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
61
gestion de décembre 2020 transmis à la ville)
85
et la tenue du G7 (+ 219 631
€ de dépenses
supplémentaires, cf.
supra
).
Tableau n° 22 :
d
étail des charges d’exploitation
-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Achats de marchandises
71 071
73 901
98 693
26 577
40 206
Variations de stock
152
- 31
- 2 595
1 020
-596
Achats de matières premières et autres
approvisionnements
10 588
2 383
Autres achats et charges externes
2 572 180
2 562 265
3 424 882
2 049 465
2 640 102
Impôts, taxes et versements assimilés
186 689
158 051
192 304
161 331
124 410
Salaires et traitements
1 622 272
1 646 142
1 867 769
1 087 810
1 193 529
Charges sociales
676 197
697 186
767 723
499 695
536 545
Dotations aux amortissements
149 478
143 140
185 111
205 615
210 499
Dotations aux provisions
7 854
7 854
Autres charges
716
30 851
13 627
2 345
4 313
Total des charges d
’
exploitation
5 278 755
5 319 359
6 558 102
4 044 095
4 749 008
Sources : comptes financiers de Biarritz Tourisme
5.3.1
Les achats de biens et services
Principal poste de dépenses de l’office de
tourisme, la rubrique « autres achats et charges
externes
» comptabilise l’ensemble des prestations de service
s et achats de marchandises
réalisées essentiellement pour son activité commerciale et événementielle. La ventilation en plus
de 90 imputations comptables différentes, parfois peu explicites (« autres services extérieurs »,
« entretiens divers », « autres fournitures », etc.) ou redondantes (plusieurs imputations
comptables différentes libellées « avions », « hôtels »), rend la lecture des comptes de résultats
délicate et ne permettent pas d’en faire une analyse fiable. La part de l’ensemble de ces charges
a relativement progressé au sein du total des charges d’exploitation de l’office de tourisme. Elle
était de 49 % en 2017 et en 2021, elle atteignait 56 %.
5.3.2
La masse salariale
Les dépenses de personnel sont le deuxième poste de charges le plus important de l’office
de tourisme. Entre 2017 et 2021, elles représentaient en moyenne 45
% de l’ensemble des
dépenses d’exploitation.
En 2019, ces dépenses ont progressé de 16
% sous l’effet de l’intégration du personnel de
« Biarritz Évènement
» et de l’accueil du G7. En 2020 et 2021, elles connaissent une forte baisse
(- 36
% par rapport à 2019) du fait de la baisse d’activité et du recours au chômage partiel
.
85
Tableau transmis en application de l’annexe n°
7 du contrat d’affermage.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
62
Tableau n° 23 :
détail des dépenses de personnel-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Dépenses de personnel
2 457 966
2 492 150
2 884 561
1 840 823
1 923 595
Dont :
Salaires des permanents et
personnel mis à disposition
1 489 243
1 532 486
1 746 231
1 617 906
1 621 452
Salaires des vacataires
205 680
181 099
265 895
116 158
130 353
Cotisations sociales
738 519
749 216
765 185
499 695
536 545
Remboursements de salaire
-90 158
-79 382
-472 596
-409 434
Sources : comptes financiers de Biarritz Tourisme
L’office de tourisme a eu recours au
chômage partiel en 2020 pour un total de 27 637,43
heures représentant une indemnisation de 327 515,21
€. En 2021, l’indemnisation de l’office de
tourisme s’est élevée à 287
555,33
€.
Le dispositif de chômage partiel, prévu à l
’
article L. 5122-1 du code du travail, et dont
les conditions de mise en œuvre ont été assouplies lors de la crise sanitaire de la
covid 19, ne
concerne que les salariés de droit privé et ne s
’
applique pas aux agents contractuels de droit
public
86
. Le Gouvernement a toutefois prévu deux exceptions à cette règle afin de sécuriser la
situation des agents contractuels de droit public gardant leurs enfants ou considérés comme
fragiles et dont les missions ne peuvent être exercées en télétravail. La chambre a toutefois
constaté que le directeur général de l’office de tourisme, dont le contrat de travail est régi par le
droit public et non par le code du travail, figure parmi les salariés ayant bénéficié du dispositif
pour les mois de mars 2020 (indemnisation de 1 175,26
€) et décembre 2020 (indemnisation de
2 313,43
€). De plus,
les bulletins de salaire du
mois d’août
2020 et ceux de novembre 2020 à
avril 2021 font
état d’une activité partielle complétée par un maintien de salaire. Lors de
l’entretien de fi
n de contrôle,
l’ancien directeur
a indiqué avoir travaillé à temps plein sur
l’ensemble de la période, sans faire état d’éléments lui permettant de bénéficier des exceptions
susmentionnées
. La chambre régionale des comptes observe que c’est à tort que l’o
ffice de
tourisme a déposé auprès de l’Agence de Services et de Paiement (ASP) une demande
d’indemnisation d’activité partielle
pour son directeur général, obtenant une indemnisation à
laquelle toutefois son statut d’agent public ne
lui permettait pas de prétendre.
5.4
La situation bilancielle
BT possède un patrimoine limité, les bâtiments affermés lui étant confiés par la ville. Son
endettement est également peu important pour les mêmes raisons. Ses capitaux propres,
alimentés par les bénéfices constatés dep
uis 2017 permettent donc à l’office de tourisme de voir
son fonds de roulement net global (FRNG) progresser d’une manière constante depuis 2017 pour
atteindre 1,17
M€ en 2021. Faible en 2017, il est en contrepartie compensé par un excédent en
86
Cette restriction a été rappelé à l’occasion d’une réponse apportée à une question parlementaire
parue dans le JO
Sénat du 14/05/2020 : https://www.senat.fr/questions/base/2020/qSEQ200515983.html.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
63
besoin en fonds de roulement (BFR). Ces appréciations concordantes des FRNG et BFR viennent
renforcer le niveau de trésorerie qui correspond, à quatre mois et demi de charges d’exploitation,
niveau satisfaisant.
Tableau n° 24 :
éléments de bilan-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Capitaux permanents
510 303
518 160
1 093 841
1 496 312
1 911 646
Actif net immobilisé
505 014
445 088
948 911
871 412
739 611
Fonds de roulement
5 289
73 072
144 930
624 900
1 172 035
Actif circulant
1 040 530
765 189
4 448 331
357 136
847 764
Passif circulant
1 537 484
1 312 795
4 919 099
886 785
1 473 516
Besoin (ou ressources) en fonds
de roulement
-496 954
-547 606
-470 768
-529 649
-625 752
Trésorerie
502 243
620 679
615 695
1 154 549
1 797 783
Sources : comptes financiers de Biarritz Tourisme
5.4.1
L’actif
Les immobilisations détenues par BT étaient valorisées pour 626 217
€ à la clôture de
l’exercice 2021. Il s’agissait essentiellement des équipements et aménagements des locaux
affermées ainsi que du matériel technique et informati
que. L’office de tourisme possède peu
d’immobilisations incorporelles, elles représentaient 40
784
€ en 2021.
Les actifs circulants, constitués des créances de clients et de la trésorerie, représentent la
plus grande part des actifs d’exploitation inscrits au bilan.
À la clôture de l’exercice 2019, le compte «
clients et comptes rattachés » du bilan
présentait un total de 3 543 369
€. BT n’a pas été en mesure d’apporter des explications su
r
l’importance de ce montant, très supérieur aux autres années (1,370
M€ en 2018, 0,769
M€ en
2020).
5.4.2
Le passif
Le passif de l’office de tourisme se compose des capitaux propres de l’EPIC, constitués
pour l’essentiel de sa dotation de création et du cumul d
es résultats des exercices antérieurs, ainsi
que de ses dettes à court ou long terme.
Au cours de la période examinée, BT a eu recours à différents emprunts pour financer ses
investissements. Trois emprunts de 400 000
€ sur 15 ans, 45
911
€ sur
trois ans et 450 000
€ sur
cinq
ans ont été souscrits entre 2019 et 2020. La souscription de l’emprunt de
450 000
€ en
2020
n’a fait l’objet que d’une
information au comité de direction
à l’occasion d’une modification
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
64
budgétaire
et n’a pas été transmis
e au contrôle d
e légalité, en méconnaissance de l’article
L. 2131-2 du CGCT
87
.
Le premier était destiné à financer l’achat de matériel informatique et le deuxième les
travaux de l’accueil du site administratif. Quant au troisième, il a été contracté, en 2020, dans le
cadr
e des prêts garantis par l’État
88
visant à répondre aux besoins de trésorerie des entreprises
touchées par la crise sanitaire. C
’est à tort que ce prêt de trésorerie a été inscrit en dette à long
terme. Cet emprunt a alimenté la trésorerie (cf. § 5.4), alors que le niveau des disponibilités ne
nécessitait pas d’y avoir recours. BT en réponse explique que ce prêt a été souscrit «
dans le
cadre d’une gestion sécuritaire de BT
», en l’absence de «
vision sur la reprise effective de notre
activité
» en raison de la crise sanitaire.
Compte tenu de la capacité d’autofinancement de l’établissement et du niveau de sa
trésorerie, cet encours de dette, même arrêté à 795 748
€, ne présente pas de risque particulier,
la
capacité de désendettement
de l’office de tourisme
étant satisfaisante. BT a toutefois prévu
d’emprunter 400
000
€ en 2022, afin de financer les travaux de rénovation des salles de congrès
et de spectacle, à rembourser sur huit ans. En 2022, en se basant sur une CAF brute moyenne de
254 671
€ constatée pour la période examinée, des remboursements en capital de 140
446
€ pour
les trois prêts déjà contractés, et 40 000
€ de remboursement pour le prêt de 2022, la capacité de
désendettement s’établirait à quatre années, ratio satisfaisan
t.
Tableau n° 25 :
les emprunts bancaires -
en €
2017
2018
2019
2020
2021
2022
prévisions
Nouveaux emprunts
-
-
445 911
450 000
-
400 000
Annuité
-
-
20 616
39 536
40 012
180 446
Dette au 31/12 (1)
-
-
425 295
835 760
795 748
1 015 302
Capacité d
’
autofinancement brute (2)
210 899
158 850
322 734
165 940
625 831
254 671
Capacité de désendettement (1)/(2)
SO
SO
1,32
5,04
1,27
4,0
Sources
: comptes financiers de Biarritz Tourisme et plan d’extinction de la dette
5.4.3
Des investissements limités
La CAF nette dont dispose
l’office lui permet de financer ses investissements. Ces
derniers ont été limités, hormis en 2019, BT mobilisant un emprunt pour financer les travaux de
rénovation du site administratif « Javalquinto » (cf.
supra
).
Les dépenses d’équipement ont été en mo
yenne de 239 444
€ par an. Les dépenses
d’équipement des salles de congrès et de spectacle n’ont représenté que 32,7
% des dépenses
87
Par renvoi de l’article
L. 2131-12 du CGCT qui dispose que les «
articles L. 2131-1 à L. 2131-11 sont applicables
aux établissements publics communaux. Il ressort de la lecture combinée des articles L. 2131-1 et L. 2131-2 du
CGCT que les contrats d’emprunt doivent être transmis au contrôle de légalité dès qu’i
ls dépassent les seuils
européens nécessitant une procédure de consultation formalisé
».
88
En application de l’arrêté du 23
mars 2020 accordant la garantie de l’État aux établissements de crédit et sociétés
de financement, ainsi qu’aux prêteurs mentionnés à l’article L.
548-1 du code monétaire et financier, en application
de l’article 6 de la loi n°
2020-289 du 23 mars 2020 de finances rectificative pour 2020.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
65
totales d’équipement. BT a prévu, pour l’exercice 2022 de se lancer dans des travaux de
modernisation des salles affermées, et a inscrit 580 000
€ de travaux qui seront pour partie
financés par l’emprunt de 400
000
€ ci
-dessus mentionné. BT en réponse ajoute que pour les trois
prochaines années des dépenses d’investissement représenteront de 1
M€ à 1,5
M€.
Tableau n° 26 :
financement des investissements
–
en €
2017
2018
2019
2020
2021
TOTAL
CAF nette
210 899
158 850
323 187
165 940
625 831
1 484 708
+ Produits de cession
7 358
20 868
28 226
= Financement propre disponible
218 257
158 850
323 187
165 940
646 699
1 512 934
Financement propre dispo / Dépenses
d'équipement
106,3 %
190,9 %
46,9 %
129,5 %
705,1 %
126,4 %
- Dépenses d
’
équipement (a)
205 247
83 213
688 935
128 116
91 713
1 197 223
dont travaux sur les sites de congrès et
spectacle (b)
151 471
46 318
156 568
23 358
13 734
391 449
% (b)/(a)
73,8 %
55,7 %
22,7 %
18,2%
15,0 %
32,7 %
- Participations et inv. financiers nets
3 827
3 827
+/- Variation de stocks de biens et produits
3 186
3 217
5 812
4 792
5 388
22 394
= Besoin (-) ou capacité (+) de financement
5 998
72 420
-371 560
33 033
549 598
289 489
Nouveaux emprunts de l
’
année (y compris
pénalités de réaménagement)
445 911
450 000
895 911
Source : comptes financiers de Biarritz Tourisme
6
DES
RÈGLES
DE
LA
COMMANDE
PUBLIQUE
NON
RESPECTÉES
La nature juridique de BT, personne morale de droit public, lui donne le statut de pouvoir
adjudicateur au sens de l’article L.
1211-1 du code de la commande publique (CCP). À ce titre,
l’établissement est soumis à l’ensemble des règles des marchés publics
. Cette application des
règles de la commande publique est rappelée à l’article 6 des statuts de BT.
Le guide des procédures
d’achat du 21
juin 2017 détaille les procédures de passation de
marchés selon les seuils financiers applicables au moment de sa rédaction, à partir desquels
l’obligation d’une procédure formalisée est posée pour passer un marché.
Depuis le 1
er
janvier 2018, les seuils mentionnés à l
’
article 42 de l
’
ordonnance
n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, visée dans le guide des procédures,
ont fait l’objet de modifications. P
our les marchés de fournitures et de services des collectivités
territoriales, ce seuil est passé de 209 000
€ HT à 221
000
€
HT puis à 215 000
€
HT
89
. Entré en
vigueur le 1
er
avril 2019, le CCP
s’est substitué à l’ordonnance du 23
juillet 2015 tout en
conservant la référence à ces différents seuils.
89
221 000
€ HT à compter du 1
er
janvier 2018, 215 000
€ HT à compter du 1
er
janvier 2022.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
66
Le guide des procédures prévoit que les marchés publics, d’un montant supérieur aux
seuils définis par les textes
90
, devront faire l’objet d’une procé
dure organisée conjointement par
le service concerné et le service comptable, sous le contrôle de la direction générale. Il prévoit
également la production d’un rapport annuel récapitulant l’ensemble des marchés signés et
indiquant l’objet, la forme du marché, le mode de publicité, les dates de remise et d’ouverture
des offres, le nom des entreprises retenues, la date de signature et le montant total HT du marché.
BT a transmis à la chambre un tableau récapitulatif des marchés passés entre 2017 et
2021. Il
ne comporte cependant pas toute l’information exigée par le guide des procédures.
Le code du patrimoine, à son article L. 211-4, donne une définition des archives publiques
qui inclut «
les documents qui procèdent de l
’
activité
[…]
des établissements publics »
. À ce
titre, les documents relevant des procédures de passation des marchés publics doivent faire l’objet
d’une conservation et d’un archivage organisés, pour les besoins de la gestion et de la justification
des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées
91
. L’obligation de
conservation des documents relatifs aux marchés publics est rappelée par
l’article 57 de
l’ordonnance n°
2015-899 du 23 juillet 2015,
l’article 108 du décret n°
2016-360 du
25 mars 2016 en vigueur du 1
er
avril 2016 au 31 mars 2019, et, depuis le 1
er
avril 2019, par les
articles L. 2184-1 et R. 2184-12 et 13 du CCP. L
’acheteur public doit
ainsi conserver les pièces
constitutives du marché public pendant une durée minimale de cinq ans pour les marchés publics
de fournitures ou de services et de dix ans pour les marchés publics de travaux, de maîtrise
d
’œuvre ou de contrôle technique à compter de la fin de l’
exécution du marché public. L
’
acheteur
doit également conserver les candidatures et les offres, ainsi que les documents relatifs à la
procédure de passation pendant une période minimale de cinq ans à compter de la date de
signature du marché public.
Les dossiers de consultation que la chambre régionale des comptes a pu examiner sur
place ne faisaien
t pas l’objet d’un archivage organisé. Certains des dossiers de mise en
concurrence étaient sauvegardés sur les serveurs informatiques
de l’office de tourisme, d’autres
conservés sur des clés USB, rangées dans un des tiroirs du bureau de la responsable du service
comptable. Les dossiers consultés étaient tous cependant incomplets.
L’office de tourisme
attribue les difficultés rencontrées dans l’archivage des dossiers dématérialisés à l’arrêt de la
plateforme électronique utilisée jusqu’en 2020.
Par conséquent, la chambre
rappelle à l’office de tourisme qu’il doit mettre en place un
archivage systématique de l’ensemble des pièces des marchés publics en conformité avec la
réglementation en vigueur. Il doit également transmettre au contrôle de légalité les marchés dont
les montants dépassent les seuils européens
92
.
Recommandation n°
12 : m
ettre en place un archivage systématique de l’ensemble des
pièces de marchés publics en conformité avec la réglementation en vigueur.
90
25 000
€ HT puis 40
000 € HT depuis le 1
er
janvier 2020.
91
Article L. 211.2 du code du patrimoine.
92
En application des articles
L. 2131-1 et L. 2131-2
du CGCT et de l’article L.
2121-1 du code de la commande
publique.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
67
6.1
Des seuils de mise en concurrence contournés
La chambre a examiné
certaines des procédures d’achats et de mise en concurrence de
BT pour les principales dépenses observées depuis 2017. Parmi celles-ci figurent des dépenses
de fonctionnement de l’office de tourisme et les travaux de modernisation des espaces d’accueil.
L’exécution de ces travaux n’appelle pas de remarques quant au choix de la procédure et au
respect de l’enveloppe financière globale
93
, contrairement à ce que la chambre régionale des
comptes a constaté pour les achats de biens et services.
Le montant d’un ma
rché ne sert pas à lui seul à déterminer les règles procédurales
applicables. La régularité et la performance des procédures d’achats sont directement
conditionnées par une phase d’analyse des besoins et de computation des montants au regard des
seuils règ
lementaires définis par type d’achat
.
L’article L.
2111-1 du CCP
94
impose à l’acheteur public de définir précisément la nature
et l’étendue de ses besoins
et de leurs montants. Il doit prendre en compte, pour déterminer les
procédures de passation applicables, la valeur totale des produits et services qui peuvent être
considérés comme homogènes, quel que soit le nombre d’entreprises et le nombre de contrats
,
sur une durée minimum
d’un an.
La détermination de la valeur estimée des besoins, au regard des not
ions d’opérations et
de prestations homogènes,
doit faire l’objet d’une attention particulière
. Les acheteurs ne doivent
pas découper le montant de leurs marchés publics dans le seul but de bénéficier de l’allégement
des obligations de publicité et de mise en concurrence. Les prestations homogènes doivent être
comptabilisées ensemble pour le calcul des seuils
. L’article R.
2121-4 du même code dispose en
effet que l
’acheteur ne peut se soustraire à l’application
de ses dispositions «
en scindant ses
achats ou en utilisant des modalités de calcul de la valeur estimée du besoin autres que celles
qui y sont prévues
». Le guide des procédures d’achat
s
de BT rappelle d’ailleurs
«
qu’il est
interdit de scinder artificiellement les achats (« saucissonnage ») pour échapper aux règles de
la commande publique
» et que
« les seuils de procédure se calculent quels que soit le nombre
de prestataire auxquels il est fait appel
».
La chambre régionale des comptes a relevé que BT ne respectait pas ce principe. Pour les
achat
s de boissons et d’alimentation, proposés aux congressistes dans le cadre de pauses et aux
clients du bar de la Gare du Midi, et qui constituent des dépenses homogènes, BT n’a pas eu
recours à la procédure adaptée et a fractionné ses dépenses. BT a ainsi sollicité plusieurs
prestataires, de 2017 à 2019, pour un montant total supérieur à 25 000
€, seuil à partir duquel une
procédure adaptée devait être mise en œuvre
95
. Plusieurs prestataires sont ainsi intervenus pour
un montant inférieur à 25 000
€. Les seuils n’ont pas été dépassés en 2020 et 2021, en raison de
la crise sanitaire et du nombre moindre de manifestations et spectacles organisés mais aussi de
93
Ce projet, d’un montant total de 400
000
€ HT, comprenant un marché de travaux de 216
445
€ HT en neuf lots
lancés en 2019. La chambre a constaté que si l’enveloppe globale avait bien été respectée, certains lots ont connu
des dépassements significatifs, comme par exemple les menuiseries intérieures (59 777,70
€ dépensés pour un lot
notifié à 33 898,92
€ HT). Par ailleurs, la fourniture des équipements audiovisuels pour un total de 29
222
€ HT a
été réalisée hors marché alors que son montant (supérieur à 25
000 €) nécessitait une mise en concurrence.
94
Auparavant
: article 30 de l’or
donnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, applicable
jusqu’au 1
er
avril 2019.
95
8° de l’article 30 du décret n°
2016-360 du 25 mars 2016, en vigueur du 28 mars 206 au 1
er
avril 2019, puis article
R. 2122-8 du code de la commande publique, en vigueur du 1
er
avril 2019 au 1
er
janvier 2020. À compter du
1
er
janvier 2020, le seuil est de 40 000
€.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
68
l’augmentation des seuils (40
000
€). En réponse, l’office de tourisme a convenu que le
dépassement du seuil de 40
000 € aurait dû entrainer l’application de la procédure adaptée. Pour
autant, en contradiction avec l’article R.
2121-4 du code de la commande publique susmentionné,
BT a expliqué que ses commandes étaient effectuées de
manière fractionnée. L’of
fice de
tourisme a également indiqué que le service commercial privilégiant la qualité et la proximité,
les procédures de mise en concurrence lui paraissaient inadaptées. La chambre régionale des
comptes rappelle l’interdiction du «
saucissonnage » des marchés et le risque de traitement
discriminatoire lié aux choix de fournisseurs de proximité.
Le même constat peut être fait pour les frais d’impression et de publicité (publications,
affiches, banderoles). En 2017, 2018, 2019 et 2020, les dépenses totales ont dépassé le seuil à
partir duquel la mise en œuvre d’une procédure adaptée était requise
pour les dépenses
d’impression. Une publicité a cependant été organisée en 2018 pour l’année 2019
et 2020. Trois
prestataires ont été sélectionnés lors de cette consultation qui concernait les prestations
d’impression des différents guides et magazines réalisés et diffusés par BT.
La chambre régionale des comptes observe qu’en 2019
et 2020, BT a fait appel cependant
à un autre
prestataire, bien qu’un accord
-cadre ait été conclu, sans que BT ne le lui transmette
par ailleurs.
En 2021, BT a décidé de confier à un prestataire extérieur l’organisation des pauses durant
les congrès. En novembre 2021, trois traiteurs locaux ont été consultés sans publicité préalable.
Le courrier de consultation indique une estimation de prestations facturées de 181 947,50
€
HT
sur la base des volumes réalisés en 2019. En réponse à la demande de l’office de tourisme, les
trois prestataires consultés ont adressé des propositions et des devis fin 2021. Le service
commercial a ensuite convié le traiteur dont l’offre lui paraissait la plus qualitative et la plus
intéressante financièrement à présenter sa sélection de produits et services. Le prestataire retenu,
pour deux ans à partir du 1
er
mars 2022, en a été informé par un courrier électronique de BT le
1
er
février
2022. D’après la
réponse faite par BT, les deux candidats non retenus en ont été
informés par un simple appel téléphonique. La chambre régionale des comptes observe que bien
que les vo
lumes financiers annuels envisagés pour l’externalisation de ces prestations excèdent
le seuil de 40 000
€
HT, BT n’a pas organisé de publicité, pourtant imposée par l’article
R. 2131-
12 du CCP et n’a pas formalisé l’attribution du contrat au prestataire
retenu.
La chambre régionale des comptes rappelle que BT doit procéder au récolement de ses
besoins par famille de dépenses homogènes, ce qui impose de déployer des procédures de
publicité dès lors que les besoins estimés sont supérieurs à 40 000
€.
Recommandation n°
13 : procéder au récolement des besoins par famille de dépenses
homogènes et appliquer les mesures de publicité obligatoires dès lors que les besoins
estimés sont supérieurs à 40 000
€
.
6.2
Les prestations audiovisuelles
L’office de tourisme recourt régulièrement à des prestations audiovisuelles dans le cadre
de l’exploitation des salles affermées. Ces prestations consistent, pour une part, en des mises à
disposition de techniciens et, d’autre part, en des locations de mat
ériels.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
69
Au cours de la période 2017-
2021, l’office de tourisme a dépensé en moyenne
220 000
€
HT par an pour ces prestations.
Tableau n° 27 :
dépenses de prestations audiovisuelles-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Total
Entreprise C.
91 370
153 918
149 323
44 610
96 763
535 984
Entreprise A.
139 027
154 545
34 525
24 575
29 685
382 358
Entreprise M.
33 427
33 427
Entreprise E.
68 232
28 863
53 940
151 035
Total
230 398
341 890
252 080
98 048
180 388
1 102 803
Sources : grands livres comptables Biarritz Tourisme
Les différents achats effectués par l’office de tourisme ont été précédés d’une mise en
concurrence sous la forme d’un accord
-cadre en 2017. Ce marché concernant des prestations
d’assistance technique audiovisuelle et de locations de matériels a é
té reconduit en 2018 avec les
sociétés M., A. et C. pour la période allant du 7 mai 2018 au 7 mai 2019. Un avenant de
prolongation
jusqu’au 31
août 2019
de l’accord
-cadre a été signé le 25 avril 2019.
Le 4 octobre 2019, un nouvel accord-cadre a été conclu avec les trois candidats retenus :
entreprises E. (ex. entreprise M.), A. et C.
L’article 1 du règlement de la consultation prévoyait
une durée d’exécution de 12 mois à compter de la notification. Le m
arché a donc pris fin le
5 octobre
2020. La chambre observe cependant que l’exécution du marché s’est poursuivie
au-
delà de cette date. En 2021, le total des dépenses auprès de trois fournisseurs s’est élevé à
180 388
€
HT, sans pièces justificatives le permettant, hors contrat. Selon BT, cette prolongation,
qualifiée de «
tacite et exceptionnelle
», aurait été rendue nécessaire par l’arrêt de son activité
pendant la crise sanitaire liée à la covid 19. La chambre régionale des comptes fait observer que
si
l’ordonnance n°
2020-319 du 25 mars
2020 prévoyait la possibilité de prolonger l’exécution
des marchés publics dans le contexte de la crise sanitaire, cette prolongation était soumise au
respect de certaines règles. L’article 4 de l’ordonnance précitée pré
cise en effet que les contrats
arrivés à terme pendant la période d’état d’
urgence sanitaire pouvaient être prolongés par avenant
au-delà de la durée prévue par le contrat lorsque l
’
organisation d
’
une procédure de mise en
concurrence ne pouvait
mise en œuvre. Dans sa réponse BT n’a pas transmis d’avenant ni de
décision du comité de direction justifiant de son impossibilité de procéder à une mise en
concurrence.
Les pièces du marché que la chambre a pu consulter sur place ne comprenaient pas d’actes
d’engagement et aucun document n’a formalisé la conclusion des contrats entre BT et les
entreprises attributaires. En réponse, BT indique qu’il s’agissait «
d’un accord
-cadre à marchés
subséquents qui ne nécessite pas la signature d’un acte d’engagement
», sans transmettre pour
autant l’accord
-cadre ou les marchés subséquents conclus avec les entreprises retenues,
contrairement aux stipulations du règlement de consultation.
En 2019 et 2020, la chambre a constaté que BT a également eu recours aux services d
’une
autre
société pour des prestations audiovisuelles. Le total des prestations qu’elle a réalisées s’est
élevé à 14 083
€
HT en 2019 et 14 010
€
HT en 2020.
Bien que les prestations réalisées par cette société concernent des événements tels que
« Biarritz en lumière » ou « Halloween
» et que selon BT elles seraient d’une nature spécifique,
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
70
la chambre régionale des comptes estime qu’elles sont d’une nature comparable à celle de
l’accord
-cadre et à ce tit
re auraient dû y être prévues. L’homogénéité de ces prestations a
d’ailleurs conduit cette société à se porter candidate lors de la mise en concurrence d’octobre
2019, sans être finalement retenue par l’office de tourisme
.
6.3
Les prestations de nettoyage des locaux
Entre 2017 et 2021, l’office de tourisme a consacré en moyenne 120
000
€ par an à des
prestations d’entretien et de nettoyage des bâtiments. Ce montant, supérieur au seuil de 25
000
€
puis 40 000
€
, à compter du 1
er
janvier 2020
96
, sur une année, rend obligatoire une mise en
concurrence qui peut prendre la forme d’une procédure adaptée ou d’un marché formalisé.
Pourtant, sur cette période, la seule procédure de mise en concurrence relevée par la
chambre régionale des comptes est une procédure adaptée
en vue de la conclusion d’un accord
-
cadre à bons de commande pour la fourniture de prestations de ménage sur les différents sites
gérés par BT, notifiée le 9 avril 2019 pour deux ans.
Le marché a été alloti par bâtiment et, à l’issue de la consultation, t
rois entreprises ont été
retenues, l’une d’entre elles pour deux lots
:
•
lot 1 : casino municipal (entreprise M.) ;
•
lot 2 : Gare du Midi (entreprise A.) ;
•
lot 3 : Hôtel Bellevue (entreprise A.) ;
•
l
ot 4 : Halle d’Iraty (
entreprise S.).
Tableau n° 28 :
d
épenses d’entretien
des locaux-
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Total
Entreprise A.
71 511
74 185
96 571
39 488
61 772
343 527
Entreprise M.
39 064
39 433
71 228
16 729
40 306
206 761
Entreprise S.
-
990
18 420
5 827
25 055
50 293
Entreprise L.
26 377
40 581
25 613
5 476
11 563
109 611
Total
136 952
155 189
211 833
67 521
138 697
710 192
Sources : grands livres comptables Biarritz Tourisme
Pour la période précédant la mise en place de ce marché, BT a recouru aux services des
entreprises A., M., et S. mais également de
l’entreprise L.
Bien que le volume financier total des
prestations d’entretien des locaux ait atteint 155
189
€
HT en 2018, aucun contrat n’avait été
conclu par BT avec ces entreprises. Dans le détail, pour l’exercice 2018, la chambre a identifié
190 mandats de paiement
au bénéfice de ces quatre entreprises pour des prestations d’entretien
des quatre locaux exploités et du siège de l’office de tourisme.
Dans ses réponses aux
96
Article 4 du décret n° 2015-1163 du 17 septembre 2015modifiant certains seuils des marchés publics, article 15
du décret n° 2016-360 relatif aux marchés publics du 1
er
avril 2016 au 31 mars
2019, puis l’article R.
2122-8 du
code de la commande publique. Seuil de 25 000
€
HT du 1
er
janvier 2016 au 31 décembre 2021, 40 000
€
HT
depuis.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
71
observations provisoires de la chambre, BT a précisé que les prestations concernant le siège de
l’office de tourisme faisaient l’objet d’un contrat séparé pour un montant annuel inférieur à
40
000 € par an. Pour les autres locaux, BT a précisé que les prestations étaient effectuées à la
demande, en fonction de l’utilisation des locaux, e
t que les dépenses en découlant étaient soit
refacturées aux clients soit assumées directement par BT. La chambre rappelle qu’en application
du code de la commande publique, il est nécessaire de prendre en compte les besoins portant sur
des prestations de nature homogène (cf. § 6.1), et que la localisation des bâtiments ou encore le
mode de facturation ne sauraient justifier l’absence de publicité.
Pendant l’exécution du marché passé avec
les entreprises A., M. et S.
, l’office de tourisme
a continué à faire appel à la société L., pour 25 613
€
HT en 2019 et 5 476
€
HT en 2020
97
, alors
que cette entreprise n’avait pas été retenue lors de la mise en concurrence.
En réponse, BT a
indiqué que le recours à cette société relevait du choix d’un de ses clients pour
l
a halle d’Iraty et
que les prestations ont fa
it l’objet d’une refacturation.
La chambre régionale des comptes rappelle
à BT que le
fait que la prestation fasse l’objet d’une refacturation ou soit supportée par l’office
de tourisme est sans effet sur l’obli
gation de se conformer aux règles de la commande publique.
À l’issue prévue du contrat, le 9
avril
2021, l’office de tourisme n’a pas organisé de
renouvellement de la procédure d’attribution et n’a pas conclu avec les entreprises titulaires du
marché d’avenant visant à en prolonger l’exécution. C’est donc hors de tout cadre contractuel et
en l’absence de remise en concurrence que les prestations d’entretien des locaux ont été
poursuivies par les mêmes intervenants après le 9 avril 2021.
Pour 2021, l’ensemb
le des prestations payées par BT aux trois entreprises attributaires
au-
delà de la fin du marché s’est élevé à
111 748
€
HT, certaines des factures en question pouvant
toutefois correspondre à des prestations exécutées avant le 9 avril 2021.
En recourant,
sans contrat ni mise en concurrence préalable, aux services d’au moins
quatre entreprises pour des prestations d’entretien des locaux pour 136
952
€ HT en 2017 et
155 189
€
HT en 2018 et en poursuivant l’exécution d’un marché, conclu le 9
avril 2019, avec
les trois entreprises attributaires au-
delà de l’échéance du contrat, l’office de tourisme n’a pas
respecté les règles d’égalité des candidats et de transparence qui doivent prévaloir en matière
d’attribution de marchés publics. Il est résulté de l’absence
de remise en concurrence l’octroi
d’un avantage injustifié aux entreprises chargées de réaliser les prestations d’entretien des locaux
de BT. En réponse, BT a indiqué avoir poursuivi ses commandes au-delà de la durée du marché
conclu en 2019 en raison du contexte exceptionnel de la crise sanitaire. La chambre régionale
des comptes rappelle que si l’ordonnance n°
2020-319 du 25 mars 2020 prévoyait la possibilité
de prolonger l’exécution des marchés publics dans le contexte de la crise sanitaire, cette
prolongation devait être justifiée par une décision du comité de direction matérialisée sous la
forme d’un avenant
(cf.
supra
, § 6.2) qui ne lui a pas été fourni.
6.4
L’absence de marché pour les prestations de sécurité
De 2017 à 2021, BT a recouru aux services de la société S. pour assurer la sécurité des
bâtiments. Les prestations de cette société sont pour l’essentiel des mises à disposition d’agents
de service de sécurité incendie et d
’
assistance à personnes (SSIAP), dont une partie a été
97
Exemple de trois factures de fin 2019.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
72
refacturée à des clients de BT, dans le cadre de la location des salles affermées, et dans une
moindre mesure d’un contrat d’alarme incendie.
Tableau n° 29 :
détails des prestations de sécurité de la société S. -
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Total
Autres prestations extérieures (compte 6288)
326 905
397 680
430 887
186 467
274 608
1 616 548
Prestations de service refacturées (comptes
60404 et 60405)
23 175
21 712
77 724
3 328
38 843
164 782
Contrat alarme incendie (compte 61563)
8 214
6 746
7 417
6 158
6 693
35 229
Prestations de service (compte 60403)
269
1 109
734
2 112
Entretien divers (compte 6152)
602
705
102
1 409
Petit matériel (compte 60635)
562
635
1 197
Entretien et réparation (compte 61558)
563
393
956
Total
359 727
428 516
517 155
196 056
320 778
1 822 232
Source : grands livres comptables
Pour la période 2017-
2021, le total des achats de prestations de l’office de tourisme auprès
de la société S. a atteint 1 822 232
€ répartis sur un total de 1
344 factures.
À l’exception de 2020 où la crise sanitaire a
réduit les besoins de prestations de
sécurisation des sites, les dépenses engagées par BT auprès d’un seul fournisseur ont
systématiquement été supérieures au seuil de 221 000
€ HT
98
.
Le seul document contractuel que l’office de tourisme a été en mesure de
communiquer
à la chambre est un marché conclu avec la société S. le 19 novembre
2002 pour une durée d’un
an renouvelable deux fois. Ce marché à bons de commande, divisé en trois lots, avait été signé
par
l’ancien directeur, alors directeur adjoint de l’off
ice de tourisme, pour un montant annuel
maximum de 230 000
€
TTC.
BT ne semble pourtant pas avoir ignoré ni l’obligation de procéder à une nouvelle mise
en concurrence ni celle de respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique,
d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures puisque des projets de
cahiers des charges en vue d’une mise en concurrence avaient été rédigés en 2019. Dans ces
projets, les volumes horaires des prestations SSIAP étaient estimés à 6 740 h pour le casino
municipal, 1 530 h pour le Bellevue, 1 100 h pour la Gare du Midi et 1 010 h pour la
halle d’Iraty
.
Sur la base d’un tarif horaire d’approximativement 25
€
HT, la dépense annuelle correspondante
aurait atteint 259 500
€
HT et aurait nécessité une mise en concurrence formalisée et une
attribution du marché par la commission d’appel d’offre
s. Pour autant, aucune mesure de
publicité en vue de cette mise en concurrence n’a été effectuée par la suite et la commission
d’appel d’offre
s, dont
la chambre régionale des comptes n’a pas pu obtenir la composition, n’a
jamais été réunie.
La société S.
n’est pourtant pas la seule entreprise pouvant réaliser ce type de missions.
La chambre a constaté que BT avait également eu recours à la société A. pour des prestations de
98
Seuil à partir duquel une procédure de mise en concurrence formalisée est requise.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
73
nature comparable sur la même période mais pour un montant total de seulement 15 982,46
€ sur
cinq ans.
Tableau n° 30 :
détail des prestations de sécurité de la société A.
–
en €
2017
2018
2019
2020
2021
Prestations société A.
0
318
3 139
1 536
10 989
Source : grands livres comptables
Si le montant de la plupart des factures payées à la société S. est inférieur au seuil
99
qui
permet au pouvoir adjudicateur de passer un marché sans publicité ni mise en concurrence
préalable, l’article 2
1 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, puis
les dispositions du CCP
100
, imposaient
d’additionner les besoins de même nature pour déterminer
les seuils à respecter. Si les dépenses en investissement doivent être appréhendées opération par
opération, en revanche les achats financés en fonctionnement,
cas en l’espèce,
doivent être
considérés dans une enveloppe globale de prestations de sécurité. En réponse aux observations
provisoires de la chambre régionale des comptes, BT a indiqué avoir conclu le 12 décembre 2022
deux marchés pour les prestations de sécurité incendie du casino municipal et des autres sites
affermés avec une société concurrente.
6.5
L’absence de mise en concurrence selon la procédure adaptée malgré le
dépassement des seuils
La chambre régionale des comptes a par ailleurs relevé, à partir des documents en sa
possession, l’absence de mise en œuvre de procédure adaptée (MAPA) pour l’achat de diverses
prestations de services, souvent récurrentes, comme la location de matériel évènementiel, les
feux d’artifice
et 2017 et 2018, la fourniture de boitiers électriques en 2020 et 2021 alors même
que les dépenses mandatées dépassaient les seuils à partir desquels une publicité s’avérait
nécessaire (25 000
€ puis 40
000 €
à compter du 1
er
janvier 2020). En réponse, BT a indiqué
qu’une partie des prestations correspondantes faisaient l’objet de refacturation auprès des clients
de l’office de tourisme. La chambre régionale des comptes fait observer que la revente des
prestations ou des marchand
ises acquises par BT ne l’exonère pas du respect des règles de la
commande publique (cf. § 6.3).
99
25 000
€ HT selon l’article 42 de l’ordonnance n°
205-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, puis
40 000
€ HT
à partir du 1
er
janvier
2019 selon l’article R.
2122-8 du code de la commande publique.
100
Article R. 2121-1 du code de la commande publique.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
74
Tableau n° 31 :
les principaux fournisseurs de Biarritz Tourisme -
en € HT
2017
2018
2019
2020
2021
Marché
Fourniture de
boitiers
électriques
128 500
54 327
111 833
33 754
50 090
Accord cadre pour 2018
et 2019 avec maximum
de 100
000 € HT
Accord cadre en 2017
non transmis
Feux d’artifice
110 400
123 600
136 200
54 600
Mapa en 2019 et 2021
Location de
matériel
événementiel
44 314
40 638
94 574
2 756
101 712
Absence de marché
Sources : grands livres et documents transmis par BT
7
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
La convention collective nationale «
bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs
conseils, sociétés de conseil
» dite SYNTEC s’est appliquée à l’ensemble
des personnels
permanents depuis le 1
er
septembre 2003, mais également au directeur général alors que celui-ci,
ayant
la qualité d’agent public
, ne peut y prétendre.
BT comptait, à la fin de l’année 2021, 44 salariés permanents représentant
38,53 équivalents temps plein (ETP). Les effectifs ont été renforcés par des salariés et des
vacataires dont l’ensemble des interventions a représenté jusqu’à 11 ETP en 2019.
Tableau n° 32 :
effectifs salariés de Biarritz Tourisme
2017
2018
2019
2020
2021
Effectifs permanents au 31/12
50
44
46
43
44
ETP permanent au 31/12
40,66
41,62
41,05
40,87
38,53
ETP vacataires sur l'année
9,35
8,05
11,18
4,75
5,37
Source : Biarritz Tourisme
Cet effectif n’intègre pas les trois agents de la ville de Biarritz mis à la disposition de
l’office de tourisme dont deux, à partir de 2019, pour le service
« Biarritz Évènement
»
.
En fonction de l’effectif salarié, le code du travail impose le respect de
règles
particulières. Jusqu’à l’entrée en vigueur de la
loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la
croissance et la transformation des entreprises
, l’obligation d’établir un règlement intérieur
s’appliquait aux employeurs de plus de 20 salariés, l’office de tourisme respectant cette
obligation, son règlement intérieur étant entré en application le 2 février
2010. D’autres
obligations s’appliquent à partir de 50 salariés, comme par exemple, la publication de l’i
ndex de
l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
101
et la mise à disposition du comité
101
Article 13 de la loi n° 2021-1774 du 24
décembre 2021 visant à accélérer l’égalité économique
et professionnelle.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
75
économique et social (CSE) ou des représentants du personnel
d’
une base de données
économiques, sociales et environnementales (BDESE)
102
.
En prenant en compte les agents de la ville mis à disposition et les vacataires, comme
l’impose l’article L.
1111-
2 du code du travail, les effectifs de l’office de tourisme ont à plusieurs
reprises dépassé le seuil de 50 salariés. En réponse, BT, prenant acte de la remarque de la
chambre, a précisé que ces dépassements étaient intervenus avant 2020. Afin de prévenir les
risques contentieux, il est nécessaire que l’office de tourisme mette en place l’ensemble des
obligations lui incombant si son effectif excède à l’avenir plus de 50 salariés.
La chambre régionale des comptes a constaté que l’office de tourisme n’a pas désigné un
responsable des ressources humaines. La gestion en est partagée entre le service comptable qui
traite les rémunérations et le secrétariat de direction qui centralise les demandes de congés sur
support papier. Selon BT, la gestion des congés et absences aurait cependant été dématérialisée
à partir de 2023. Pour les rédactions de contrats de
travail, l’office de tourisme fait appel à un
prestataire extérieur pour pallier son manque de maîtrise de la gestion des ressources humaines.
7.1
Temps de travail
Un accord d’entreprise du
26 mai 2000 a défini les règles applicables en matière de temps
de travail à l’office de tourisme de Biarritz, fixant à 1
575 heures le temps de travail annuel des
salariés, soit 32 heures de moins que la durée de référence du temps de travail.
Les horaires des salar
iés font l’objet d’un suivi par système déclaratif manuscrit
hebdomadaire et aucun outil n’a été mis en place pour assurer le suivi des heures supplémentaires.
L’accord sur le temps de travail en vigueur à l’office prévoit un contingentement annuel de
130 heures supplémentaires par an, en conformité avec la convention collective SYNTEC. Les
documents permettant le suivi des heures supplémentaires réalisées en 2021 montrent que 686
ont été payées cette année et que le contingent est parfois dépassé
103
. Ils indiquent également que
la durée maximale hebdomadaire de travail, fixée à quarante-
huit heures par l’article L.
3121-20
du code du travail, n’est pas toujours respectée
104
.
L’accord du 26
mai
2000 prévoit, à son article 12, qu’un rapport annuel concernant son
application soit établi et qu’il précise notamment les volumes d’heures supplémentaires réalisées.
Ce rapport ne paraît pas avoir été établi, BT n’ayant été en mesure de transmettre à la chambre
régionale des comptes que des documents de travail utilisés pour le paiement des heures
supplémentaires réalisées par ses salariés.
7.2
Rémunérations
La rémunération des salariés de l’office de tourisme relevant de la convention collective
SYNTEC se compose d’une rémunération de base complétée de primes spécifiques mis
es en
102
Article L. 2312-18 du code du travail.
103
Un agent en 2021 a comptabilisé 172,55 heures supplémentaires.
104
18 cas en 2021.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
76
place par l’office. Un accord daté du
30 janvier 2001 prévoit le versement de deux primes non
prévues par la convention SYNTEC, à savoir une prime d’ancienneté, correspondant à 3
% du
salaire de base pour trois ans d’ancienneté et 1
% supplémentaire pour chaque année
supplémentaire d’ancienneté, plafonné à 20
% et une gratification versée en fin d’année pour les
salariés dont l’ancienneté est supérieure à six mois. Les modalités de calcul de cette seconde
prime n’y sont pas précisées interrogeant sur
son calcul pour chaque bénéficiaire.
Quelques délibérations et documents de travail relatifs au versement de certains autres
avantages ont été par ailleurs portés à la connaissance de la chambre régionale des comptes, sans
qu’il soit possible d’en vérifier
l’exhaustivité, l’office de tourisme n’ayant pas fourni de
document énumérant tous les avantages dont bénéficient ses salariés.
La délibération du 22 décembre 2017 a reconduit le versement de la gratification annuelle
aux salariés et a défini une enveloppe budgétaire total de 29 962
€. L’office de tourisme a indiqué
que les montants nets individuels étaient de 660
€ pour les non
-cadres, 860
€ pour les cadres et
1 770
€ pour le directeur et que le
comité de
direction n’avait pas délibéré sur l’octroi de ce
tte
prime pour les années suivantes, considérant que son ancienneté et sa récurrence ne permettait
pas de la remettre en question et que, par ailleurs, « ces primes suivent la logique de la mairie qui
verse chaque année une prime de fin d’année
».
La chambre rappelle toutefois qu’elle a
récemment formulé des observations définitives
sur l’irrégularité des primes de fin d’année
versées par la ville de Biarritz
105
et qu’en
outre,
l’examen des bulletins de paie de 2021 a révélé
que des salariés ayant moi
ns de six moins d’ancienneté percevaient cette gratification
en
contradiction de l’accord conclu
.
La délibération du 30 avril
2015 a autorisé le versement d’un intéressement au personnel
de BT corrélé aux résultats, calculé d’après la marge commerciale. La
délibération ne donne
toutefois pas de détails sur les modalités de calcul de l’enveloppe ni des montants individuels.
Aucune autre délibération n’est venue fixer le montant de l’enveloppe pendant la période
examinée, interrogeant sur les modalités de versement de cet intéressement.
Une prime exceptionnelle a également été versée aux salariés en 2017 et 2019 pour un
montant net total de 27 884,32
€
et 19 600
€
. Le document transmis pour en justifier le versement
en 2017, est constitué d’un tableau nominat
if annoté de manière manuscrite et non signé. Les
modalités d’attribution ne sont pas explicitées. Au titre de 2019, le document signé du directeur
ne comporte aucun commentaire et fait apparaître des montants individuels différents de ceux de
2017 sans qu
’aucune explication ne soit apportée tant sur la fixation de l’enveloppe que sur les
montants individuels.
L’examen des bulletins de salaires de
décembre 2021 et mai 2022 a révélé des attributions
de compléments de rémunération pour certains salariés (prime de surcroît de travail, prime de
caisse, commissions, prime exceptionnelle) dont les modalités de versement ne sont détaillées ni
dans les accords ni dans une délibération.
Enfin, une prime
destinée aux salariés ayant participé à l’accueil du G7 a été attribuée en
2019, pour un montant total de 7 500
€ net. La seule pièce justifiant le versement de cette prime
est une note du directeur général au comptable et complétée de calculs manuscrits.
105
Rapport d’observations définitives, commune de Biarritz, exercices 2016 et suivants.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
77
Tableau n° 33 :
enveloppe de la prime annuelle -
en €
Montant net
2017
2018
2019
2020
2021
Prime annuelle
29 962
32 617,5
32 955
32 490
30 106
Prime exceptionnelle
27 884
19 600
Prime G7
7 500
Source : BT
Ces deux dernières primes n’ont pas fait l’objet de délibération du comité de direction.
La chambre estime
qu’
il serait de bonne gestion que BT informe son comité de direction
de l
’ensemble des décisions relatives à la rémunération des salariés.
7.3
Avantages accordés aux salariés
7.3.1
La participation de l’employeur à l’action sociale
BT a mis en place des avantages au profit de ses salariés permanents. Des tickets
restaurant
sont ainsi accordés aux salariés de l’office de tourisme. En 2021, le total des dépenses
s’est élevé à 18
977
€.
Jusqu’en 2019, l’office versait une participation à son comité d’entreprise (13
058
€ en
2019). À partir de 2020, celle-ci a été remplacée par la prise en charge directe de chèques
vacances et de chèques cadeaux (pour un total de 11 167
€ en 2021) pour les salariés ayant au
moins un an d’ancienneté.
L’office de tourisme prend également en charge une participation auprès de mutuelles de
santé et de prévoyance pour un coût total de 49 989
€ en 2021. Les taux de prise en charge
employeur sont, pour la cotisation santé, de 60 % pour les cadres et 50 % pour les non-cadres et
pour la prévoyance, de 80 % pour les cadres et 75 % pour les non-cadres.
7.3.2
Véhicule mis à disposition du directeur général
Comme le prévoyait son contrat de travail,
le directeur de l’office de tourisme, en poste
jusqu’en mai 2021, a bénéficié de la mise à disposition d’un véhicule de fonction. Cet avantage
en nature a été valorisé à hauteur de 515
€
par mois. Le véhicule, un Range Rover TD4, a fait
l’objet d’un contra
t de location-
vente à l’issue duquel BT s’en est porté acquéreur pour la somme
de 31 215,27
€
en juin 2020.
Un an plus tard,
l’ancien directeur
a acquis ce véhicule pour 12 060
€. Le
certificat de
cession, établi le 2 juin 2021, est postérieur à sa date de départ en retraite, le 31 mai 2021, ce
dernier l’ayant pourtant signé en qualité de vendeur et d’acquéreur sans qu’une décision du
comité de direction n’ait autorisé cette cession
. Le directeur par intérim
n’a pas signé les
documents relatifs à la cession du Range Rover, alors que la transaction a été réalisée pendant
son intérim de la direction, effectué du 1
er
au 28 juin
2021. Ce dernier a expliqué qu’il n’en avait
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
78
pas eu connaissance, pensant que les formalités administratives avaient eu lieu avant sa prise de
fonctions.
Le prix de cession de ce véhicule a été, selon la comptable, validé par le vice-président
du comité de direction de BT et calculé sur la base d’une valeur estimée de 14
856
€ (cote Argus).
La chambre observe que sa vente s’est faite dans
des conditions financières défavorables pour
l’office de tourisme qui
a revendu ce véhicule 19
155 € en dessous de son prix d’achat après un
an
d’utilisation. En réponse, BT a indiqué que compte tenu de l’amortissement du véhicule, prévu
en trois ans, la moins-
value comptable s’établissait à 8
807 €.
Par ailleurs, à la date de conclusion de la cession, l’ancien directeur ne disposant plus de
la qualité d’ordonnateur puisque son départ en retraite était intervenu entretemps, ne pouvait
valider cette cession à son profit. BT a répondu en soulignant que seuls deux jours séparaient le
départ en retraite de l’ancien directeur et la signature de la cession du véhicule, ce délai
correspondant à «
la liquidation de simples formalités administratives liées au transfert de la
carte grise
».
7.4
Les contrats de travail des directeurs
Depuis 2017, un directeur et une directrice se sont succédé à la tête de BT avec une courte
période d’intérim entre les deux.
Le directeur d’un EPIC doit être recruté dans le cadre d’un contr
at de droit public, selon
une jurisprudence constante
du Conseil d’État
106
, et les dispositions des conventions collectives
ne lui sont pas applicables. L’article 11 des statuts prévoit d’ailleurs l’application du droit du
travail et des «
conventions collectives régissant les activités concernées
» aux seuls agents de
BT, à l’exception du directeur, du comptable et de certains agents de droit public mis à disposition
de l’office. Dès lors, le non renouvellement du contrat et le licenciement d’un directeur d’
un
office de tourisme, constitué sous la forme d’un EPIC, doit s’effectuer dans les conditions
prévues pour le licenciement des agents contractuels de l’État, en application de l’article
R. 133-11 du CT
107
.
L’article L.
133-6 du même code dispose que la nomination et le licenciement du
directeur d’un office de tourisme sous forme d’EPIC «
sont décidés par délibération du comité
de direction sur proposition du président
». Pour la période examinée, ces dispositions ont bien
été respectées, la délibération n° 1 du 21 mai 2021 nommant la nouvelle directrice, à compter du
28 juin 2021, et le directeur intérimaire du 1
er
au 28 juin 2021. Cette délibération appelle
toutefois une remarque : les conditions de rémunération ne sont pas abordées. Bien que les textes
applicables du CT n’aient pas prévu expressément qu’il en soit fait mention, ces informations
devraient être présentées au comité de direction afin de compléter l’information restituée à ses
membres. En effet, l
’article 1
-2 du décret n° 88-145 du 15 février 1988 relatif aux agents
106
Arrêt
Jalenques de Labeau
, Conseil d
’
État, 8 mars 1957, n° 15219,
Robert Lafregeyre
, Conseil d’État,
26 janvier 1923, n° 62529
,
Cour administrative d’appel de Bordeaux, 3e chambre, du 4
juin 2002,
Régie du Port
d’Arcachon
n° 98BX02009 98BX02010, Tribunal des conflits, 4 juillet 1991, n° 02670
Mme P
, voir également
la réponse du ministère de l’intérieur à la question
n° 51497 du Sénat du 7 avril 2015.
107
« En cas de non-renouvellement du contrat, l
’
intéressé perçoit une indemnité de licenciement calculée selon les
dispositions en vigueur relatives au licenciement des agents civils non fonctionnaires des administrations de
l
’
État
».
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
79
contractuels de la fonction publique territoriale
, applicable aux directeurs de l’office de tourisme
pendant la période examinée, prévoit que la rémunération
d’un directeur est fixée par l’autorité
administrative, le comité de dir
ection au cas d’espèce pour BT
.
7.4.1
Le contrat de
l’ancien directeur
Après avoir intégré l’office de tourisme le 1
er
septembre 1991, le directeur général
adjoint, depuis le 1
er
avril 1996, a été directeur de BT du 1
er
septembre 2015 à son départ en
retraite le 31 mai 2021. Son contrat, établi le 24 septembre 2015, postérieurement à sa prise de
poste, appelle plusieurs observations sur le plan juridique.
L’article R.
133-11 du CT dispose que «
le contrat est conclu pour une durée maximale
de trois ans, renouvelable par reconduction expresse dans la durée maximale de six ans
». Le
contrat arrivant à échéance le 31 août 2018 a été prolongé de manière rétroactive pour une durée
de trois ans par une décision du comité de direction du 27 septembre 2018, non transmise à la
chambre lors de l’instruction.
Selon l’ancien directeur, la brièveté du contrat de directeur au regard de son ancienneté
au sein de l’office de tourisme, explique qu’à
son article 1, le contrat stipule expressément la
reprise de l’ancienneté du salarié acquise au sein de l’établissement en tant que salarié de droit
privé sur ses précédentes fonctions, alors que la nature publique du contrat de directeur exclut
pourtant une telle possibilité.
La rémunération des agents contractuels de droit public doit être fixée, en application de
la jurisprudence administrative, en montant ou par référence aux grilles de la fonction publique
et être fixée à un niveau comparable à la rémunération servie à un fonctionnaire pour des missions
et responsabilités comparables
108
. En l’espèce, la rémunération de l’ancien directeur
a été établie
à 2
116 fois la valeur mensuelle du point d’indice de la fonction publique, soit au
20 septembre 2015, 9 800
€ brut par mois. À titre de comparaison, en janvier 2022, la
rémunération bru
te mensuelle d’un directeur général des services de région de plus de 2 millions
d’habitants atteignait au maximum 5
993,43
€ (hors primes).
Par un courrier daté du 21 décembre 2021, le sous-préfet de Bayonne avait
d’ailleurs
interrogé le président de l’office de tourisme sur la rémunération du directeur et rappelait qu’elle
devait être fixée par référence à celle que percevrait un fonctionnaire qui assumerait les mêmes
fonctions à niveau de qualification et d’expérience professionnelle équivalente. L’office de
tourisme avait alors justifié la rémunération de son directeur par l’absence d’emploi équivalent
dans la fonction publique et par l’expérience du directeur en matière de tourisme. Dans sa réponse
aux observations provisoires de la chambre régionale des comptes, faisant référence à la question
n° 12841 publiée au journal officiel du Sénat du 5 février
2015, l’ancien directeur a indiqué que
les conditions de rémunération du directeur d’office de tourisme revêtant le statut d’EPIC
peuvent être fixées par renvoi à la convention collective nationale des organismes du tourisme.
Toutefois, la chambre constate que
le contrat de travail de l’ancien directeur ne fixait pas sa
rémunération en référence à cette convention collective, ni à une autre, mais en référence au point
d’indice de la fonction publique. La chambre régionale des comptes constate par ailleurs que la
rémunération du directeur a été fixée à plus du double de la rémunération, certes minimum,
108
CE 28 juillet 1995 n° 149801, CE 29 décembre 2000 n° 171377, CE 29 avril 2014 n° 355671, CAA Paris
3 décembre 1996 n° 95PA02789, CAA de Douai 5 juillet 2018 n° 17DA00514-18DA00186, CAA Marseille
2 novembre 2004 n° 00MA0166, CAA Marseille 9 avril 2013 n° 11MA00840.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
80
prévue pour le plus haut poste de la convention collective nationale des organismes du tourisme
(3 372
€
par mois en 2016 et 3
919,64 € en 2022).
Au cours des années 2017 à 2021, il a bénéficié de diverses primes et compléments de
rémunération qui n’étaient pas prévus à son contrat
de travail. En application de l
’article 1
-2 du
décret n° 88-145 du 15 février 1988 susmentionné, ces éléments de rémunération auraient dû être
fixés par le comité de direction.
Tableau n° 34 :
les primes versées au directeur
–
en €
Brut
2017
2018
2019
2020
2021
Prime
de fin d’année
2 259,91
2 220,78
2 220,80
2 220
Prime exceptionnelle
1 000
800
500
Prime de départ en retraite
61 353
Indemnité congés payés
19 893
Source : Biarritz Tourisme, fiches de paie 2017 à 2021
L’article 4 d
e son contrat relatif à la résiliation du contrat et au licenciement, prévoit une
indemnité de licenciement correspondant à douze mois de salaire brut. Or, le titre XII du décret
n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels
de l
’
État pris pour l
’
application de l
’
article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant
dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l
’
État, applicable aux directeurs
d’office de tourisme constitué sous forme d’EPIC, en vertu de l’article du CT
109
dispose que
l’indemnité ne peut excéder douze mois de salaire net pour des agents bénéficiant d’un contrat à
durée indéterminée
110
. Par conséquent, cette disposition était donc irrégulière. Elle n’a toutefois
pas produit d’ef
fets.
En vertu des dispositions de l’article R.
133-
11 du CT, les directeurs d’office de tourisme
sont recrutés sur un contrat à durée déterminée d’une durée de trois ans renouvelable (six ans au
total, cf.
supra
) à l’issue de laquelle un contrat à durée i
ndéterminée peut-être proposé. Le contrat
à durée déterminée de
l’ancien directeur
arrivant à échéance le 31 août
2021, il n’aurait pu
bénéficier, dans l’éventualité d’une rupture anticipé de son contrat, qu’à une indemnité
ne
pouvant excéder
«
le nombre des mois qui restaient à courir jusqu
’
au terme normal de
l
’
engagement
»
111
,
c’est
-à-dire trois mois de rémunération
au cas d’espèce
, en application de
l’article 46 du décret
n° 88-145 du 15 février 1988. Des indemnités de chômage auraient pu
également lui être accordées, en application de l’article L.
5424-1 du code du travail. Le contrat
de travail de
l’ancien directeur
ne pouvait donc prévoir d’indemnités de licenciement avant le
terme de son contrat.
Enfin,
l’article 7 stipule à tort que l’ensemble des dispositions non prévues au contrat sont
celles de la convention collective nationale SYNTEC appliquées à l’ensemble du personnel de
109
«
En cas de non-renouvellement du contrat, l
’
intéressé perçoit une indemnité de licenciement calculée selon les
dispositions en vigueur relatives au licenciement des agents civils non fonctionnaires des administrations de
l
’
État
».
110
Article 51 de de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984.
111
Article 46 du décret n° 88-145 du 15 février 1988.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
81
l’EPIC, l’ancien directeur
étant
un contractuel de droit public. L’article c
ontrevient également à
l’article 11 des statuts de l’office de tourisme.
Sur la base de ces dispositions conventionnelles inapplicables à son contrat de travail, il
a bénéficié, à tort, en mai 2021 d’une indemnité de départ en retraite d’un
montant de 61 353
€
bruts.
En réponse, l’ancien directeur justifie le versement de cette indemnité en expliquant que
ces conditions financières se sont appliquées à l’identique pour son prédécesseur
, ce que le
précédent rapport de la chambre avait déjà critiqué. La chambre souligne cependant que dans la
fonction publique, les agents de droit public (titulaires et contractuels) ne peuvent bénéficier
d’une indemnité de départ en retraite
, et sont soumis au droit public. Selon la réponse
ministérielle
112
, à la question écrite précitée n° 12841 du Sé
nat un directeur d’un office de
tourisme constitué sous forme d’EPIC est ainsi placé
« dans une situation statutaire et
réglementaire de droit commun telle que définit par la loi n° 84-55 du 26 janvier 1984
113
». En
outre, le champ
d’application de la convention SYNTEC est limité exclusivement aux salariés
de droit privé, ce qui est rappelé dans les statuts de BT.
À la même date, il a également bénéficié d’une indemnité pour congés payés de
19 893,41
€ bruts. Cette dernière indemnité
, non prévue à son contrat de travail, ne repose sur
aucun fondement légal. La seule disposition qui aurait
pu lui être appliquée est l’indemnité
compensatrice de congés annuels prévue pour les agents contractuels n’ayant pas pu, du fait de
l’administratio
n, bénéficier de tout ou partie de leurs congés annuels lors de la fin de leur contrat.
Cette indemnité est égale à un dixième de la rémunération totale brute perçue lors de l’année en
cours, au
prorata
du nombre de jours de congés annuels dus et non pris
114
. Au cas d’espèce, l
e
dernier bulletin de salaire de
l’ancien directeur
, avant son départ en retraite, faisant apparaître
16 jours de congés restant à prendre
, le montant de l’indemnité
ne pouvait donc dépasser
2 122,17
€
115
.
En réponse, l’office de tourisme
a justifié le versement de cette indemnité et les
modalités de son calcul par l’application des dispositions de la convention collective SYNTEC.
La chambre régionale des comptes rappelle que sur ce point également, la nature juridique du
contrat de direct
eur d’office de tourisme rend inapplicables les dispositions de la convention
collective
, qu’il ne pouvait donc percevoir une telle indemnité
.
7.4.2
Le contrat de
l’actuelle directrice
La directrice de BT a été nommée le 28 juin 2021. Son contrat de travail a été établi pour
une durée de trois ans conformément aux dispositions du code du tourisme.
La rémunération de la directrice est
composée d’une part fixe et d’une part variable sous
la forme d’un intéressement à la marge nette générée par l’activité des site
s de congrès, et
n’a
pas été fixée en montant ou par référence aux grilles de la fonction publique. La jurisprudence et
les textes admettent que la rémunération d’un agent contractuel
peut cependant être fixée
forfaitairement, sans référence à l’indice de
la fonction publique. Toutefois, le comité de
direction ne s’est pas prononcé sur la rémunération contrairement à ce que prévoit l’article 1
-2
du décret 88-145 du 15 février 1988, selon lequel «
le montant de la rémunération est fixé par
l’autorité
territoriale
».
112
Du 5 février 2015.
113
Code de la fonction publique depuis mars 2022.
114
Article 5 du décret n° 88-145 du 15 février 1988.
115
Montant correspondant à (50
401,46 €) /10 x (16 jours/38 jours).
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
82
L’article 9 de son contrat de travail prévoit, par ailleurs, que l’ensemble des dispositions
non expressément prévues soient celles de la convention collective SYNTEC. Selon BT, son
activité principale lui permet d’appliquer la convention c
ollective SYNTEC, ce que la chambre
ne conteste pas. La chambre rappelle cependant que si la convention collective peut s’appliquer
aux salariés de droit privé de BT, elle n’est pas applicable à la situation de la directrice, son
contrat de travail relevant en effet du droit public
. L’article 9
contrevient en outre aux stipulations
de l’article 11 des
statuts de l’office de tourisme
qui exclut le directeur de l’application d’une
convention collective. En application de la décision n°
171377 du Conseil d’Éta
t du
29 décembre 2000, les indemnités doivent être prévues dans le contrat, être accordées par une
décision du comité de direction et la rémunération en découlant ne doit pas être «
manifestement
disproportionnée par rapport à celle d
’
agents de l
’
État de qualification équivalente exerçant des
fonctions analogues
».
La directrice générale a également bénéficié d’une prime de fin d’année de 2
865,09
€
bruts en décembre 2021, non prévue par le contrat de travail. En réponse, BT convient que le
versement cette prime nécessite une régularisation du contrat de travail.
BT doit procéder à une régularisation de la situation de sa directrice par la conclusion
d’un nouveau contrat de travail conforme aux dispositions applicables et à la jurisprudence.
Recommandation n°
14 : régularise
r la situation de la directrice par la conclusion d’un
nouveau contrat de travail.
7.5
La situation irrégulière d’une salariée
Une salariée a été recrutée le 28 janvier 1985 au poste de secrétaire auprès du comité de
tourisme et des fêtes de Biarritz. Elle a ensuite intégré l’EPIC lors de sa création en 1996.
Par une convention du 8 juin 2006, elle a été mise à disposition de la mairie de Biarritz.
Cette convention, signée du
maire et du directeur de l’office de tourisme de l’époque, avait un
effet rétroactif puisqu’elle prévoyait que cette mise à disposition, d’une durée de trois ans, prenait
effet à compter du 1
er
janvier 2006. La convention ne précisait pas les fonctions exercées par
l’intéressée, son article 2 indiquant uniquement que «
Mme X exercera ses fonctions au sein de
la Ville sous la direction de M. le Maire
». De nombreux éléments concordants
116
indique que
cette personne a exercé les fonctions de chef de cabinet du maire de Biarritz pendant sa période
de mise à disposition. L’intéressée a confirmé à la chambre régionale des comptes qu’elle avait
été recrutée comme chef de cabinet du maire de Biarritz le 4 mai
2001 et qu’à compter de cette
date elle a été détachée de Biarritz Tourisme auprès de la ville sans rupture de son contrat de
travail avec l’EPIC.
Une note manuscrite du directeur général des services de la commune adressée au maire,
le 20 mai 2005, porte sur les conditions de rémunération de cette collaboratrice. Il y est indiqué
que «
la ville pourrait supporter directement le salaire complémentaire au travers d’un contrat
116
Jusqu’en mars 2019, selon
son profil Linkedin, elle était chef de cabinet du maire de Biarritz.
En octobre 2018, le blog d
’un ancien adjoint et c
onseiller municipal de Biarritz la désigne également comme
«
Chef de cabinet du maire de Biarritz et destinataire habituelle des Emails destinés à celui-ci
».
Un article de « La semaine du Pays Basque
» du 10 janvier 2014 la cite également comme l’un des «
plus anciens
et proches collaborateurs
» d
’un ancien maire
.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
83
(CM). Celui-
ci aurait l’avantage de «
justifier » de la présence de Mme X dans la mairie, mais
l’inconvénient d’éveiller un questionnement sur son mode de rémunération actuelle. Il est plus
simple d’envisager une augmentation par Biarritz Tourisme, [l’ancien directeur de BT]
ne
voyant aucune difficulté par rapport à sa grille de salaire
». Cette note faisait suite à la demande
du maire d’aligner sa rémunération sur celle d’une de ses autres collaboratrices de cabinet.
Un avis d’inaptitude établi par le service de santé au travail le
1
er
mars 2019 a reconnu
que son état de s
anté était incompatible avec son poste de chef de cabinet mais qu’elle était apte
à occuper un autre poste au sein de BT. Aussi, par un courrier du maire de Biarritz, adressé à
l’office de tourisme
1
er
février 2019, il a été mis fin à sa mise à disposition à compter du
15 février 2019.
Jusqu’à cette date, la rémunération de cette salariée était prise en charge par l’office de
tourisme et faisait l’objet de remboursements trimestriels de la part de la ville. Pour la période
contrôlée, ces remboursements de rémunération ont été de 80 774,61
€
117
en 2017 et 78 798,31
€
en 2018
118
et 7 517,74
€ en 2019
119
.
La convention collective SYNTEC prévoit à son article 5 qu’il sera remis à tout
collaborateur au moment de son engagement un contrat de travail. Pour autant, l’off
ice de
tourisme de Biarritz n’a pas été en mesure de transmettre de contrat de travail conclu avec cette
salariée. L’examen de son dossier dans les locaux de BT n’a permis de retrouver qu’
un contrat
de travail de 1991, conclu avec le comité de tourisme et des fêtes.
Par ailleurs, la seule convention de mise à disposition transmise à la chambre régionale
des comptes concernait la période allant du 1
er
janvier 2006 au 31 décembre 2008, alors que
l’intéressée a bien précisé qu’elle avait été nommée au cabinet
du maire de Biarritz le 4 mai 2001.
À supposer que cette convention ait fait l’objet d’un renouvellement non formalisé, cette nouvelle
convention relevait des dispositions du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de
la mise à disposition applicable aux collectivités territoriales
120
. L’article 11 de ce décret dispose
que «
les collectivités territoriales et les établissements publics mentionnés à l
’
article 2 de la loi
du 26 janvier 1984 peuvent, lorsque les besoins du service le justifient, bénéficier de la mise à
disposition de personnels de droit privé pour la réalisation d
’
une mission ou d
’
un projet
déterminé qui ne pourrait être mené à bien sans les qualifications techniques spécialisées
détenues par un salarié de droit privé. La mise à disposition s
’
applique pour la durée du projet
ou de la mission, sans pouvoir excéder quatre ans
». La chambre observe que la salariée a donc
été mise à disposition, sur une période continue de plus de 18 ans, excédant la durée prévue par
l’article précité
(quatre ans).
À la suite du courrier du maire de Biarritz du 1
er
février 2019, adressé au directeur de BT,
cette collaboratrice a réintégré l’office de tourisme. Bien que ses bulletins de salaire la fassent
apparaître comme assistante de direction, elle fi
gurait, sur l’
organigramme mis à jour le
23 août
2019, comme chargée de projet, sans que la chambre n’obtienne communication d’une
fiche de poste de la part de Biarritz Tourisme. L’intéressée a indiqué que les missions qui lui ont
été confiées jusqu’à son
départ en retraite ont consisté en une étude sur la mise en place de la
responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE), l’organisation des élections des représentants du
personnel, le suivi de dossiers contentieux et de travaux et un appui auprès de différents services.
117
Mandats n° 64, 118, 119, 120.
118
Mandats n° 55, 94, 122 et 128.
119
Mandat n° 76.
120
.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
84
L’ancienne salariée a fait valoir ses droits à la retraite le 30
juin 2020. À cette occasion,
elle a bénéficié d’une prime de départ d’un montant de 30
600 € brut
. Cette prime, calculée selon
les règles fixées par la convention collective SYNTEC, a pris en compte une ancienneté de 29 ans
basée sur une arrivée le 1
er
février 1985
. L’office de tourisme n’ayant pas été en mesure de
transmettre
l’ensemble des
contrats de travail
ou avenants à l’exception de celui
de 1991, le calcul
de cette ancienneté repose sur des dispositions contractuelles incertaines. La Cour de cassation
considère toutefois que la date d’ancienneté figurant sur le bulletin de paie vaut présomption de
reprise d’ancienneté
121
, en l’espèce 29 ans, la mise à disposition auprès de
la ville de Biarritz
n’ayant pas entrainé de rupture ou de suspension du contrat de travail.
La mise à disposition
d’une salariée
de BT auprès de la ville de Biarritz pour y exercer
les fonctions de chef de cabinet a reposé sur des bases juridiques contestables et a permis à la
ville de s’adjoindre une seconde collaboratrice de cabinet alors que seul un emploi de ce type
était autorisé par une délibération de la commune. La création de deux postes de collaborateurs
de cabinet supplémentaires n’a été approu
vée, en effet, par le conseil municipal, que par une
délibération du 10 juillet 2020
. La chambre observe également que le dispositif mis en place s’est
révélé coû
teux pour BT qui a dû s’acquitter d’une prime de départ en retraite de 30
600 € brut
s
alors que la salariée en question a été mise à la disposition de la ville pendant plus de 18 ans.
7.6
Les frais de mission et de déplacement
Les dépenses liées aux frais de missions et de déplacement des salariés de BT s’élevaient
en moyenne à 49 428
€ par an pour le
s années 2017 à 2019 et 19 663
€ en 2020 (cf.
annexe
n° 11
), en diminution, en raison de la crise sanitaire et du ralentissement de l’activité de BT. Ces
dépenses sont en net retrait à compter de 2021, alors même que BT a enregistré une reprise de
son activité. Au sein de cet ensemble, les frais de mission et de déplacement engagés par le
directeur commercial entre 2017 et 2020 ont représenté 55 356
€, soit un tiers du total. En réponse
aux observations provisoires de la chambre régionale des comptes, l’anc
ien directeur général et
l’ancien directeur commercial ont indiqué que les dépenses liées aux missions de promotion
touristique et de prospection commerciale étaient justifiées par un plan d’action
s annuel validé
par la direction générale et donnaient lieu à des comptes-rendus hebdomadaires lors de réunions
du service commercial.
Les procédures internes de remboursement des frais de missions engagés par les salariés
ont été établies par une note du directeur du 11 juillet 2016 et complétées par une seconde note
d’octobre 2017
.
Ces deux documents rappellent notamment l’obligation de porter sur les notes
de restaurant la liste des invités et le nom de leur société, ainsi que le détail des consommations
et l’évènement ou l’action ayant donné lieu à la dépense.
Ces deux notes ne fixent aucun plafond
en matière de dépenses d’hébergement, de restauration ou de transport. Elles ne formulent aucune
recommandation en faveur du choix des moyens de transport les plus économiques.
Le recours fréquent à des déplacements en taxi plutôt qu’en transports en commun, le
choix de la première classe pour les déplacements en train ou les achats tardifs de billets d’avion
génèrent des surcoûts que l’office de tourisme pourr
ait limiter par la fixation de règles simples.
121
Cass. soc. 21 septembre 2011, n° 09-72.054.
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
85
En la matière, les seules règles fixées sont l’indication des lieux de départ et d’arrivée sur les
notes de taxi et la mention de l’identité du passager sur les factures de transport.
L’examen des frais de mis
sion des années 2019 et 2020 a révélé que les règles fixées par
les notes internes précitées n’étaient que très partiellement suivies
.
7.6.1
L’absence de limitation des montants
En l’absence de limitation des dépenses pouvant donner lieu à un remboursement de fr
ais
professionnels et par manque de formalisme des procédures mises en place, des dépenses
importantes sont prises en charges par BT.
Ainsi, à l’occasion d’un déplacement à Paris les 12 et 13
décembre 2019, pour un motif
non précisé sur la facture, mais correspondant à une action de prospection commerciale, le
directeur commercial a demandé le remboursement d’une
note de frais de 330,20
€
. Parmi les
dépenses exposées figure une nuit
ée d’
hôtel pour 182,88
€. Cette même mission a également
donné lieu au remboursement de la facture du 13 décembre
2019 d’un établissement parisien
pour 1 050
€
et pour 600
€ de dépenses de bar et nourriture et 450
€ de boissons. Cette dernière
facture ne mentionne pas l’identité du ou des bénéficiaires.
En réponse BT précise que la note de
frais ne pouvait mentionner tous les participants, s’agissant d’une soirée de prospection et que le
détail figure dans un compte-rendu qui, comme le note la chambre, se limite énumérer les
entreprises représentées en
omettant l’identité des invi
tés, ou la nature précise des dépenses
engagées.
De même, à l’occasion d’un déplacement à Deauville les 9 et 10
septembre 2019, libellé
« France Congrès Paris
», l’office de tourisme a pris en charge une
note de frais du directeur
commercial de 709,17
€ c
omprenant 448
€ de dépense hôtelière
pour deux nuits et 261,17
€ de
location de véhicule, péages et carburant. En réponse, BT a indiqué que le directeur avait
bénéficié d’un billet d’avion gratuit pour Paris et utilisé une voiture de location, solution jug
ée
«
plus simple et moins coûteuse que de voyager par les voies transversales
». La chambre observe
cependant que les trains au départ de la gare Saint-Lazare aurait constitué une alternative plus
économique, pour un temps de trajet équivalent.
La chambre régionale des comptes a également relevé des achats de billets de TGV en
première classe lors des déplacements effectués par les salariés de BT, comme par exemple lors
du
déplacement en janvier 2020 d’un salarié de l’office de tourisme au
salon « Maison et
Objets ».
7.6.2
Le non-respect des règles internes en matière de frais de taxi
Lors de leurs missions, les salariés de l’office de
se déplacent fréquemment en taxi ou en
voiture de transport avec chauffeur (VTC), y compris pour des trajets où le recours aux transports
en commun
s’avèreraient moins onéreux
.
En réponse, BT a indiqué qu’«
il y a d’autres aspects
qui justifient le recours à des moyens de transport autres que les transports en commun (gain de
temps, sécurité, horaires des déplacements, déplacement
s seuls ou à plusieurs, …)
». La chambre
observe cependant que concernant le recours à des VTC dans des grandes ville où les transports
en commun sont développés et de qualité peut difficilement se justifier pour des personnes
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
86
voyageant seules. En outre, la chambre a constaté que, contrairement aux recommandations de
la note d’octobre 2017, les lieux de départ et d’arrivée n’étaient pas systématiquement renseignés.
À titre d’exemples, cette lacune a été constatée pour les déplacements
de
l’ancien
directeur le 26 juin 2019 à Paris. À cette occasion, BT a procédé au remboursement de deux
factures de taxi pour 85
€ sans précision de la destination et sans reçu de carte bleue. L’état de
frais correspondant a été validé par l’assistante de direction, qui n’est pa
s habilitée à le faire, et
qui a validé pendant la période examinée les frais de mission et de déplacement du directeur. Le
même jour, un remboursement de 71,70
€ de
frais de taxi au directeur commercial a été également
opéré sans précision sur la destination.
Un déplacement effectué à Francfort par le directeur commercial du 20 au 24 mai 2019 a
lui aussi donné lieu au remboursement 358,55
€ de taxi
dont seuls 142,05
€ sont accompagnés
de précisions sur les trajets effectués. En réponse, BT a justifié le recours à des déplacements en
taxi plus onéreux en raison «
du gain de temps, la non-connaissance des lieux et de la langue
».
BT ajoute que le directeur commercial «
a utilisé le taxi pour ses déplacements payants dont le
coût total sur 5 jours a été de 358
€, soit environ 70 €/
jour
», montants non négligeables selon la
chambre.
La chambre rappelle que
l’office de tourisme
doit appliquer les règles qu’il s’est fixé en
matière de remboursement des frais de taxi et privilégier des modes de transport moins onéreux
pour les déplacements effectués dans des zones desservies par les transports en commun.
La chambre régionale des comptes recommande à l’office de tourisme de mettre en place
des procédures formalisées pour la prise en charge des frais de mission et de déplacement, de
plafonner les montants de frais susceptibles d’être remboursés
, qu
’
elle considère comme parfois
excessifs, au regard notamment des barèmes applicables aux agents de la fonction publique
territoriale
122
,
et d’établir des règles privilégiant
les modes de transport les moins onéreux. BT
doit établir systématiquement des ordres de mission, ces pièces étant obligatoires pour permettre
le remboursement des frais de mission et de déplacement en application de l’article D.
1617-19
du CGCT et de l’a
rticle 51 de la convention collective SYNTEC
123
. En réponse, BT indique
seulement prendre acte de la recommandation,
qu’il n’a
pas «
eu à déplorer d’exagération
sensible des remboursements de frais de déplacement »
et ajoute que l’application d’une telle
recommandation pourrait entrainer une réticence des salariés à effectuer des déplacements. BT a
cependant précisé que l’établissement d’ordres de mission est désormais effectif.
Recommandation n°
15 : mettre en place des procédures formalisées pour la prise en
charge des frais de mission et de déplacement, leur plafonnement, et établir des ordres
de mission en application de l’article D.
1617-
19 du CGCT et de l’article 51 de la
convention SYNTEC.
122
Décret
n° 2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés
par les déplacements des personnels des collectivités locales et arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des
indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°
2006-781 fixant les conditions et les modalités de
règlement des frais occasionnés par le
s déplacements temporaires des personnel civils de l’État.
123
«
Avant l'envoi d
’
un salarié en déplacement, un ordre de mission sera normalement établi, se référant au présent
titre
.
L
’
ordre de mission pourra être permanent pour les salariés dont les fonctions, telles que précisées dans le
contrat de travail, les conduisent à effectuer des déplacements multiples pour des interventions ponctuelles.».
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
87
7.7
Les dépenses de réception
De 2017 à 2021, les frais de réception de l’office de t
ourisme se sont élevés à 104 295
€
dont 27
445 € concernant l’accueil du G7
, soit une moyenne de 15
370 € par an, hors G7.
Ces
dépenses correspondent, pour l’essentiel, à des repas facturés par des restaurants de Biarritz
auxquels ont participé des salarié
s de l’office de tourisme, et, le plus souvent, à l’occasion de
l’accueil de clients ou de partenaires commerciaux
.
7.7.1
Les dépenses de restauration
La chambre a procédé à un examen détaillé des frais de réception de l’exercice 2019 pour
lequel les dépenses atteignent 43 843
€. Sur un échantillon de 124 factures de restaurant
représentant 58
% des dépenses de réception de 2019, elle a constaté l’absence d’identification
des bénéficiaires pour 39 paiements (15 772,95
€
HT). À titre d’exemples, parmi les cas
constatés figurent un déjeuner de 56 couverts pour 952,30
€ le 17
janvier
2020, à l’occasion de
l’édition de 2019 de «
Biarritz en lumière » un repas le 30 décembre 2019 (29 menus, pour un
total de 486
€ sans précision sur l’identité des convives), des repas
dans une pizzeria
(3 172,65
€
pour 123 repas d’octobre à décembre 2019), ou encore un repas «
Halloween et St Martin » le
11 octobre 2019 (33 menus, pour un total de 557,50
€ sans précision sur l’identité des convive
s).
En réponse, BT a expliqué que les dépenses de restauration citées en exemples
concernaient l’activité événementielle de l’office de tourisme et en particulier l’évènement
« Biarritz en lumière » et que la prise en charge de ces repas était prévue dans les contrats signés
avec les prestataires et artistes. BT a ainsi
transmis une proposition commerciale de l’entreprise
prestataire de l’édition 2019 de «
Biarritz en lumière ». La chambre régionale des comptes
observe que la proposition ne mentionne des repas et hébergement que pour cinq personnes, à
l’occasion du montage et du démontage du matériel, éléments ne permettant pas de justifier la
facture du 30 décembre
2019 et les 123 repas facturés d’octobre à décembre. Pour les autres
exemples cités, BT n’a pas apporté de compléments d’information. La chambre rappelle que la
prise en charge de cette nature de dépenses impose une identification des convives et une
référence au contrat, qui devrait mentionner le montant les frais de repas et d’hébergement afin
de circonscrire les dépenses.
Une partie des dépenses comptabilisées parmi les frais de réception concerne des
prestations de restauration destinées aux seuls salariés de l’office de tourisme. À titre d’exemple,
sont notamment concernés, un déjeuner le 2 octobre 2020 pour un montant de 179
€ réunissant
le directeur, son assistante, la responsable du service comptable et le comptable ainsi qu’un
déjeuner avec des salariés de l’office le 23
juillet 2019 (80,60
€), ou encore un repas du
8 avril 2019, réunissant le directeur et la chargée de mission (38,17
€)
124
. Pour ces deux derniers
exemples, BT a indiqué en réponse qu’il s’agissait de déjeuners clôturant une réunion de travail
et que le repas avec le comptable accompagnait la fin de sa mission.
La chambre régionale des comptes a relevé des dépenses régulières liées à des évènements
festifs qualifiés d’«
afterwork »
sans qu’un lien clair puisse être fait avec les missions de l’office
de tourisme. Parmi d’autres exemples, sont notamment concernés un apéritif pour l
es salariés le
28 juin 2019, remboursé pour 440
€ au directeur de l’office de tourisme, sans facture du
124
Mandat n° 684 de 2019.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
88
prestataire et accompagné d’une liste des convives illisible, une soirée à San Sebastian le
19 décembre 2019 pour le service commercial, remboursée pour 536,51
€ au directeur
commercial, l’identité des participants n’étant pas précisée. Dans ces réponses aux observations
provisoires, BT a précisé que l’apéritif du 28
juin
2019 s’inscrivait dans le cadre de la cohésion
des salariés lors des « Casetas de Biarritz » et a transmis à cette occasion une liste des convives
illisible.
Certains évènements ont pu se dérouler lors de déplacements à Paris, comme le
20 mars
2019 lors d’un «
afterwork »
pour 25 personnes (765
€), dans des lieux non précisés
(«
afterwork
» du 1
er
février 2019, 474,17
€
125
) ou au siège de l’office de tourisme (facture de
traiteur, pour une réception «
afterwork »
le 10 octobre 2019, pour 2 125,77
€), le point commun
de ces manifestations étant l’absence d’indication sur l’identité des participants et sur l’objectif
professionnel poursuivi. BT a précisé dans ses réponses que ces dépenses concernaient des
actions de prospection commerciale liées
au tourisme d’affaires et que compte tenu du nombre
important de bénéficiaires, leur identité ne pouvait être mentionnée sur les justificatifs. BT a
cependant transmis pour la manifestation du 20 mars 2019 un compte rendu comportant deux
pages, listant les convives, qui aurait pu être aisément annexé au mandat. La chambre observe
d’ailleurs que le compte
rendu mentionne 19 convives et la facture 25. Pour la réception du
10 octobre 2019, BT a transmis la liste des invités (une page) qui aurait dû être jointe à la facture.
D’une manière générale, la chambre a constaté l’imprécision de la justification des
dépenses de réception tant sur leur nature exacte que sur l’identité des personnes bénéficiaires,
introduisant un doute quant au lien avec les missions de l’office de tourisme. En conséquence,
l’office de tourisme doit mettre en place un suivi plus rigoure
ux de ses dépenses de réception.
L’
ancien
ordonnateur conteste l’observation de la chambre et souligne que les missions faisaient
l’objet d’une prévision budgétaire. Il a ainsi transmis un document retraçant les prévisions de
dépenses du service commercial
pour l’année 2019. Ce document, également communiqué par
BT, s’apparente à un document de travail interne. Il ne comporte pas toujours de montant
prévisionnel pour chacune des actions mentionnées et les bénéficiaires ne sont pas toujours
identifiés. En ou
tre, il n’a pas permis à la chambre régionale des comptes d’identifier les
réceptions décrites
supra
, dont on peine à connaî
tre le budget prévisionnel et l’action à laquelle
elles se rattachent.
7.7.2
L’accueil des partenaires commerciaux
Outre les frais de restauration et de manifestations festives, les dépenses de réception de
l’office de tourisme sont également liées à la prise en charge des frais de partenaires
commerciaux lors de leurs déplacements à Biarritz. De la même manière que pour les frais de
restauration précédemment évoqués, ces dépenses sont prises en charge par BT sans précision
sur l’identité des bénéficiaires. À titre d’exemple, ont été acquittés par l’office une facture d’
hôtel
de 181,60
€ pour un accueil de presse le
21 septembre 2019
, l’hébergement de neuf personnes à
l’hôtel
le 2 août 2019 pour 704,80
€, ou les factures d’hôtel du 15
août 2019 (106,30
€) et du
17 août 2019 (92
€, 113
€ et 115,60
€). L’accueil de partenaires commerciaux peut également
donner lieu à la prise en charge de dépenses de loisirs
126
.
125
Remboursement au profit du directeur commercial.
126
À titre d’exemple
: cours de surf
pour l’accueil d’un voyage de presse russe le 4
juin 2019 (100
€).
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
89
L’a
ncien ordonnateur conteste cette observation, et précise que les dépenses engagées
pour les partenaires externes sont toutes mentionnées dans le document retraçant les dépenses
prévisionnelles du service commercial (cf. 7.7.1)
, document qui n’a pas permis
à la chambre
régionale des comptes
d’identifier
les prévisions budgétaires des actions évoquées
supra
.
BT a transmis le contrat justifiant la réservation hôtelière du 2 aout 2019 pour sept
personnes, la facture indiquant quant à elle la présence de neuf
personnes. Le contrat n’indique
pas l’identité des invités. Pour le séjour
du 15 aout 2019, BT a communiqué le bon de commande
justifiant la prise en charge des frais d’hébergement, sur lequel n’appara
î
t pas l’identité des
invités.
La chambre régionale de
s comptes invite l’office de tourisme à mettre en place un
encadrement tarifaire plus rigoureux des dépenses qu’il est amené à prendre en charge au profit
de ses clients et partenaires commerciaux.
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
90
ANNEXES
Annexe n° 1. Membres extérieurs du comité de direction
..............................................
91
Annexe n° 2. Organigramme
...........................................................................................
92
Annexe n° 3. Ordres du jour des comités de direction
....................................................
93
Annexe n° 4. ROB présenté en 2018
..............................................................................
97
Annexe n° 5. Rapport d’activité 2019
...........................................................................
100
Annexe n° 6. Présentation analytique des sites affermés
..............................................
103
Annexe n° 7. Tarification des encarts publicitaires
.......................................................
104
Annexe n° 8. Travaux mandatés pour les sites affermés ville de Biarritz
....................
107
Annexe n° 9. Mandatement pour les achats de boisson et d’alimentation pour le bar
et les pauses
–
en €.
..................................................................................
108
Annexe n° 10. Mandatement pour les achats de travaux d’impression
et de
publicité
....................................................................................................
109
Annexe n° 11. Dépenses de réceptions, missions et déplacements -
en €
.....................
110
Annexe n° 12. Évaluation du coût des salles mises à disposition gratuitement pour
les vaccinodromes
....................................................................................
111
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
91
Annexe n° 1. Membres extérieurs du comité de direction
2014
2020
Syndicat des hôteliers et des restaurateurs
Président de l
’
Union des métiers et des industries de l
’
hôtellerie
x
x
Directrice générale d
’un
groupe
d’
hôtellerie-restauration
x
Représentant des commerçants
Directeur d
’un grand magasin
x
x
Commerçant (restauration)
x
Prestataires locaux et services touristiques
Directeur de la société de la SEM des golfs de Biarritz
x
x
Directeur du casino
x
x
Opérateurs locaux en charge de l'animation touristique et de la
création évènementielle
Directrice d
’
agence réceptive
x
x
Directrice d'agence de personnel événementiel
x
x
Sources : délibérations BT et ville de Biarritz
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
92
Annexe n° 2. Organigramme
Source : BT
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
93
Annexe n° 3. Ordres du jour des comités de direction
COMITÉ DE DIRECTION DU 18 JANVIER 2017
Rapport 1 : annulation de délibération concernant le transfert de la compétence Compte financier
et affectation des résultats 2016
Rapport 2 : délibération décision modificative
Rapport 3 : délibération budget prévisionnel
Rapport 4
: présentation du plan d’actions commerciales
COMITÉ DE DIRECTION DU 26 AVRIL 2017
Rapport 1 :
Adoption du budget
1.1
Rapport de gestion 2016 et rapport d’activité 2016
1.2
Compte financier et affectation des résultats 2016
1.3
Stock au 31.12.2016
1.4
Résultat par activité et sites affermés
Questions diverses
: Bilan touristique de l’année 2016 et bilan d’activité 1
er
trimestre 2017
COMITÉ DE DIRECTION DU 10 OCTOBRE 2017
Rapport 1 : Bilan de la haute-saison touristique 2017
Rapport 2 :
Bilan de l’activité commerciale 1
er
semestre 2017
Rapport 3
: Comparatif chiffres d’affaires, dépenses mandatées, 2016/2017 au 31 août 2017
Rapport 4
: Procédures d’achats / procédures adaptées en cours
Rapport 5 : Étude tarifaire France Congrès (information)
Rapport 6 : Stratégie de développement touristique à moyen terme
Pas de délibération
COMITÉ DE DIRECTION DU 22 DECEMBRE 2017
Rapport 1 :
Plan d’actions / Orientations budgétaires 2018
Rapport 2 :
Information sur le projet de réaménagement du point
d’accueil
touristique
de l’Office de Tourisme
-
Demande d’autorisation de prêt
Rapport 3 :
Décision modificative budgétaire n° 1
–
2017
Rapport 4 :
Prime de fin d’année pour le personnel Biarritz Tourisme
Questions diverses
:
Point sur le Contrat Destination Golf
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
94
COMITÉ DE DIRECTION DU 21 février 2018
Rapport 1 : Budget prévisionnel 2018
Rapport 2 : Point activité Biarritz Tourisme (et Comité de développement
stratégique
)
Rapport 3 : Proposition campagne de communication hébergement
COMITÉ DE DIRECTION DU 18 MAI 2018
Rapport 1 :
1.1
Rapport de gestion 2017 et rapport d’activité 2017
1.2
Compte financier et affectation des résultats 2017
1.3
Stock au 31.12.2017
1.5
Résultat par activité et sites affermés ;
Bilan touristique de l’année 2017
Rapport 2 : Visites guidées et Chapelle Impériale tarif
COMITÉ DE DIRECTION DU 4 DÉCEMBRE 2018
Rapport 1 :
1.1
Stratégie
–
Plans d’action 2019
1.2
Orientations budgétaires reporté
Rapport 2 : Décision modificative budgétaire n°1-2018
Rapport 3 : Information sur le réaménagement
du point d’accueil touristique de l’O
T (Reporté)
Rapport 4
: Point d’activité 1
er
trimestre 2019
COMITÉ DE DIRECTION DU 20 FÉVRIER 2019
Rapport 1 : Présentation budget prévisionnel 2019
Rapport 2 : Aménagement office de tourisme
Rapport 3 : Autorisation emprunt/renouvellement parc informatique
Questions diverses
: Courbes hôtelières pour l’année 2018
COMITÉ DE DIRECTION DU 21 MAI 2019
Rapport 1 :
1.1.1
Rapport de gestion 2018
1.1.2
Rapport d’activité
1.1.3
Compte financier et affectation des résultats 2018
1.1.4
Compte financier des sites affermés
Rapport 2 : Intégration du personnel et des activités de « Biarritz Évènement »
Rapport 3 : Décision modificative budgétaire n° 1
–
2019
Questions diverses
: Bilan touristique de l’année 2018
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
95
COMITÉ DE DIRECTION DU 3 OCTOBRE 2019
Rapport 1 : Bilan de la haute saison touristique 2019
Rapport 2
: Bilan de l’activité commerciale 1
er
semestre 2019
Rapport 3
: Comparatif charges et chiffre d’affaire 2018/2019 au 30 septembre 2019
Rapport 4 : Bilan travaux accueil
COMITÉ DE DIRECTION DU 20 DÉCEMBRE 2019
Rapport 1
: Plan d’actions 2020 et bilan d’activité 2019
Rapport 2 : Décision modificative budgétaire 2019 n°2
Rapport n°3 : Orientations budgétaires 2020
Questions diverses : Hausse de charge de gaz liés au contrat X, problème honoraires divers
réaffectation dans la même section mais en prestations refacturées
COMITÉ DE DIRECTION DU 18 FÉVRIER 2020
Rapport 1 : Budget primitif prévisionnel 2020
Rapport 2 : Révision des tarifs bar appliqués sur sites
COMITÉ DE DIRECTION DU 2 JUIN 2020
Rapport 1
: Bilan d’activité et situation à ce jour suite Covid
-19
Rapport 2 : Rapport de gestion-
rapports d’activité 2019 (présenté en partie en décembre 2019
service commercial, accueil, communication)
Rapport 3 : Compte financier 2019 et affectation des résultats
Rapport 4 : État des stocks
Rapport 5 : Compte financier des sites affermés
Rapport 6 : Révision budgétaire 2020
COMITÉ DE DIRECTION DU 9 SEPTEMBRE 2020
Rapport 1
: Présentation, installation du comité de direction de l’EPIC Biarritz Tourisme
Rapport 2 : Élection Président et vice-président
Rapport 3 : Point activité 2020 Biarritz tourisme et décision modificative budgétaire 2020
Rapport 4 : Retour audit et perspectives 2020
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
96
COMITÉ DE DIRECTION DU 11 FÉVRIER 2021
Rapport 1 : Présentation, nouvel agent comptable
Rapport 2 : Budget prévisionnel 2021
Rapport 3
: Plan d’actions 2021/compte rendu comités de réflexion
Rapport 4 : Perspective organisationnelle
COMITÉ DE DIRECTION DU 21 MAI 2021
Rapport 1 : Nomination du nouveau Directeur général de Biarritz Tourisme
Rapport 2 : Rapport de gestion-
rapport d’activité
-compte financier 2020 et affectation des
résultats (envoyé en préfecture le 4 février 2022)
Rapport 3 : Perspective 2021 (congrès)
Rapport 4
: Renouvellement du classement de l’office
COMITÉ DE DIRECTION DU 15 OCTOBRE 2021
Rapport 1 : Bilan de la haute saison touristique
Rapport 2
: Bilan de l’activité du 1
er
semestre 2021
Rapport 3 : Prévisionnel 2022 et dm 2021
Rapport 4 : Révision des conditions applicables aux organisateurs avec prise en charge
COMITÉ DE DIRECTION DU 16 DÉCEMBRE 2021
Rapport 1
: Plan d’actions 2022
Rapport 2 : Orientations budgétaires 2022
Rapport 3 : Révision des conditions applicables aux organisateurs avec prise en charge
Rapport 4 : : Décisions modificatives
COMITÉ DE DIRECTION DU 31 MARS 2022
Rapport 1 : budget primitif 2022
Rapport 2
: demande d’accord pour un emprunt
Questions diverses : tarif phare
Source : BT, à partir des comptes-
rendus des conseils d’administration
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
97
Annexe n° 4. ROB présenté en 2018
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
98
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
99
Source : BT, ROB 2018
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
100
Annexe n° 5. R
apport d’activité 2019
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
101
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
102
Source
: BT, rapport d’activité 2019
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
103
Annexe n° 6. Présentation analytique des sites affermés
Source : BT
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
104
Annexe n° 7. Tarification des encarts publicitaires
EDITION
PAGE
TARIF HT
Mise en place du support
Date de révision depuis 2017
précédents
tarifs HT
CALENDRIER MAREES
1/2 page inter
700,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
800
CALENDRIER MAREES
pleine page inter
1 200,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
1300
CALENDRIER MAREES
2ème de couv
2 000,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
2000
CALENDRIER MAREES
3ème de couv
2 000,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
2000
CALENDRIER MAREES
4ème de couv
3 000,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
3000
GUIDE HEBERGEMENT
1/4 page inter
500,00
avant 2017
révision tarifaire après 2020
600
GUIDE HEBERGEMENT
1/2 page inter
800,00
avant 2017
révision tarifaire après 2020
1000
GUIDE HEBERGEMENT
pleine page inter
1 500,00
avant 2017
révision tarifaire après 2020
1900
GUIDE HEBERGEMENT
2ème de couv
2 000,00
avant 2017
révision tarifaire après 2020
2700
GUIDE HEBERGEMENT
3ème de couv
2 000,00
avant 2017
révision tarifaire après 2020
2700
GUIDE HEBERGEMENT
4ème de couv
3 000,00
avant 2017
révision tarifaire après 2020
3000
GUIDE RESTAURANT
mise en avant
300,00
avant 2017
inchangé
GUIDE RESTAURANT
1/2 page inter
600,00
avant 2017
inchangé
GUIDE RESTAURANT
pleine page inter
1 000,00
avant 2017
inchangé
GUIDE RESTAURANT
2ème de couv
1 500,00
avant 2017
inchangé
GUIDE RESTAURANT
3ème de couv
1 500,00
avant 2017
inchangé
GUIDE RESTAURANT
4ème de couv
2 000,00
avant 2017
inchangé
MAGAZINE
bon plan
700,00
A partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
visuel 1/2 page inter
1 600,00
A partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
visuel pleine page inter
3 000,00
A partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
publirédac pleine page
inter
3 400,00
À partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
2ème de couv
3 700,00
À partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
3ème de couv
3 700,00
À partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
4ème de couv
4 500,00
À partir de 2019
inchangé
MAGAZINE
Coup de cœur
6 000,00
À partir de 2019 abandonné
en 2020
inchangé
NEWSLETTER
grand public haut page
300,00
commercialisation en 2018
révision tarifaire en 2021
300
NEWSLETTER
grand public milieu page
250,00
commercialisation en 2018
révision tarifaire en 2021
250
NEWSLETTER
billetterie haut de page
350,00
commercialisation en 2018
révision tarifaire en 2021
300
NEWSLETTER
billetterie milieu de
page
300,00
commercialisation en 2018
révision tarifaire en 2021
250
PLAN GUIDE
1/2 volet
1 400,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
1750
PLAN GUIDE
plein volet
2 600,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
3000
PLAN GUIDE
dernière de couv
3 500,00
avant 2017
révision tarifaire en 2020
4000
PLAN TOURISTIQUE
plein volet
2 700,00
avant 2017
inchangé depuis 2018
Tarif 2017
non transmis
PLAN TOURISTIQUE
1/2 volet
1 500,00
avant 2017
inchangé depuis 2018
Tarif 2017
non transmis
PLAN TOURISTIQUE
1/3 volet
1 200,00
avant 2017
inchangé depuis 2018
Tarif 2017
non transmis
PLAN TOURISTIQUE
1/4 volet
1 000,00
avant 2017
inchangé depuis 2018
Tarif 2017
non transmis
SITE INTERNET
home page haute saison
400,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
105
SITE INTERNET
pages où dormir haute
saison
250,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages découvrir haute
saison
200,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages sortir haute
saison
110,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages déguster haute
saison
110,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
home page moyenne
saison
350,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages où dormir
moyenne saison
200,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages découvrir
moyenne saison
150,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages sortir moyenne
saison
85,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages déguster
moyenne saison
85,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
home page basse saison
300,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages où dormir basse
saison
150,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages découvrir basse
saison
100,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages sortir basse saison
75,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
SITE INTERNET
pages déguster basse
saison
75,00
commercialisation en 2018
inchangé depuis 2018
BLOG
publirédaction
500,00
création blog en 2021
inchangé depuis 2021
NAVETTE SABI
spot vidéo fourni 40 sec
1 450,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
NAVETTE SABI
spot vidéo réalisé 40 sec
1 750,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
NAVETTE SABI
spot motion vidéo
fourni 20 sec
650,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
NAVETTE SABI
spot motion vidéo
réalisé 20 sec
950,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
CARTE INTERACTIVE
fiche carte interactive
période janvier février
100,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
CARTE INTERACTIVE
fiche carte interactive
période mars avril
150,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
CARTE INTERACTIVE
fiche carte interactive
période mai juin
200,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
CARTE INTERACTIVE
fiche carte interactive
période juillet août
300,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
CARTE INTERACTIVE
fiche carte interactive
période septembre
octobre
200,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
CARTE INTERACTIVE
fiche carte interactive
période novembre
décembre
100,00
commercialisation en 2021
inchangé depuis 2021
AGENDA Biarritz
Demi-page intérieure
Haute saison
(juillet - août)
200,00
édité à partir de 2018
tarif inchangé supprimé en
2020
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
106
AGENDA Biarritz
Demi-page intérieure
Moyenne
saison (juin septembre)
175,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
Demi-page intérieure
Basse saison
(octobre à mai)
150,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
Pleine page intérieure
Haute saison
(juillet - août)
400,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
Pleine page intérieure
Moyenne
saison (juin septembre)
350,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
Pleine page intérieure
Basse saison
(octobre à mai)
300,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
2ème de couverture
Haute saison
(juillet - août)
500,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
2ème de couverture
Moyenne
saison (juin -septembre)
400,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
2ème de couverture
Basse saison
(octobre à mai)
350,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
3ème de couverture
Haute saison
(juillet - août)
500,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
3ème de couverture
Moyenne
saison (juin -septembre)
400,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
3ème de couverture
Basse saison
(octobre à mai)
600,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
4ème de couverture
Haute saison
(juillet - août)
700,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
4ème de couverture
Moyenne
saison (juin -septembre)
600,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
AGENDA Biarritz
4ème de couverture
Basse saison
(octobre à mai)
500,00
édité à partir de 2018
supprimé en 2020
Meeting Planner
Page
1350
Édité en 2014, 2017 et 2020
Révision en 2019
1 290
Meeting Planner
Demi-page
830
Édité en 2014, 2017 et 2020
Révision en 2019
790
Meeting Planner
Quart de page
515
Édité en 2014, 2017 et 2020
Révision en 2019
490
Source : CRC Nouvelle-Aquitaine à partir du document « tarif-publication-2022 » et informations transmises par le responsable des
publications le 12 mai 2022
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
107
Annexe n° 8. Travaux mandatés pour les sites affermés ville de Biarritz
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
TOTAL
Budget annexe
CASINO
129 509 €
362 440 €
1 621 285 €
1 512 264 €
240 568 €
318 047 €
62 285 €
4 246 398 €
BELLEVUE
41 237 €
129 641 €
567 424 €
184 193 €
56 781 €
42 687 €
7 896 €
1 029 859 €
GARE DU MIDI
929 331 €
254 707 €
472 376 €
683 920 €
529 466 €
72 751 €
37 369 €
2 979 921 €
HALLE
D'IRATY
16 552 €
11 120 €
17 828 €
12 140 €
12 367 €
23 731 €
12 582 €
106 320 €
Sous-total Budget
annexe HT
1 116 629 €
757 908 €
2 678 914 €
2 392 517 €
839 182 €
457 216 €
120 133 €
8 362 498 €
Source : ville de Biarritz
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
108
Annexe n° 9. Mandatement
pour les achats de boisson et d’alimentation pour le
bar et les pauses
–
en €.
Comptes d’imputation
:
607121 et 607121
2017
2018
2019
2020
2021
Prestataire 1
4 522
3 993
6 605
3 445
1 866
Prestataire 2
1 773
1 976
3 000
782
1 455
Prestataire 3
367
276
261
Prestataire 4
60
5 334
Prestataire 5
109
Prestataire 6
1 796
3 493
946
1 809
Prestataire 7
18
Prestataire 8
3 239
501
291
Prestataire 9
437
Prestataire 10
2 907
2 935
4 924
1 181
997
Prestataire 11
23 405
27 007
34 636
11 308
2 060
Prestataire 12
223
Prestataire 13
1 580
Prestataire 14
180
196
6 394
Prestataire 15
121
Prestataire 16
1 729
2 503
193
Prestataire 17
2 871
1 158
Prestataire 18
23 362
28 107
31 153
7 787
9 772
Prestataire 19
540
Prestataire 20
1 821
1 030
264
Prestataire 21
2 455
462
46
258
Prestataire 22
3 900
Prestataire 23
1 356
496
1 296
1 603
Prestataire 24
2 263
1 223
920
421
392
Prestataire 25
333
90
Total général
71 071
73 548
90 596
26 477
36 518
Source : grands livres
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
109
Annexe n° 10. M
andatement pour les achats de travaux d’impression
et de publicité
Comptes d’imputation
:
et 62370 et 62371
2017
2018
2019
2020
2021
Entreprise n°1 retenue accord cadre 2019
18 209
9 607
39 342
13 181
Entreprise M
8 941
12 064
2 406
Entreprise N
1 726
Entreprise n°1 retenue accord cadre 2019
62 525
25 493
43 146
18 532
Source : grands livres
RAPPORT D’OBSERVATIO
NS DÉFINITIVES
110
Annexe n° 11. Dépenses de réceptions, missions et déplacements -
en €
Bénéficiaires
2017
2018
2019
2020
2021
Total
RECEPTIONS
17 797
21 723
43 843
12 579
8 353
104 295
FRAIS DE MISSION
137
2 400
456
2 994
FRAIS MISSIONS DIVERS
1 364
2 352
830
595
639
5 780
VOYAGES DEPLAC, DIVERS
992
1 135
1 551
882
858
5 418
VOYAGES DEPLAC, Mme G.
1 904
424
1 415
1 029
26
10 061
FRAIS MISSIONS Mme G.
2 020
645
1 802
381
417
417
VOYAGES DEPLAC Mme C.
3 471
3 539
3 096
1 115
22
26 419
FRAIS MISSIONS Mme C.
4 266
4 903
5 509
498
VOYAGES DEPLAC M. M
6 681
2 621
3 837
1 509
164
18 118
FRAIS MISSIONS M. M.
1 921
185
687
513
VOYAGES DEPLAC Mme F.
1 594
1 998
FRAIS MISSIONS Mme F.
404
VOYAGES DEPLAC M. B.
18
196
VOYAGES DEPLAC M. C.
177
409
FRAIS MISSIONS M. C.
355
54
VOYAGES DEPLAC M. B.
10 617
8 482
10 182
2 931
1 498
57 456
FRAIS MISSIONS M. B.
10 192
5 983
5 869
1 100
602
VOYAGES DEPLAC M. R.
461
2 168
2 852
350
156
16 510
FRAIS DE MISSIONS M. R.
1 712
3 862
3 920
861
168
VOYAGES DEPLAC Mme J.
172
192
979
7
1 826
FRAIS MISSIONS Mme J.
271
147
56
VOYAGES DEPL Mme C.
78
205
FRAIS MISSION Mme C.
127
VOYAGES ET DEPLA Z.
152
884
FRAIS MISSION Z.
718
14
VOYAGES DEPLAC M. A.
329
477
58
147
1 034
FRAIS MISSIONS M. A.
23
VOYAGES DEPL M. C.
355
1 072
554
2 526
VOYAGES DEPL M. C.
129
377
39
FRAIS MISSION M. C.
1 059
95
387
2 491
VOYAGES ET DEPLA BTZ EVENEMENT
734
215
1 480
FRAIS MISSION BTZ EVENEMENT
365
446
434
106
97
VOYAGES ET DEPLAC Mme L.
31
2 107
FRAIS DE MISSIONS Mme L.
1 533
- 117
3
VOYAGES ET DEPLAC Mme S.
591
97
VOYAGES ET DEPLAC Mme L.
2 410
2 322
1 569
2 171
18 175
FRAIS DE MISSION Mme L.
2 755
3 022
2 605
1 320
TOTAL
73 102
64 524
93 929
32 242
16 584
280 381
Dont frais de mission et déplacement
55 305
42 801
50 086
19 663
8 231
176 086
Sources : grands livres et comptes financiers
OFFICE DE TOURISME DE BIARRITZ
111
Annexe n° 12. Évaluation du coût des salles mises à disposition gratuitement pour
les vaccinodromes
ANNEE
DATES
ÉVÉNEMENT
LIEUX
FACTURATION
SALLE HT
TARIF
SALLES
AU TARIF
MAIRIE
FACTURATION
PRESTATIONS
HT
TVA
20 %
FACTURATION
TTC
2021
18-31-janv
Vaccinodrome
Casino
Municipal
0
28 280,00
8 678,76
1 735,75
10 414,51
2021
01-21-févr
Vaccinodrome
Casino
Municipal
0
42 420,00
17 628,52
3 525,70
21 154,22
2021 01-31-mars
Vaccinodrome
Casino
Municipal
0
62 620,00
23 072,13
4 614,43
27 686,56
2021 01-30-avril
Vaccinodrome
Casino
Municipal
0
60 600,00
25 543,93
5 108,79
30 652,72
2021
01-31-mai
Vaccinodrome
Casino
Municipal
0
62 620,00
24 248,46
4 849,69
29 098,15
2021
17-mai-30-
juin
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
32 625,00
35 642,75
7 128,55
42 771,30
2021
01-31-juil
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
22 475,00
34 861,71
6 972,34
41 834,05
2021
01-31-août
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
22 475,00
24 537,81
4 907,56
29 445,37
2021
01-30-sept
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
43 500,00
20 193,93
4 038,79
24 232,72
2021
01-30-oct
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
43 500,00
20 158,86
4 031,77
24 190,63
2021
01-30-nov
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
43 500,00
19 769,46
3 953,89
23 723,35
2021
01-08-déc
Vaccinodrome
Halle d'Iraty
0
11 600,00
3 656,13
731,23
4 387,36
Total
476 215,00
257 992,45
309 590,94
Source : BT
Chambre régionale des comptes Nouvelle-Aquitaine
3 place des Grands-Hommes
CS 30059
33064 BORDEAUX CEDEX
nouvelleaquitaine@crtc.ccomptes
www.ccomptes.fr/fr/crc-nouvelle-aquitaine